От идейна фаза до печеливша реализация

Управление на пълния жизнен цикъл на проекта със SIX ProjectFlow

Проектите рядко се провалят, защото никой не е работил усърдно. Те се провалят, защото обхватът, отговорностите, времето, разходите и решенията не са били управлявани като един свързан процес. SIX ProjectFlow обединява планирането на проекти, задачите, служителите, документите, работното време, покупките, разходите, бюджетите и финансовите резултати, като дава на всеки отговорен екип надежден поглед върху проекта от първата заявка до окончателното му завършване.

Управлението на проекти е нещо повече от списък със задачи

Списъкът със задачи обяснява какво трябва да направят хората. Пълното управление на проекти трябва също да обяснява:

• Защо съществува проектът
• Какво трябва да бъде доставено
• Кой е отговорен
• Кога трябва да приключи всяка дейност
• Кои задачи зависят от други задачи
• Кои служители и умения са необходими
• Колко време и пари могат да бъдат използвани
• Кои документи и одобрения са необходими
• Какво се е променило от началото на проекта
• Дали проектът все още е печеливш
• Кога работата може да бъде доставена и фактурирана

Когато тази информация се съхранява в отделни електронни таблици, имейл кореспонденция и несвързани приложения, ръководителят на проекта никога не вижда пълната картина.

SIX ProjectFlow създава единен структуриран запис на проекта. Записът свързва оперативната работа със служителите, клиентите, доставчиците, разходите, документите и финансовите трансакции, свързани с проекта.

Пълният жизнен цикъл на проекта

Проектът преминава през няколко свързани етапа:

SIX ProjectFlow свързва тези етапи, вместо да третира всеки от тях като отделен административен процес.

Етап 1: Улавяне на потребността от проект

Всеки проект започва с нужда.

Нуждата може да дойде от:

• Възможност от клиент
• Приета оферта
• Подписан договор
• Заявка за вътрешно подобрение
• Идея за разработване на продукт
• Изискване за строителство или инсталация
• Задължение за съответствие
• Програма за поддръжка
• Управленско решение

Преди да създаде проект, организацията трябва да разбере причината за работата и очаквания бизнес резултат.

Клиентски проект може да започне в SIX CustomerFlow със запитване, възможност, оферта или поръчка от клиент. Вътрешен проект може да започне с официална заявка от отдел или мениджър.

След като работата бъде одобрена, съответната информация може да продължи в SIX ProjectFlow. Това намалява повторното въвеждане на данни и запазва оригиналния търговски или бизнес контекст, свързан с проекта.

Записът на проекта трябва да идентифицира:

• Име и референция на проекта
• Клиент или вътрешен собственик
• Ръководител на проекта
• Бизнес цел
• Очаквани резултати
• Планирани дати за начало и завършване
• Приоритет
• Договор или оторизация
• Първоначален бюджет
• Отговорен отдел
• Статус на проекта

Този първи запис се превръща в централна точка за всички последващи дейности по проекта.

Етап 2: Дефиниране на обхвата и резултатите

Обхватът описва какво включва проектът и какво не включва.

Ясният обхват защитава както организацията, така и клиента. Без него екипите могат да продължат да добавят работа, без да променят крайния срок или бюджета. Това е известно като разширяване на обхвата (scope creep).

Полезният обхват на проекта трябва да отговаря на четири въпроса:

1. Какъв проблем трябва да бъде решен?
2. Какво ще достави проектът?
3. Каква работа не е включена?
4. Как ще бъде прието завършването?

Резултатите са измеримите продукти, произведени от проекта. Те могат да включват завършена инсталация, конфигурирана софтуерна система, завършена фаза на строителство, одобрен дизайн, отчет, прототип или програма за обучение на клиенти.

Всеки резултат трябва да има критерии за приемане. Това са условията, които трябва да бъдат изпълнени, преди резултатът да се счита за завършен.

Например „инсталиране на новата система“ е твърде общо. По-добрите критерии за приемане биха включвали:

• Необходимите модули са конфигурирани
• Одобрените данни са мигрирани
• Посочените потребители са обучени
• Тестовите сценарии са изпълнени
• Одобрението на клиента е записано
• Производствената среда е активна

SIX ProjectFlow поддържа обхвата, изискванията, резултатите, документите и одобренията свързани с проекта. Това дава на екипа една референтна точка при поява на въпроси или несъгласия.

Етап 3: Разделяне на проекта на управляеми части

Големият проект не трябва да се управлява като една задача.

Ръководителят на проекта разделя целия обхват на по-малки фази, резултати и дейности. В управлението на проекти тази структура често се нарича Структура за декомпозиция на работата или WBS.

Едно софтуерно внедряване може да съдържа следните фази:

1. Анализ на процесите
2. Дизайн на решението
3. Конфигурация на системата
4. Миграция на данни
5. Тестване
6. Обучение
7. Стартиране
8. Поддръжка след стартиране

Всяка фаза може да съдържа няколко задачи. Миграцията на данни например може да включва събиране на данни, почистване, мапинг, тестване на импорта, корекция и финална миграция.

SIX ProjectFlow може да организира тази работа чрез проекти, етапи (milestones) и задачи. Всяка задача трябва да съдържа достатъчно информация, за да може отговорното лице да разбере очаквания резултат.

Добре дефинираната задача обикновено включва:

• Ясно име на задачата
• Описание
• Отговорен служител
• Приоритет
• Планирана начална дата
• Краен срок
• Прогнозно усилие
• Текущ статус
• Свързан етап (milestone)
• Необходими документи
• Зависимости
• Критерии за завършване

Тази структура прави напредъка измерим. Тя също така позволява на мениджърите да идентифицират точно къде се появяват закъснения или допълнителни разходи.

Етап 4: Планиране на етапи и зависимости

Етапът (milestone) представлява важно постижение в проекта. Не е необходимо той да съдържа много часове работа. Неговата цел е да потвърди, че е достигната основна точка.

Типичните етапи включват:

• Одобрен план на проекта
• Завършен дизайн
• Доставени материали
• Приет прототип
• Завършена инсталация
• Завършено тестване от клиента
• Одобрена финална доставка

Задачите могат също да зависят от други задачи.

Обучението не може да започне, преди средата за обучение да е готова. Инсталацията не може да започне, преди да пристигнат необходимите материали. Финалното тестване не може да започне, преди техническата работа да е приключила.

Тези взаимоотношения се наричат зависимости.

SIX ProjectFlow помага за подреждането на дейностите в логическа последователност. Когато по-ранна задача се забави, ръководителят на проекта може да идентифицира кои по-късни дейности също могат да бъдат засегнати.

Това е важно, защото една закъсняла дейност невинаги води до само един закъснял резултат. Тя може да засегне няколко служители, доставчици, срещи с клиенти и дати за фактуриране.

Етап 5: Планиране на хора, умения и капацитет

Графикът е реалистичен само когато необходимите хора са действително на разположение.

Възлагането на задача на служител не означава автоматично, че служителят има достатъчно време или правилната компетентност. Ръководителят на проекта трябва да вземе предвид:

• Работен график
• Съществуващи проектни задачи
• Оперативни отговорности
• Планиран отпуск
• Необходими умения
• Сертификати
• Опит
• Местоположение
• Очаквана продължителност на задачата

SIX ProjectFlow може да работи с информация за служителите и работното време от SIX PeopleFlow. Това свързва планирането на проекти с реалната работна сила.

Ако един служител е разпределен в няколко проекта, мениджърите трябва да разберат общата натовареност. Служител с 40 налични часа не трябва да получава 70 часа планирана работа за същата седмица.

Уменията също са важни. Сертифициран инженер, обучен монтажник или оторизиран инспектор по качеството невинаги могат да бъдат заменени от всеки наличен служител.

Свързването на ProjectFlow и PeopleFlow дава на мениджърите по-надеждна основа за възлагане на правилния човек на правилната дейност.

Етап 6: Изграждане на бюджет на проекта

Бюджетът на проекта е одобреният финансов план за завършване на работата.

Бюджетът може да включва:

• Вътрешен труд
• Външни специалисти
• Материали
• Оборудване
• Пътуване
• Настаняване
• Закупени услуги
• Транспорт
• Разходи за софтуер или лицензи
• Административни разходи
• Непредвидени разходи

Непредвидените разходи са контролирана сума, резервирана за несигурност. Това не са допълнителни пари, които могат да бъдат похарчени без обяснение.

Бюджетът на проекта трябва да се основава на планирания обхват и график. Ако обхватът се промени, бюджетът също може да се наложи да бъде променен.

SIX ProjectFlow свързва планираните часове, стойностите на труда, покупките, разходите и други проектни разходи. Това създава базова линия на разходите.

Базовата линия е одобрената версия на плана, използвана за сравнение. Мениджърите могат да я сравняват с действителните резултати по време на изпълнението.

Просто отклонение в разходите може да се изчисли като:

Отклонение в разходите = Планирани разходи − Действителни разходи

Отрицателен резултат означава, че проектът е похарчил повече от планираното. Положителен резултат означава, че действителните разходи все още са под одобрената сума.

Само числото не е достатъчно. Мениджърите трябва да разберат защо съществува отклонението. Проектът може да е под бюджета, защото работата още не е започнала, а не защото се изпълнява добре.

Етап 7: Одобряване на плана и стартиране на проекта

Преди да започне изпълнението, проектът трябва да има ясен одобрен план.

Одобрението може да потвърди:

• Обхват
• Резултати
• График
• Етапи (milestones)
• Ръководител на проекта
• Членове на екипа
• Бюджет
• Отговорности на клиента
• Метод на отчитане
• Процес на приемане

Встъпителната среща (kickoff) на проекта представя одобрения план на екипа.

Една добра встъпителна среща обяснява какво трябва да бъде доставено, как ще се отчита напредъкът, къде се съхраняват документите и как трябва да се съобщава за проблеми.

SIX ProjectFlow дава на екипа на проекта достъп до една и съща структурирана информация. Това намалява недоразуменията и не позволява на членовете на екипа да работят с остарели файлове.

Етап 8: Управление на задачите по време на изпълнение

По време на изпълнението плановете се превръщат в реална работа.

Служителите трябва да могат да виждат:

• Възложените им задачи
• Текущите приоритети
• Крайните срокове
• Необходимите документи
• Свързаните етапи (milestones)
• Предишни задачи, които трябва да бъдат завършени
• Текущия статус на проекта
• Очаквания резултат

С напредването на работата статусите на задачите трябва да се актуализират последователно.

Полезните статуси могат да включват:

• Планирана
• Готова за старт
• В процес на изпълнение
• Изчакваща
• Блокирана
• Завършена
• Одобрена
• Отказана

Задача, маркирана като завършена, трябва да представлява реално завършване. Тя не трябва да означава, че служителят е започнал работата или я е изпратил на друго лице.

Последователните правила за статус правят отчитането на проекта надеждно. Ако всеки служител използва статусите по различен начин, таблото за управление на проекта става подвеждащо.

SIX ProjectFlow свързва собствеността върху задачите, статуса, крайните срокове и работното време с по-големия план на проекта. Ръководителят на проекта може да вижда както индивидуалната дейност, така и цялостния напредък на доставката.

Етап 9: Отчитане на работното време

Работното време е едно от най-важните измервания на проекта.

Един проект може да изглежда по график, докато използва много повече труд от планираното. Този проблем става видим само когато времето се отчита към правилния проект и задача.

Служителите трябва да отчитат:

• Дата на работа
• Проект
• Задача или дейност
• Изработени часове
• Класификация като платими или вътрешни, когато е приложимо
• Кратко описание
• Статус на одобрение

SIX ProjectFlow свързва графиците с проектните задачи. SIX PeopleFlow може да предостави свързана информация за служителите, присъствието и отпуските.

Тази връзка помага да се отговори на важни въпроси:

• Колко часа бяха планирани?
• Колко часа бяха отчетени?
• Кои дейности изискваха повече усилия?
• Кои служители са претоварени?
• Коя работа може да бъде фактурирана?
• Колко разходи за труд е генерирал проектът?

Записите за време трябва да се въвеждат редовно. Изчакването до края на месеца обикновено намалява точността, тъй като служителите може вече да не помнят как е било разпределено времето им.

Етап 10: Управление на проектни документи

Проектите генерират много документи.

Те могат да включват:

• Изисквания на клиента
• Оферти
• Договори
• Технически спецификации
• Чертежи
• Бележки от срещи
• Заявки за промяна
• Записи от тестове
• Документи за приемане
• Фактури
• Отчети за завършване

Когато документите се съхраняват в лични папки или имейл акаунти, екипът може да използва грешна версия.

SIX ProjectFlow поддържа документите, свързани с проекта, свързани със записа на проекта. Оторизираните потребители могат да намерят информацията в правилния бизнес контекст.

Контролът на документите трябва да отговаря на:

• Коя е текущата версия?
• Кой я е създал или одобрил?
• Кога е била променена?
• Кой проект или задача поддържа тя?
• Все още ли е валидна?
• Кой има достъп до нея?

Това е особено важно за регулирана работа, клиентски договори, технически проекти и управление на качеството.

Етап 11: Закупуване за проекта

Някои проекти изискват материали, оборудване или външни услуги.

Екипът на проекта идентифицира изискването, но отделът за покупки управлява процеса с доставчика. Тези отговорности трябва да останат свързани.

Покупката за проект може да следва този поток:

Изискване за проект → Заявка за покупка → Одобрение → Оферта от доставчик → Поръчка за покупка → Доставка → Разход за проект

SIX ProjectFlow може да се свърже със SIX PurchaseFlow, така че ръководителят на проекта да разбере дали необходимите артикули са били заявени, одобрени, поръчани или получени.

Това предотвратява често срещан проблем: графикът на проекта предполага, че материалите са готови, докато отделът за покупки все още чака одобрение.

Записът за покупка трябва да запази:

• Заявения артикул или услуга
• Необходимото количество
• Референция към проекта
• Необходимата дата на доставка
• Доставчик
• Цена на покупка
• Одобрение
• Статус на поръчката
• Статус на доставката
• Действителен разход

Когато разходите за доставчици са разпределени към проекта, финансовото отчитане става по-точно.

Етап 12: Свързване на материали от склада

Проектът може също да консумира материали, които вече са в инвентара.

Организацията трябва да прави разлика между материали, които физически съществуват, и материали, които са действително налични. Част от наличността може вече да е резервирана за друг клиент, производствена поръчка, сервизна задача или проект.

Когато SIX StockFlow е активиран, изискванията на проекта могат да бъдат свързани с наличността в склада, резервациите и движенията на материали.

Процесът може да включва:

1. Идентифициране на изискването за материал
2. Проверка на наличния инвентар
3. Резервиране на количеството
4. Подготовка на списък за изписване (picklist)
5. Издаване на материала към проекта
6. Записване на неизползвани върнати материали
7. разпределяне на действителното потребление към проекта

Това дава на ръководителя на проекта по-пълна картина на разходите. Също така помага на склада да разбере защо се движат материалите.

Етап 13: Управление на разходите

Разходите по проекта могат да включват пътуване, настаняване, транспорт, храна, разрешителни, инструменти и други преки разходи.

Разходите трябва да се записват с:

• Служител
• Проект
• Категория на разхода
• Дата
• Сума
• Валута
• Касова бележка или поддържащ документ
• Статус на одобрение
• Статус на платимост от клиента, когато е уместно

SIX Expenses може да свърже разходите на служителите с правилния проект. Това намалява ръчните изчисления и поддържа по-точно определяне на разходите по проекта.

Един проект не може да се счита за печеливш, ако значителни разходи остават извън неговия финансов запис.

Етап 14: Контролиране на промените

Повечето проекти се променят.

Клиентът може да поиска допълнителна работа. Доставчикът може да промени датата на доставка. Технически проблем може да изисква ново решение. Ръководството може да промени приоритета на проекта.

Промяната не е автоматично проблем. Неконтролираната промяна е проблемът.

Една структурирана заявка за промяна трябва да обяснява:

• Какво се променя?
• Защо се изисква промяната?
• Кой я е поискал?
• Кои задачи са засегнати?
• Променя ли тя датата на доставка?
• Изисква ли тя допълнителни хора?
• Увеличава ли тя разходите?
• Трябва ли клиентът да я одобри?

Ръководителят на проекта не трябва мълчаливо да добавя работа към съществуващия план. Ефектът върху времето, разходите и обхвата трябва да бъде видим.

SIX ProjectFlow запазва връзката между променените изисквания, задачи, документи, отговорности и финансови резултати. Одобрените промени могат да бъдат включени в актуализирания план, докато историята на проекта остава проследима.

Етап 15: Управление на проблеми и рискове по проекта

Рискът е нещо, което може да се случи. Проблемът (issue) е нещо, което вече се е случило.

Например:

• Възможно забавяне от доставчик е риск.
• Потвърдена закъсняла доставка е проблем.
• Възможно отсъствие на служител е риск.
• Отчетен болничен е проблем.

Ръководителят на проекта трябва да оценява рисковете, преди те да се превърнат в спешни проблеми.

Един полезен запис на риск включва:

• Описание на риска
• Вероятност
• Възможно въздействие
• Отговорен собственик
• Превантивно действие
• План за реакция
• Текущ статус

Когато възникне проблем, ръководителят на проекта трябва да разбере кои задачи, крайни срокове, хора и разходи са засегнати.

Свързаната информация прави този анализ по-бърз. ProjectFlow осигурява контекста на проекта, PeopleFlow предоставя информация за работната сила, PurchaseFlow дава статус на доставчиците и поръчките, а StockFlow осигурява наличността на инвентара.

Етап 16: Мониторинг на напредъка

Мониторингът на проекта сравнява одобрения план с действителните резултати.

Ръководителят на проекта трябва редовно да преглежда:

• Завършени задачи
• Просрочени задачи
• Предстоящи етапи (milestones)
• Блокирани дейности
• Планирани и действителни часове
• Планирани и действителни разходи
• Отворени покупки
• Неодобрени разходи
• Натовареност на ресурсите
• Промени в обхвата
• Одобрения от клиенти
• Статус на фактуриране

Процентът на завършеност може да бъде полезен, но той трябва да се основава на смислен напредък.

Ако един проект съдържа десет задачи, завършването на пет малки задачи невинаги означава, че 50 процента от проекта е завършен. Напредъкът трябва да отчита размера и важността на работата.

Завършването на етапите (milestones), отчетените усилия и одобрението на резултатите обикновено дават по-надежден поглед от броя на задачите сам по себе си.

SIX ProjectFlow дава на мениджърите едно място за проверка на оперативната и финансовата информация за проекта.

Етап 17: Сравняване на планираните и действителните резултати

Контролът на проекта зависи от анализа на отклоненията.

Отклонението е разликата между планираното и това, което действително се е случило.

Важните отклонения в проекта включват:

Отклонение в графика

Завършват ли се задачите и етапите навреме?

Отклонение в усилията

Използват ли служителите повече или по-малко часове от очакваното?

Отклонение в разходите

Харчи ли проектът повече или по-малко от одобрения бюджет?

Отклонение в обхвата

Доставя ли екипът работа, която не е била част от одобрения обхват?

Отклонение в ресурсите

Използват ли се различни служители или умения от първоначално планираните?

Отклонението е сигнал, който изисква обяснение. То невинаги е нещо лошо.

Един проект може да похарчи повече за оборудване, но да изисква по-малко часове труд. Друг проект може да приключи по-рано, защото част от обхвата му е била премахната.

SIX ProjectFlow поддържа основните записи на проекта налични, така че мениджърите да могат да разберат причината зад числото.

Етап 18: Контролиране на рентабилността на проекта

Приходите не са равни на печалба.

Един проект може да генерира голяма фактура и пак да губи пари, ако трудът, покупките, материалите, разходите и повторната работа са твърде високи.

Опростено изчисление на рентабилността на проекта е:

Печалба от проекта = Приходи от проекта − Общи разходи по проекта

Общите разходи по проекта могат да включват:

• Вътрешен труд
• Външен труд
• Закупени стоки
• Консумирани материали
• Пътни и разходи на служителите
• Транспорт
• Оборудване
• Повторна работа
• Други преки разходи

Някои организации също така разпределят косвени разходи, като административни или офис разходи.

SIX ProjectFlow свързва оперативните записи с по-широкия финансов процес в SIX ERP. Това прави възможно преглеждането както на напредъка на доставката, така и на финансовото представяне.

Мениджърите трябва да следят рентабилността по време на проекта. Откриването на загуба след завършването е твърде късно за коригиране на работата.

Етап 19: Комуникация с клиенти и одобрения

Клиентските проекти изискват ясна комуникация.

Важните решения не трябва да остават само в телефонни разговори или лични имейл акаунти. Проектът трябва да запази бизнес резултата от комуникацията.

Това може да включва:

• Одобрени изисквания
• Решения от срещи
• Заявени промени
• Потвърждения на доставки
• Резултати от тестове
• Отхвърлена работа
• Коригиращи действия
• Окончателно приемане

SIX CustomerFlow може да запази по-широките взаимоотношения с клиентите, докато SIX ProjectFlow управлява работата по доставката.

Свързването на двата изгледа помага на екипите по продажби, проекти и обслужване да разберат какво е обещано, какво е доставено и какво все още изисква внимание.

Етап 20: Доставка и приемане

Един проект не трябва да се счита за завършен само защото всички вътрешни задачи са затворени.

Договорените резултати трябва да бъдат прегледани и приети.

Процесът на доставка може да включва:

1. Вътрешен преглед на качеството
2. Завършване на отворени корекции
3. Доставка на клиента или вътрешния собственик
4. Тестване за приемане
5. Подписване на документ за приемане
6. Потвърждение на датата на завършване
7. Одобрение за фактуриране

Критериите за приемане, дефинирани в началото на проекта, сега стават важни. Те осигуряват обективна основа за решаване дали работата е завършена.

Ако клиентът отхвърли част от доставката, необходимата корекция трябва да се превърне в контролирана дейност по проекта, вместо в неформално обещание.

Етап 21: Фактуриране на проекта и финансово приключване

Различните проекти използват различни методи за фактуриране.

Често срещаните методи включват:

• Фиксирана цена
• Време и материали
• Фактуриране на етапи (milestones)
• Периодично фактуриране
• Авансово плащане
• Абонамент (Retainer)
• Възстановяване на разходи
• Смесено фактуриране

Методът на фактуриране влияе върху начина, по който трябва да се записва информацията за проекта.

Проект на база време и материали изисква точни одобрени графици и разходи. Проект на етапи изисква ясно приемане на етапите. Проект с фиксирана цена изисква особено силен контрол на разходите, тъй като допълнителните вътрешни усилия може да не създадат допълнителни приходи.

SIX ProjectFlow може да свърже одобрените резултати от проекта с фактурирането и финансовото управление в SIX ERP.

Преди окончателното фактуриране организацията трябва да потвърди:

• Одобрена работа
• Платими часове
• Платими разходи
• Доставени количества
• Приети етапи (milestones)
• Предишни фактури
• Авансови плащания
• Оставаща стойност на договора
• Отворени заявки за промяна

Това намалява споровете и помага на финансовия отдел да подготви фактури въз основа на проверена информация за проекта.

Етап 22: Затваряне на проекта

Затварянето на проекта е контролиран процес, а не просто промяна на статуса.

Преди да затвори проекта, мениджърът трябва да потвърди, че:

• Резултатите са приети
• Отворените задачи са решени
• Необходимите документи са съхранени
• Записите за време са пълни
• Разходите са подадени
• Поръчките за покупка са прегледани
• Материалите са върнати или консумирани
• Финалните фактури са подготвени
• Задълженията към клиента са изпълнени
• Правата за достъп са коригирани, когато е необходимо
• Окончателните разходи и приходи са прегледани

Проектът трябва също така да запази пълна история.

Тази история помага при поддръжката на клиенти, гаранционни въпроси, одити, бъдещи оценки и подобни проекти.

Етап 23: Извличане на поуки от резултатите на проекта

Всеки завършен проект предоставя полезна информация.

Организацията трябва да сравни:

• Прогнозните часове с действителните часове
• Планираните разходи с действителните разходи
• Планираните дати с действителните дати
• Очаквания марж с действителния марж
• Оригиналния обхват с финалния обхват
• Очакваните рискове с реалните проблеми
• Планираното използване на ресурси с действителните задачи

Това често се нарича преглед на научените поуки (lessons learned).

Целта не е да се обвиняват хора. Тя е да се подобри бъдещото планиране.

Ако един тип дейност редовно изисква два пъти повече от очакваното време, оценката трябва да бъде коригирана. Ако закъсненията на доставчиците многократно засягат един и същ тип проект, покупките трябва да започват по-рано. Ако едно умение е постоянно претоварено, компанията може да се нуждае от обучение, наемане на нови служители или външна подкрепа.

SIX ProjectFlow превръща завършените проекти в структурирано бизнес знание, вместо да позволява на полезния опит да изчезне.

Как ProjectFlow се свързва с по-широката платформа SIX ERP

Управлението на проекти докосва почти всяка част от организацията.

SIX CustomerFlow

Свържете запитвания, възможности, оферти, ангажименти към клиенти и комуникация с произтичащия проект.

SIX PeopleFlow

Използвайте записи на служители, умения, работно време, присъствие и информация за отпуски при планиране и отчитане на работата по проекта.

SIX PurchaseFlow

Превърнете изискванията на проекта в контролирани заявки за покупка, оферти от доставчици, одобрения и поръчки за покупка.

SIX StockFlow

Проверявайте наличността, резервирайте материали, създавайте списъци за изписване и отчитайте потреблението на материали към проекта.

SIX ManufacturingFlow

Свържете резултатите от проекта с производствените поръчки, когато клиентски проект изисква вътрешно произведени стоки.

SIX ServiceFlow

Продължете от доставката на проекта към инсталация, полево обслужване, поддръжка или следпродажбено обслужване.

SIX Expenses

Разпределете разходите на служителите и оперативните разходи към правилния проект и процес на одобрение.

SIX Financial Management

Свържете разходите по проекта, фактурирането, приходите и финансовото отчитане, за да разберете пълния бизнес резултат.

SIX Documents and Contracts

Поддържайте договори, спецификации, одобрения, записи за приемане и други контролирани документи свързани с проекта.

Точният работен процес зависи от активираните модули на SIX ERP и конфигурираните процеси на организацията.

Различните индустрии изискват различни проектни структури

Основният жизнен цикъл на проекта остава последователен, но детайлите се променят между индустриите.

Внедряване на софтуер и ERP

Проектът може да включва анализ, конфигуриране, разработка, миграция на данни, тестване, обучение и стартиране. Одобренията от клиенти и контролът на промените са особено важни.

Строителство и монтаж

Проектите зависят от местоположения, материали, подизпълнители, разрешителни, оборудване и планирани работни фази. Забавените материали могат да засегнат няколко екипа и етапа.

Инженерство

Техническите чертежи, ревизии, прототипи, тестване и специализирани квалификации изискват силен контрол на документите и компетенциите.

Професионални услуги

Работното време, натовареността на служителите, комуникацията с клиенти и дейността, подлежаща на таксуване, оказват пряко влияние върху рентабилността.

Маркетинг и творчески услуги

Процесът може да съдържа задания, концепции, прегледи, ревизии, одобрения от клиенти и предаване на крайни активи. Неконтролираните ревизии могат бързо да изчерпят маржа на проекта.

Разработка на продукти

Проектите могат да съдържат проучване, дизайн, тестване, подготовка за производство, проверки за съответствие и контролирани ревизии на продукта.

Вътрешна трансформация

Проектите за внедряване на ERP, подобряване на процесите и съответствие често включват няколко отдела. Отговорностите, решенията и управленската подкрепа трябва да останат видими.

SIX ProjectFlow осигурява обща проектна структура, като същевременно позволява на всяка организация да конфигурира свои собствени фази, типове задачи, отговорности и изисквания за отчитане.

Отговорностите на проектния екип

Свързаната система не премахва човешката отговорност.

Спонсор на проекта

Одобрява бизнес целта, бюджета и основните решения.

Ръководител на проекта

Планира проекта, координира ресурсите, наблюдава напредъка и управлява промените.

Отговорник за задача

Изпълнява възложената дейност и записва точна информация за статус и време.

Ръководител на отдел

Потвърждава наличността на ресурси и подкрепя решенията за натоварване.

Екип по снабдяване

Управлява избора на доставчици, поръчките и очакваната доставка.

Финансов екип

Преглежда разходите, фактурирането, приходите и финансовото приключване.

Клиент или вътрешен собственик

Потвърждава изискванията, взема решения и приема крайните резултати.

SIX ProjectFlow дава на всяка роля достъп до информацията, необходима за нейната отговорност. Разрешенията трябва да предотвратяват преглеждането или променянето на информация от служители извън техните правомощия.

Данните за проекта трябва да са актуални и надеждни

Проектната платформа е полезна само когато хората поддържат точна информация.

Организацията трябва да установи ясни правила за:

• Създаване на проекти
• Именуване на задачи
• Възлагане на отговорности
• Актуализиране на статуси
• Записване на време
• Подаване на разходи
• Одобряване на промени
• Приключване на етапи
• Съхраняване на документи
• Приключване на проекти

Ръководството също трябва да използва системата последователно. Ако важни решения продължават да се вземат извън одобрения процес, служителите ще спрат да се доверяват на проектната документация.

Доброто управление на проекти изисква както софтуер, така и дисциплина.

Често срещани проблеми с проектите и как свързаната информация помага

Неясен обхват

Екипът не знае точно какво трябва да бъде доставено. Документираният обхват и критериите за приемане създават обща референция.

Скрити закъснения

Служителите знаят, че работата закъснява, но ръководството научава твърде късно. Актуалните статуси на задачите и етапите правят закъсненията видими по-рано.

Претоварени служители

Едни и същи хора са назначени на твърде много проекти. Свързаната информация за ресурсите и работното време подпомага по-доброто планиране.

Липсващи материали

Работата е планирана преди материалите да бъдат закупени или резервирани. PurchaseFlow и StockFlow предоставят актуална информация за доставките.

Неотчетена работа

Служителите извършват допълнителна работа, без да създават заявка за промяна. Контролираният обхват и записите за промени защитават времето и рентабилността.

Късни записи на време

Проектът изглежда печеливш, защото трудът не е отчетен. Редовните отчети за време подобряват точността на разходите.

Разделени разходи

Пътните и външните разходи остават извън проектната документация. Свързаните с проекта разходи разкриват истинската цена.

Закъснения във фактурирането

Финансите чакат потвърждение, че работата е завършена. Свързаните етапи и записи за приемане подпомагат по-бързото фактуриране.

Без история на проекта

Документите и решенията изчезват след приключване. Затвореният и проследим запис защитава бизнес знанието.

Изграждане на по-силен процес за управление на проекти

Организациите, въвеждащи SIX ProjectFlow, трябва да започнат с яснота на процесите.

Практическата последователност на внедряване е:

1. Дефиниране на типове проекти
2. Установяване на стандартни фази на проекта
3. Създаване на правила за задачи и етапи
4. Дефиниране на проектни роли
5. Вземане на решение как ще се записва времето
6. Установяване на бюджетни и разходни категории
7. Дефиниране на връзки за покупки и инвентар
8. Създаване на правила за одобрение на промени
9. Дефиниране на методи за фактуриране
10. Установяване на изисквания за приключване
11. Избор на управленски отчети
12. Обучение на потребители по роли

Шаблоните могат да помогнат на екипите да започват подобни проекти последователно. Въпреки това, шаблоните трябва да предоставят полезна структура, а не да насилват всеки проект да приеме една и съща форма.

Организацията трябва да започне с информацията, необходима за реални решения. Прекомерната администрация може да обезкуражи потребителите и да намали качеството на данните.

Резултатът от управлението

SIX ProjectFlow превръща управлението на проекти в един свързан оперативен процес.

Ръководителите на проекти могат да виждат работата, крайните срокове, ресурсите и разходите заедно. Служителите разбират своите задачи и приоритети. Отделът по снабдяване вижда какво изисква проектът. Финансите получават по-ясна информация за разходите и фактурирането. Ръководството придобива по-надеждна представа за риска при изпълнение и рентабилността.

Пълният поток става:

Бизнес нужда → Обхват → План → Ресурси → Задачи → Време и разходи → Доставка → Фактуриране → Приключване → Обучение

Резултатът е повече от организиран списък със задачи. Това е пълна проектна документация, която свързва хората, работата и финансовите резултати.

Със SIX ProjectFlow организациите могат да планират по-реалистично, да реагират по-рано на промените, да контролират разходите по-точно и да запазват информацията, необходима за подобряване на всеки бъдещ проект.