Управление на ERP трансформацията с увереност
Проблемът започва, когато бизнесът расте. Повече хора се нуждаят от една и съща информация. Появяват се повече файлове. Различни екипи създават свои собствени версии. Данните се копират от една система в друга. Малките грешки се превръщат в ежедневни проблеми.
Преминаването към ERP система може да реши тези проблеми. Но внедряването на ERP не е само софтуерен проект. То променя начина, по който работят хората. Променя кой притежава данните. Променя начина, по който се вземат решения. Може също така да промени роли, одобрения и отговорности.
Ето защо управлението на трансформацията е от значение. То създава сигурен път от стария начин на работа към нов, свързан оперативен модел. Консултантският път на SIX управлява това пътуване от първоначалния анализ през готовността за внедряване до дългосрочното подобрение.
Защо електронните таблици работят в началото
Електронните таблици са полезни инструменти. Те са гъвкави. Лесни са за стартиране. Повечето служители вече знаят как да ги използват.
Малка компания може да използва един файл за клиенти и друг за склад. Мениджър може да изгради прогноза за продажби. Финансите могат да подготвят отчети в края на всеки месец. Това може да работи, докато бизнесът е прост.
С течение на времето файловете стават по-важни. Те също така стават по-сложни. Добавят се формули. Връзки свързват няколко работни книги. Макроси могат да автоматизират определени стъпки. Само един или двама души разбират как работи всичко.
Електронната таблица вече не е просто инструмент. Тя става част от операционната система на компанията. И все пак не е проектирана за тази роля.
Когато старият начин започне да се проваля
Растежът създава натиск. Повече клиенти създават повече поръчки. Повече продукти създават повече движения на склад. Повече служители създават повече одобрения и отговорности. Новите закони създават нови нужди от отчитане.
В този момент отделните файлове и по-старите системи започват да създават проблеми.
Честите предупредителни знаци включват:
- Различни екипи използват различни версии на едни и същи данни.
- Числата трябва да се копират ръчно между системите.
- Подготовката на отчети отнема часове или дни.
- Мениджърите не виждат актуална информация.
- Важна информация съществува само в главата на един човек.
- Грешки се откриват след като поръчка, плащане или доставка е завършена.
- Служителите изграждат частни заобиколни решения, защото официалният процес е твърде бавен.
- Клиентите получават различни отговори от различни отдели.
- Бизнесът не може да проследи кой е променил запис и кога.
Тези проблеми не са причинени от мързеливи служители. Те са признаци, че инструментите вече не отговарят на размера и нуждите на бизнеса.
Скритата цена на остарялата работа
Пряката цена на стара система може да изглежда ниска. Компанията вече я притежава. Персоналът я познава. Може да няма голяма месечна такса.
Но скритата цена може да бъде висока.
Служителите прекарват време в търсене на информация. Те сравняват файлове. Коригират дублиращи се записи. Въвеждат едни и същи данни няколко пъти. Мениджърите чакат отчети. Екипите се срещат, за да потвърдят кое число е правилно.
Тези дейности изглеждат нормални, защото се случват всеки ден. И все пак те не създават стойност за клиента.
Компанията също така носи риск. Счупена формула може да промени прогноза. Стар ценоразпис може да намали печалбата. Липсваща актуализация на склада може да забави производството. Забравено одобрение може да спре покупка. Файл, съхраняван на един компютър, може да се превърне в сериозна точка на отказ.
Остарялата работа също така затруднява спазването на изискванията. Компанията може да се наложи да докаже откъде идват данните. Може да се наложи да покаже кой ги е променил. Може да се наложи да съхранява записи за определен период. Това е трудно, когато информацията е разпръсната в имейли, папки, електронни таблици и по-стари приложения.
ERP проектът все още може да се провали
Купуването на модерен софтуер не гарантира подобрение.
Една компания може да пренесе стари проблеми в нова ERP система. Това се случва, когато проектът копира всяка стара стъпка, без да пита защо съществува. Случва се и когато екипите се опитват да пресъздадат всяка електронна таблица в новата платформа.
Резултатът може да бъде по-нова система със същите забавяния, дублираща се работа и неясна собственост.
Друга често срещана грешка е да се третира ERP като IT проект. IT е важно. Но технологията е само една част от промяната. Хората трябва да разбират целта. Лидерите трябва да вземат решения. Отделите трябва да се споразумеят за споделени процеси. Данните трябва да бъдат подготвени. Обучението трябва да съответства на реалната работа.
Успехът на ERP зависи от бизнес трансформацията. Софтуерът подкрепя промяната. Той не може да води промяната сам.
Какво означава управление на трансформацията
Управлението на трансформацията е структурирана работа, която премества една компания от текущото ѝ състояние към по-добро бъдещо състояние.
То свързва четири области:
Хора
Хората трябва да знаят какво се променя и защо. Те се нуждаят от ясни роли. Нуждаят се от време, за да се научат. Те също така се нуждаят от сигурен начин да изразяват притеснения.
Процеси
Компанията трябва да разбира как се движи работата днес. Тя трябва да открие забавяния, дублиращи се стъпки, слаби контроли и липсващи предавания. След това може да проектира по-прост процес.
Данни
Старите данни трябва да бъдат прегледани, преди да бъдат преместени. Дубликати, липсващи полета и неясни кодове трябва да бъдат коригирани. Трябва да бъдат посочени собственици на данни.
Технология
ERP системата трябва да поддържа бъдещия процес. Тя трябва също така да се свързва с необходимите инструменти, машини, портали, счетоводни системи или външни услуги.
Тези четири области трябва да се движат заедно. Ако една област бъде пренебрегната, проектът отслабва.
Лидерството прави промяната реална
ERP трансформацията се нуждае от видимо лидерство.
Служителите наблюдават какво правят лидерите. Мениджър може да каже, че новата система е важна. Но ако мениджърът все още иска частна електронна таблица, екипът получава различно послание.
Лидерите трябва да зададат посоката. Те трябва да обяснят защо промяната е важна. Те трябва да подкрепят споделени правила между отделите. Те също така трябва да вземат решения, когато екипите искат различни решения.
Силното лидерство не означава налагане на всеки детайл. То означава създаване на яснота и премахване на пречки.
Лидерите трябва:
- Да се споразумеят за бизнес целите, преди да започне конфигурирането.
- Да посочат собственици на процеси с реална власт за вземане на решения.
- Да осигурят време за проекта за ключови служители.
- Да подкрепят единствен източник на истина за бизнес данните.
- Да разрешават конфликти между отделите.
- Да комуникират напредъка на прост език.
- Да използват сами новия процес.
- Да измерват приемането след стартирането.
Проектът става по-лесен, когато лидерството е последователно. Хората знаят, че промяната е реална. Те също така знаят къде да потърсят помощ.
Включете хората рано
Хората често се съпротивляват на ERP проекти, защото се страхуват от загуба.
Те могат да се страхуват да не загубят контрол над работата си. Могат да се притесняват, че грешките ще станат по-видими. Могат да вярват, че системата ще направи ролята им по-малко важна. Някои може да са виждали провален проект преди.
Тези притеснения не трябва да се отхвърлят. Те трябва да бъдат обсъдени рано.
Служителите, които извършват ежедневната работа, притежават важна информация. Те знаят къде спират поръчките. Знаят кои полета често липсват. Знаят защо клиентът се нуждае от специален процес. Те също така знаят коя електронна таблица се използва, когато официалната система не може да помогне.
Проектът се нуждае от тази информация.
Ключовите потребители трябва да се включат в работни срещи. Те трябва да преглеждат бъдещите работни процеси. Трябва да тестват реални случаи. Трябва да обяснят промяната на своите екипи. Това не означава, че всеки стар навик трябва да остане. Означава, че решенията се основават на реална работа.
Когато хората помагат за оформянето на решението, приемането става по-лесно. Новата ERP се усеща по-малко като система, наложена отгоре. Тя се превръща в инструмент, изграден около споделен бизнес план.
Анализът на процесите предхожда конфигурирането
ERP системата не трябва да се конфигурира въз основа на предположения.
Компанията първо се нуждае от ясен поглед върху текущите си процеси. Това включва официални стъпки и неформални заобиколни решения.
Анализът на процесите задава прости въпроси:
- Какво стартира процеса?
- Кой извършва всяка стъпка?
- Каква информация е необходима?
- Коя система или файл се използва?
- Къде се случва одобрението?
- Къде работата чака?
- Къде данните се въвеждат отново?
- Какво може да се обърка?
- Какво трябва да се измери?
- Кои правни или клиентски правила се прилагат?
Отговорите създават карта на текущото състояние. След това екипът може да проектира бъдещото състояние.
Целта не е да се автоматизира всяко старо действие. Целта е да се премахне ненужната работа и да се създаде ясен поток.
Данните трябва да бъдат подготвени, не просто преместени
Миграцията на данни често се третира като техническо качване. Тя е много повече от това.
Старите данни отразяват стари решения. Те могат да съдържат дублиращи се клиенти, неактивни продукти, липсващи единици, неясни категории или няколко имена за един и същ доставчик. Преместването на всичко това в новата ERP ще пренесе и объркването.
Компанията трябва да реши кои данни са полезни.
Данните могат да бъдат групирани в четири типа:
- Активни основни данни. Това включва текущи клиенти, доставчици, продукти, служители и активи.
- Отворени транзакции. Това включва отворени поръчки, неплатени фактури, текущи наличности, активни проекти и планирана работа.
- Необходима история. Това включва записи, необходими за обслужване, гаранция, отчитане, одит или правни причини.
- Архивни данни. Това включва по-стара информация, която трябва да остане достъпна, но не е необходимо да влиза в базата данни на живата ERP система.
Всяка група данни се нуждае от собственик. Всяко важно поле се нуждае от правило. Тестовите миграции трябва да се случат преди стартирането.
Добрите данни подобряват доверието. Лошите данни карат потребителите да обвиняват новата система за стари проблеми.
Консултантският път на SIX
Консултантският път на SIX създава контролиран маршрут от остаряла работа до готовност за ERP. Той свързва бизнес целите, хората, процесите, данните и технологиите, преди да бъдат заключени основните решения за внедряване.
Стъпка 1: Задайте посоката
Първата стъпка определя защо компанията иска да се промени.
Лидерите се споразумяват за основните бизнес цели. Те може да искат по-бърза обработка на поръчки, по-добър контрол на наличностите, по-ясно планиране на производството, по-силно съответствие или по-надеждно отчитане.
Проектът също така се нуждае от граници. Екипът определя кои компании, местоположения, отдели и процеси са включени. Това предотвратява объркване по-късно.
Стъпка 2: Разберете текущото състояние
SIX работи с хората, които познават ежедневните процеси.
Заедно картографираме как се движи работата днес. Преглеждаме системи, файлове, одобрения, предавания, отчети и заобиколни решения. Идентифицираме къде информацията се забавя, повтаря или губи.
Този етап създава споделен поглед върху реалната начална точка.
Стъпка 3: Открийте пропуски и приоритети
Не всеки проблем има еднаква стойност или риск.
Екипът преглежда всеки пропуск. Разглеждаме неговия ефект върху клиентите, служителите, разходите, контрола, съответствието и растежа. Критичните пропуски се обработват първи. Желанията с по-ниска стойност могат да почакат.
Това поддържа проекта фокусиран върху бизнес резултатите.
Стъпка 4: Проектирайте бъдещия процес
Бъдещият процес показва как трябва да се движи работата в SIX ERP.
Ролите стават ясни. Определят се необходимите данни. Одобренията се поставят на правилните места. Планират се връзки между продажби, покупки, склад, производство, обслужване, хора и финанси.
Бъдещият процес трябва да бъде по-прост от стария. Той трябва да бъде и практичен за хората, които ще го използват.
Стъпка 5: Подгответе данни, интеграции и хора
Тази стъпка превръща дизайна в план за готовност.
Екипът идентифицира източниците на данни и собствениците. Договарят се правилата за миграция. Документират се необходимите интеграции. Избират се ключови потребители и групи за обучение. Планират се нуждите от комуникация.
Рисковете се записват рано. Това намалява изненадите по време на внедряването.
Стъпка 6: Изградете пътна карта за внедряване
Пътната карта разделя проекта на ясни фази.
Всяка фаза има собственици, решения, зависимости, тестове и мерки за успех. Планът може да използва пилотни проекти или поетапни дати за стартиране. Това може да намали прекъсванията и да помогне на екипите да се научат преди да започне следващата фаза.
Пътната карта дава на ръководството реалистичен поглед върху времето, усилията и отговорността.
Стъпка 7: Подкрепете приемането и подобрението
Трансформацията продължава и след стартирането.
SIX преглежда използването на системата, резултатите от процесите, нуждите от поддръжка и новите идеи за подобрение. Екипите получават помощ, докато изграждат увереност. Отчетите и контролите се коригират, когато реалното използване покаже по-добър път.
Това превръща внедряването в трайно бизнес подобрение.
Сигурен начин да оставите Excel зад гърба си
Спирането на всички електронни таблици в един ден рядко е добър план.
Някои електронни таблици са временни. Някои съдържат важна история. Други подкрепят реална нужда, която все още не е включена в дизайна на ERP.
Сигурният подход започва с инвентаризация.
Избройте електронните таблици, използвани от всеки отдел. Запишете собственика, целта, потребителите, входовете, изходите, формулите и бизнес риска. След това поставете всеки файл в една от четири групи:
- Замяна: ERP ще извършва тази работа.
- Интегриране: Файлът или специализираният инструмент трябва да обменят данни с ERP.
- Архивиране: Информацията трябва да се съхранява за справка.
- Прекратяване: Файлът вече не е необходим.
Високорисковите файлове трябва да получат специално внимание. Те включват файлове, използвани за ценообразуване, заплати, оценка на наличностите, планиране на производството, покупки, финансово отчитане или правни записи.
По време на прехода екипът трябва да определи коя система е единственият източник на истина. Два живи източника за едни и същи данни създават объркване.
Старият файл може да остане достъпен за справка. Но новите транзакции трябва да следват договорения процес в SIX ERP.
Тестването трябва да следва реалната работа
Техническите тестове потвърждават, че функциите работят. Бизнес тестовете потвърждават, че компанията може да функционира.
Потребителите трябва да тестват пълни сценарии. Тестът за продажби не трябва да спира след създаване на поръчка. Той трябва да продължи през склад, покупки или производство, доставка, фактуриране, плащане и отчитане.
Тестът трябва да включва нормални случаи и трудни случаи.
Примерите включват:
- Клиент променя поръчка след потвърждение.
- Необходим материал не е наличен.
- Доставчик доставя само част от поръчка за покупка.
- Продукт не преминава проверка за качество.
- Сервизен техник става недостъпен.
- Мениджър отхвърля одобрение.
- Потребител въвежда непълни данни.
- Интеграция е временно недостъпна.
Реалното тестване показва дали ролите, данните и решенията работят заедно. То също така дава на потребителите практика преди стартирането.
Обучението трябва да съответства на всяка роля
Една голяма обучителна сесия не е достатъчна.
Служител в склад, мениджър продажби, производствен плановик, счетоводител и сервизен техник използват ERP по различни начини. Всеки човек се нуждае от обучение, базирано на реални задачи.
Доброто обучение използва собствени примери на компанията. То обяснява както стъпките, така и причината зад тях. То също така показва какво се случва преди и след всяка задача.
Ключовите потребители се нуждаят от по-задълбочени познания. Те подкрепят колегите си и помагат да се защити договореният процес. Мениджърите се нуждаят от обучение за табла за управление, одобрения, изключения и представяне на екипа.
Обучението трябва да се случва близо до момента на използване. Кратките практически сесии често са по-добри от една дълга презентация.
Стартирането е управлявано бизнес събитие
Стартирането не е само моментът, когато новата система се включва.
Това е планиран преход от един оперативен модел към друг.
Екипът се нуждае от ясни правила за окончателно въвеждане на данни, миграция, отворени транзакции, потребителски достъп, поддръжка и вземане на решения. Всеки трябва да знае къде да докладва проблем. Всеки трябва да знае кои проблеми са спешни.
Допълнителната поддръжка е нормална през първите дни. Потребителите се учат. Някои данни може да се нуждаят от корекция. Процесът може да се нуждае от малка корекция.
Целта не е перфектен първи ден. Целта е контролиран старт с бързо учене и ясна собственост.
Кривата на приемане е нормална
Производителността може да спадне за кратко по време на ERP промяна. Хората учат нови стъпки. Те трябва да мислят за задачи, които преди са били автоматични.
Този временен спад не винаги е признак на провал. Той се превръща в проблем, когато компанията не е планирала за него.
Добрата подготовка намалява спада. Силната подкрепа го съкращава. Ясното лидерство предотвратява връщането на екипите към стари инструменти.
С нарастването на уменията и доверието, приемането се увеличава. Производителността може след това да се възстанови и да се повиши над старото ниво, защото дублиращата се работа и забавянията са премахнати.
Измервайте повече от техническото завършване
ERP проектът не е успешен само защото системата е стартирана.
Успехът трябва да се измерва чрез бизнес резултати и поведение на потребителите.
Полезните мерки могат да включват:
- Време, необходимо за обработка на поръчка.
- Брой ръчни въвеждания на транзакция.
- Точност на наличностите.
- Навременни покупки и доставки.
- Точност на производствения план.
- Време, необходимо за приключване на месеца.
- Брой дублиращи се записи на клиенти или продукти.
- Използване на официалния ERP процес вместо частни файлове.
- Брой и тип заявки за поддръжка.
- Доверие на потребителите по роли.
- Достъп на ръководството до актуална информация.
Първите измервания трябва да се направят преди внедряването. Това създава базова линия. След това компанията може да види дали трансформацията води до реално подобрение.
Чести рискове при трансформация
Неясни цели
Екипите се фокусират върху функциите вместо върху резултатите. Отговорът е кратък списък с договорени бизнес цели и мерки за успех.
Слаба подкрепа от ръководството
Отделите защитават старите навици. Отговорът е видимо лидерство, ясни собственици на процеси и бързи решения.
Твърде голям обхват
Проектът се опитва да промени всичко наведнъж. Отговорът е поетапна пътна карта, базирана на стойност, риск и зависимост.
Лоши данни
Потребителите губят доверие в новата система. Отговорът е ранна собственост на данните, почистване, картографиране и тестова миграция.
Късно включване на потребителите
Решението не съответства на реалната работа. Отговорът е ранни работни срещи, прегледи от ключови потребители и реалистично тестване.
Пресъздаване на всяка стара персонализация
Сложността се пренася в новата платформа. Отговорът е да се оспори всяко изискване и да се защити по-прост бъдещ процес.
Слабо обучение
Потребителите създават нови заобиколни решения. Отговорът е обучение, базирано на роли, практика и поддръжка след стартирането.
Без план за приемане
Системата е стартирана, но компанията все още работи извън нея. Отговорът е ясни правила за използване, мерки за приемане и последващи действия от ръководството.
Какво осигурява добре управляваната трансформация
Успешната ERP трансформация дава на бизнеса повече от една нова система.
Тя създава споделени процеси. Дава на екипите общ език. Създава по-ясна отговорност. Подобрява проследяемостта. Прави актуалната информация по-лесно достъпна.
Продажбите могат да видят наличностите и статуса на доставка. Покупките могат да видят реалното търсене. Производството може да види материалите и капацитета. Обслужването може да види историята на клиентите. Финансите могат да получат по-чисти оперативни данни. Ръководството може да взема решения от една свързана картина.
Компанията също така става по-лесна за промяна. Нови местоположения, продукти, услуги, правила и екипи могат да влязат в дефиниран оперативен модел.
Това е истинската стойност на трансформацията. Бизнесът става по-свързан, по-контролиран и по-готов за растеж.
Започнете с яснота. Трансформирайте с увереност.
Преходът от електронни таблици и остарели системи не трябва да започва с конфигуриране на софтуер. Той трябва да започне с разбиране.
Консултантският път на SIX създава това разбиране. Той обединява лидери, собственици на процеси, ключови потребители, данни и технологии в един план. Идентифицира рисковете, преди да се превърнат в забавяния. Подготвя хората, преди новата система да достигне до тях. Превръща внедряването в управлявана бизнес трансформация.
SIX не изисква вашият бизнес да се вписва в общ модел. Първо научаваме как работи вашата компания. След това ви помагаме да решите какво трябва да остане, какво трябва да се промени и какво трябва да стане свързано.
Резултатът е практична ERP пътна карта. Всеки етап има цел. Всяко ключово решение има собственик. Всеки екип разбира следващата стъпка.
Ако вашата компания е надраснала електронни таблици, несвързан софтуер или по-стари системи, следващата стъпка не е да бързате. Следващата стъпка е да създадете яснота.
Разгледайте Консултантския път на SIX и изградете правилната основа за траен ERP успех.
