Как SIX SalesFlow превръща търсенето в приходи
Успешната продажба не започва с поръчка и не завършва с фактура. Тя започва, когато потенциален клиент прояви интерес, и продължава през квалификация, ценообразуване, одобрение, приемане на поръчката, снабдяване, доставка, плащане и последващи действия. SIX SalesFlow свързва тези етапи с управлението на клиенти, инвентара, покупките, производството, логистиката и финансите, създавайки един проследим път от търсенето до приходите и повторния бизнес.
Продажбите са цялостен бизнес процес
Продажбите често се разглеждат като отговорност единствено на търговския отдел. В действителност почти всяка потвърдена продажба създава работа за няколко звена в компанията.
Търговският екип трябва да разбере нуждите на клиента. Ръководството може да се наложи да одобри цени или отстъпки. Складът трябва да потвърди дали продуктите са налични. Отделът по покупки може да се наложи да поръча липсващи стоки. Производството може да се наложи да произведе необходимото количество. Логистиката трябва да подготви доставката. Финансите трябва да създадат правилната фактура и да следят плащането.
Когато тези екипи работят в отделни системи, клиентската поръчка се превръща във верига от ръчни прехвърляния. Информацията се копира в електронни таблици, изпраща се по имейл и се обяснява отново на срещи. Всяко прехвърляне създава нов шанс за забавяния, недоразумения и грешки.
SIX SalesFlow създава свързан процес:
Привличане на потенциални клиенти → Квалификация → Оферта или оценка → Клиентска поръчка → Снабдяване и изпълнение → Доставка → Фактуриране → Плащане → Последващи действия и повторен бизнес
Точният път не трябва да бъде идентичен за всяка организация. Компания за търговия на едро, производител и доставчик на услуги, базирани на проекти, могат да продават по различен начин. Процесите в SIX ERP могат да бъдат конфигурирани спрямо реалния оперативен модел на компанията, правилата за одобрение, отделите и отговорностите.
Привличане на потенциални клиенти: Къде започва потокът на продажбите
Преди клиентът да направи поръчка, компанията трябва първо да идентифицира и разбере възможността.
Потенциалният клиент може да дойде от формуляр на уебсайта, препоръка, имейл, телефонно обаждане, събитие, търговска кампания или директен контакт. На този ранен етап компанията може да знае само името на лицето, фирмата и общата област на интерес. Тази информация трябва да бъде уловена, преди да изчезне в лична пощенска кутия или бележник.
Чрез връзката си с SIX CustomerFlow, процесът на продажба може да започне с един организиран запис за клиента и потенциалния клиент. Комуникацията, данните за контакт, отговорните служители, дейностите и последващите задачи остават свързани. Това дава на търговския екип споделено разбиране за това кой е потенциалният клиент и какво се е случило до момента.
Привличането на потенциални клиенти не е само събиране на имена. Бизнесът трябва също така да определи дали записът представлява реална възможност за продажба. Квалификацията помага на екипа да разбере нуждите на клиента, очакваното количество, бюджета, времето, местоположението и процеса на вземане на решение.
Квалифицираният потенциален клиент може да се превърне във възможност. Неквалифицираният може да остане отворен за бъдещи последващи действия или да бъде затворен с ясна причина. Това разграничение помага на търговците да отделят време там, където има реалистичен шанс за успех.
Възлагане на отговорност и проследяване на търговците
Всеки потенциален клиент, възможност, оферта и поръчка трябва да имат ясен собственик.
SIX SalesFlow може да свърже търговската дейност с отговорния търговец, търговски екип, клон или бизнес единица. Това прави собствеността видима през целия процес. Служителите могат да видят кой трябва да се свърже с клиента, да подготви офертата, да отговори на въпроси или да проследи отворено решение.
Проследяването на търговците е част от оперативния процес, а не отделен отчет, създаден в края на месеца. Ръководството може да свърже дейностите и резултатите с отговорното лице или екип. В зависимост от конфигурирания процес на компанията, това може да включва запитвания, възможности, предложения, приети поръчки, отстъпки, стойности на продажбите и завършени транзакции.
Това създава по-балансиран поглед върху представянето. Търговецът не трябва да се измерва само по броя на въведените поръчки. Ръководството също трябва да разбере дали последващите действия се случват навреме, дали офертите се превръщат в поръчки, дали отстъпките остават под контрол и дали клиентите се връщат с нов бизнес.
Ясната собственост подобрява и обслужването на клиентите. Когато клиент се обади, компанията може да идентифицира отговорния търговец и да прегледа пълната история, без да търси в лични имейли или да пита няколко отдела.
От нуждите на клиента до търговска оферта
След като възможността е квалифицирана, компанията трябва да преведе нуждите на клиента в ясна търговска оферта.
Тази стъпка може да изглежда проста, но изисква точна информация. Офертата може да включва продукти, услуги, количества, цени, отстъпки, данъци, условия за доставка, условия за плащане, технически спецификации и дати на валидност. За персонализирана работа тя може също да включва етапи на проекта, производствени изисквания, чертежи или специфични за клиента документи.
SIX SalesFlow поддържа тази търговска информация свързана с клиента и възможността. Търговският екип може да работи с контролирани данни за продуктите, ценови правила и клиентски условия, вместо да изгражда всяка оферта ръчно.
Това е особено важно, когато няколко служители работят с един и същ клиент. Централизираният запис намалява риска от противоречиви цени, остаряла информация за продуктите или обещания, които други отдели не могат да изпълнят.
Разбиране на оферти, предложения, оценки и проформа документи
Компаниите използват различни документи, преди да бъде потвърдена окончателна клиентска поръчка. Въпреки че термините понякога се използват като синоними, те служат за различни цели.
Оценката (estimate) дава на клиента очаквана цена въз основа на наличната в момента информация. Тя може да бъде полезна, когато обхватът, количеството или крайното усилие все още не са напълно известни. Компания за услуги може да оцени очакваното работно време и материали. Производител може да оцени цена, преди да бъде одобрена окончателната конфигурация.
Предложението (proposal) обикновено обяснява препоръчаното решение по-подробно. То може да включва бизнес нуждите, предложените продукти или услуги, подхода за доставка, етапите на внедряване, отговорностите и търговските условия.
Офертата (offer/quotation) представя дефинираните търговски условия, при които компанията е готова да достави заявените продукти или услуги. Обикновено тя има период на валидност и може да изисква вътрешно одобрение, преди да бъде изпратена.
Проформа фактурата представя очакваните стойности на фактурата, преди да бъде издадена окончателната счетоводна фактура. Тя може да се използва за съобщаване на дължимата сума или за изискване на авансово плащане. Тя обаче не трябва автоматично да се третира като окончателна счетоводна фактура. Точното правно и данъчно третиране зависи от приложимата държава и транзакция.
SIX SalesFlow може да поддържа тези документи свързани с един и същ клиент и възможност. Това запазва търговската история, докато продажбата преминава от ранна оценка към формално предложение, приета оферта, потвърдена поръчка и окончателна фактура.
Контрол на ценообразуването и отстъпките
Продажбата не е успешна само защото клиентът е приел цената. Тя трябва също така да създаде приемлив бизнес резултат.
Търговците се нуждаят от достъп до правилните цени, но ценообразуването може да зависи от няколко условия. Клиентът може да има договорна цена. Продуктът може да има отстъпка за количество. Специален проект може да изисква отделно изчислена цена. Различни валути, данъци, разходи за доставка или условия за плащане също могат да повлияят на крайната сума.
SIX SalesFlow може да свърже поръчката с приложимата информация за клиента, артикула и ценообразуването. Когато търговец поиска изключителна отстъпка или промени важно търговско условие, процесът може да изисква одобрение от оторизиран мениджър.
Това защитава рентабилността, като същевременно поддържа процеса на продажби практически приложим. Целта не е да се забавят търговците, а да се гарантира, че важните изключения са видими и одобрени, преди компанията да поеме ангажимент.
Проверка на осъществимостта преди даване на обещание
Търговското обещание засяга цялата организация.
Преди да потвърди поръчка, компанията трябва да знае дали заявеният продукт е наличен, дали липсващите материали могат да пристигнат навреме и дали производството има достатъчен капацитет. Дата на доставка, базирана само на искането на клиента, може да бъде нереалистична.
Чрез SIX StockFlow търговският екип може да работи с актуална информация за инвентара. Това включва не само физическото количество в склада, но и това, което е налично след отчитане на резервациите и други ангажименти.
Например, складът може физически да съдържа 100 единици. Ако 80 единици вече са резервирани за потвърдени поръчки, само 20 са наистина налични за нов клиент. Без това разграничение няколко търговци могат да обещаят една и съща наличност.
Ако стоките не са налични, процесът на продажба може да продължи чрез SIX PurchaseFlow или SIX ManufacturingFlow. Необходимите артикули може да се наложи да бъдат закупени от доставчик, произведени вътрешно или прехвърлени от друг склад. Тези свързани процеси помагат на бизнеса да създаде реалистичен план за снабдяване, преди да потвърди ангажимента за доставка.
Приемане на поръчки: Превръщане на споразумението в изпълнение
Клиентската поръчка е моментът, в който търговското намерение се превръща в оперативна отговорност.
Приемането на поръчката трябва да улавя повече от продукта и количеството. Пълната поръчка може също да изисква адресите за фактуриране и доставка на клиента, исканата дата, договорената цена, данъци, валута, условия за плащане, търговец, метод на доставка, изисквания за опаковане и поддържащи документи.
За персонализирани продукти поръчката може да включва размери, цветове, технически спецификации или одобрени чертежи. За международни продажби може да се изисква допълнителна информация за транспорт, език, документация или данъци.
SIX SalesFlow създава един структуриран запис на поръчката, който оторизираните екипи могат да използват по време на изпълнението. Складът не трябва да интерпретира имейл от търговеца. Отделът по покупки не трябва да гадае коя дата е важна. Финансите не трябва да въвеждат отново данните за клиента и ценообразуването след доставката.
Контролираният процес на приемане на поръчки също така идентифицира липсваща информация, преди да започне изпълнението. Непълен адрес за доставка, неодобрена отстъпка или липсваща спецификация могат да спрат поръчката на правилния етап, вместо да създадат по-голям проблем по-късно.
Не всяка поръчка следва един и същ маршрут
Процесите на продажба не винаги са линейни.
Стандартен продукт на склад може да премине директно от потвърждение на поръчката към резервация, пикиране и доставка. Липсващ продукт може да създаде изискване за покупка. Продукт, изработен по поръчка, може да създаде производствена поръчка. Продажбата на услуга може да изисква час и назначаване на служител. Продажбата на проект може да създаде етапи, задачи, бюджети и записи на времето.
Ето защо една система за продажби не трябва да принуждава всяка компания към един общ работен процес.
Процесите в SIX ERP могат да бъдат изрично конфигурирани за конкретния случай на компанията. Статусите, необходимата информация, одобренията, документите и прехвърлянията между отделите могат да отразяват действителния оперативен модел.
Компания за търговия на едро може да изисква кредитно одобрение, резервация на склад и освобождаване от склад. Производител на мебели може да изисква конфигурация на продукта, планиране на материалите и планиране на производството. Компания за технически услуги може да изисква наличност на техник и резервни части. Проектна организация може да свърже поръчката с SIX ProjectFlow и да фактурира според завършените етапи.
Поръчката за продажба остава търговската отправна точка, докато свързаните модули на SIX управляват работата, необходима за нейното изпълнение.
Свързване на продажбите със SIX StockFlow
Когато продуктите са налични, складът става отговорен за физическото изпълнение.
SIX StockFlow може да резервира необходимото количество спрямо клиентската поръчка. Това предотвратява присвояването на същата наличност към друго търсене. Също така дава на търговците по-ясен поглед върху това какво вече е осигурено и какво все още липсва.
Потвърдената поръчка може да послужи като основа за списък за пикиране. Складовите служители могат да идентифицират необходимия артикул, количество и място за съхранение. В зависимост от продукта може да се наложи да запишат партиди, серийни номера или информация за срок на годност.
След пикирането стоките могат да преминат към опаковане и изпращане. Потвърдените количества остават свързани с клиентската поръчка, намалявайки риска от фактуриране на продукти, които никога не са били доставени, или пренебрегване на количества, които остават отворени.
Ако поръчката е налична само частично, бизнесът може да реши да направи частична доставка или да изчака, докато цялото количество е готово. Това решение трябва да остане видимо, така че търговците, складовите служители и клиентите да споделят едни и същи очаквания.
Свързване на продажбите със SIX PurchaseFlow
Някои поръчки зависят от външни доставчици.
Ако заявеният артикул не е наличен, SIX PurchaseFlow може да подпомогне процеса на закупуване, необходим за изпълнение на продажбата. Изискването може да премине през избор на доставчик, сравнение на оферти, одобрение, поръчка за покупка и входяща доставка.
Свързването на покупките с клиентската поръчка дава на екипа по доставки важен контекст. Необходимото количество и крайният срок не са просто общи данни за попълване на запасите. Те могат да бъдат свързани с конкретен ангажимент към клиент.
Търговският екип също печели по-добра видимост. Вместо многократно да питат отдела по покупки дали стоките са пристигнали, служителите могат да проследят свързаното изискване и очакваното получаване.
Когато доставката от доставчика бъде получена, инспектирана и предоставена в инвентара, поръчката за продажба може да продължи към резервация и изпълнение.
Свързване на продажбите със SIX ManufacturingFlow
Производителите може да се наложи да произведат поръчаните стоки, преди те да могат да бъдат доставени.
В процеса „Производство по поръчка“ потвърдената поръчка за продажба създава производствено търсене. SIX ManufacturingFlow може да свърже това търсене със спецификацията на продукта (BOM), маршрутизацията, работните центрове, материалите, капацитета и планираните операции.
В процеса „Производство за склад“ необходимите готови стоки може вече да са налични в склада. Поръчката за продажба ги резервира, без да създава нова производствена поръчка.
Хибридните производители могат да държат общи компоненти или полуфабрикати на склад и да започнат окончателното сглобяване едва след като клиентът потвърди конфигурацията.
Важният момент е, че клиентската поръчка остава свързана с производственото изискване. Търговците могат да разберат дали поръчката чака материали, дали е в процес на производство, дали преминава през контрол на качеството или е готова за доставка. Това прави комуникацията с клиентите по-надеждна.
Изпълнението на поръчката трябва да остане видимо
След като изпълнението започне, поръчката не трябва да изчезва от погледа на търговския екип.
Търговците трябва да знаят дали стоките са резервирани, закупени, произведени, пикирани, опаковани или изпратени. Те не трябва да управляват сами складовата или производствената работа, но се нуждаят от достатъчно видимост, за да отговарят точно на въпросите на клиентите.
Свързаната структура от статуси прави това възможно. Всеки отдел актуализира частта от процеса, която контролира, докато поръчката осигурява споделения бизнес контекст.
Това намалява вътрешните запитвания за статус и дава на ръководството по-ясна картина на отворените търговски ангажименти. Високата стойност на продажбите не е същото като реализиран приход, ако свързаните поръчки са забавени, блокирани или само частично доставени.
Доставката завършва оперативното обещание
Доставката е нещо повече от преместване на стоки от едно място на друго. Тя потвърждава, че компанията е изпълнила важна част от своя ангажимент.
Процесът на доставка може да включва информация за опаковане, количества, подробности за пратката, информация за превозвача и поддържащи документи. Серийните номера или партидите също може да се наложи да останат свързани с клиента и доставения продукт.
Тази проследимост става важна, когато клиентът по-късно поиска обслужване, съобщи за проблем с качеството или попита за гаранционно покритие. Компанията трябва да може да идентифицира какво е доставено, кога е доставено и кой конкретен продукт, партида или сериен номер е участвал.
Когато са разрешени частични доставки, поръчката за продажба трябва ясно да отделя завършените количества от тези, които все още са отворени. Това предотвратява грешното възприемане на непълните поръчки като напълно изпълнен бизнес.
От доставка до точно фактуриране
Фактурата трябва да бъде създадена от потвърдена бизнес информация, а не да се реконструира ръчно.
SIX SalesFlow може да поддържа фактурата свързана с клиентската поръчка и доставените количества. Данните за клиента, цените, отстъпките, данъците, валутите и условията за плащане продължават през процеса.
Тази връзка намалява повторното въвеждане и прави разликите по-лесни за идентифициране. Ако клиентът е поръчал 100 единици, но са доставени само 80, процесът на фактуриране може да използва потвърдения бизнес резултат, вместо да приема, че цялата поръчка е завършена.
Авансови плащания, проформа документи, частични фактури или фактури за етапи също могат да бъдат част от конфигурирания процес. Точният подход зависи от търговския модел на компанията и приложимите счетоводни изисквания.
Чрез връзката си с SIX FinanceFlow, продажбата продължава в вземания, мониторинг на плащанията, счетоводство и финансова отчетност.
Приходите не са същото като паричните средства
Създаването на фактура не означава, че компанията е получила парите.
Пълният поток на продажбите трябва да продължи в мониторинг на плащанията. Финансовите екипи трябва да виждат падежи, отворени баланси, частични плащания и просрочени суми. Търговците също може да се нуждаят от контролиран достъп до статуса на плащане, особено преди да приемат друга голяма поръчка или да се съгласят на нови условия за плащане.
Това създава по-реалистично разбиране за взаимоотношенията с клиентите. Един клиент може да генерира голям обем продажби, като същевременно плаща късно или изисква често проследяване.
Свързването на информацията за поръчка, фактура и плащане помага на ръководството да оцени както приходите, така и събираемостта на паричните средства. То също така подпомага координираната комуникация между продажбите и финансите.
Управление на изключения без загуба на контрол
Реалните процеси на продажба не винаги следват първоначалния план.
Клиентът може да промени количеството, да поиска различен адрес за доставка, да отложи доставката или да анулира част от поръчката. Доставчикът може да закъснее. Производството може да съобщи за забавяне. Складът може да открие повредена наличност. Доставеното количество може да се различава от поръчаното.
Тези ситуации не трябва да се обработват само чрез неформални съобщения. Актуализираното решение, отговорното лице и ефектът върху поръчката трябва да останат видими.
Структурираният процес помага на компанията да разграничи контролираната промяна от незабелязаната грешка. Той също така запазва причината за промяната, което по-късно може да подпомогне анализа и подобряването на процесите.
Търговско представяне в правилния контекст
Отчетите за продажбите трябва да обясняват повече от общата стойност на поръчките.
Ръководството трябва да разбере как са се развили продажбите, кои продукти и клиенти са допринесли за резултата, колко бизнес остава отворен и дали компанията е изпълнила обещаното.
Проследяването на търговците добавя друго ниво на разбиране. SIX SalesFlow може да свърже клиенти, възможности, оферти, поръчки и завършени продажби с отговорния търговец или екип. Това помага на мениджърите да преглеждат дейността, конверсията, поведението при отстъпките, стойността на поръчките и бизнес резултатите, използвайки свързани оперативни данни.
Представянето трябва да се интерпретира внимателно. Търговец, който обслужва дългосрочни производствени договори, може да затваря по-малко поръчки от някой, който продава продукти на склад. Един регион може да има по-големи клиенти, но по-дълги периоди на плащане. Полезната система трябва да предоставя контекст, а не да свежда представянето до едно число.
От завършена продажба до повторен бизнес
Потокът на продажбите не трябва да завършва с издаването на фактура.
Завършената поръчка добавя информация към взаимоотношенията с клиента. Компанията вече знае какво е закупил клиентът, как е била изпълнена поръчката, кой търговец е бил отговорен и дали плащането е пристигнало според очакванията.
Тази история подпомага бъдещите продажби. Търговският екип може да идентифицира модели на повторни покупки, да проследява клиентите преди очакваните периоди за повторна поръчка и да подготвя нови оферти, използвайки надеждна информация от предишни транзакции.
Ако клиентът се нуждае от обслужване, доставените продукти и свързаните документи осигуряват полезен контекст. Ако клиентът съобщи за проблем, компанията може да свърже въпроса с оригиналната поръчка, доставка и запис на продукта.
Повторният бизнес расте, когато компанията помни клиента, изпълнява ангажиментите си и улеснява следващата покупка.
Един поток, няколко свързани модула на SIX
SIX SalesFlow е най-силен, когато продажбите се третират като част от по-широкия бизнес, а не като изолиран отдел.
SIX CustomerFlow поддържа потенциални клиенти, контакти, възможности, комуникация и история на взаимоотношенията. SIX StockFlow управлява наличността, резервациите, пикирането, опаковането и проследимостта на наличностите. SIX PurchaseFlow доставя липсващи стоки и материали. SIX ManufacturingFlow превръща клиентското търсене в планирано и контролирано производство. SIX ProjectFlow поддържа изпълнението на проекти, отговорностите, времето и разходите. SIX FinanceFlow свързва фактури, плащания, вземания и финансова отчетност.
Поръчката за продажба свързва тези дейности. Всеки модул управлява собствените си отговорности, докато компанията поддържа един проследим бизнес процес.
Това елиминира фалшивия избор между ведомствен контрол и видимост в цялата компания. Складът може да управлява складовата работа. Производството може да управлява производството. Финансите могат да контролират фактурирането и плащанията. Търговците все още могат да проследят ангажимента към клиента от потвърждението до завършването.
Конфигуриране на SalesFlow спрямо компанията
Няма две организации, които да използват абсолютно еднакъв процес на продажба.
Някои компании одобряват всяка отстъпка. Други изискват одобрение само над определено ниво. Някои резервират инвентар при въвеждане на поръчката. Други чакат получаването на депозит. Някои фактурират след изпращане. Други фактурират по етапи или изискват авансово плащане чрез проформа документ.
SIX SalesFlow може да бъде конфигуриран да отразява тези разлики. Компанията може да дефинира необходимите етапи, отговорности, одобрения, статуси и прехвърляния, които поддържат нейния оперативен модел.
Конфигурацията все пак трябва да запази дисциплината на процеса. Гъвкавата система не трябва да се превръща в неконтролирана колекция от изключения. Целта е реалният процес да се моделира ясно, да се премахне ненужната работа и да се направят видими важните контроли.
Стойността на свързания поток на продажбите
Свързаният поток на продажбите подобрява нещо повече от администрацията на продажбите.
Клиентите получават по-надеждни оферти и информация за доставка. Търговците печелят видимост, без да преследват други отдели. Складовете получават по-ясни инструкции за изпълнение. Отделите по покупки и производство разбират кое търсене поддържа ангажиментите към клиентите. Финансите могат да проследят фактурите и плащанията обратно до оригиналната транзакция. Ръководството получава по-точен поглед върху поръчките, приходите, отговорностите и представянето.
Резултатът е процес на продажба, изграден върху споделена информация:
Привличайте интелигентно. Предлагайте точно. Поемайте ангажименти отговорно. Изпълнявайте видимо. Фактурирайте правилно. Проследявайте последователно.
С SIX SalesFlow пътуването от първия интерес до следващата поръчка се превръща в един свързан бизнес процес, който цялата организация може да разбере и контролира.
