От всяка трансакция до пълна финансова картина

Управление на финансите със SIX FinanceFlow

Финансовото управление не се ограничава до издаване на фактури или проверка на банкова сметка. То е процес на разбиране откъде идват парите, къде отиват, какво притежава компанията, какво дължи и дали дейността ѝ е печеливша.

SIX FinanceFlow свързва продажбите, покупките, разходите, плащанията, счетоводството, бюджетите и финансовата отчетност с оперативните процеси, които са ги създали. Това дава на финансовите екипи и ръководството проследим поглед върху бизнеса – от първата търговска трансакция до окончателното отчитане и съответствие с нормативните изисквания.

Финансите започват преди създаването на фактура

Всеки финансов резултат започва с оперативно събитие.

Търговският екип потвърждава поръчка от клиент. Отделът по покупки поръчва материали от доставчик. Складът получава стоки. Производството консумира компоненти. Служител подава отчет за разходи. Техник завършва посещение за сервизно обслужване. Проект достига етап, подлежащ на фактуриране.

Всяко събитие може да създаде финансов ефект.

Ако тези оперативни записи са отделени от финансите, служителите трябва да копират една и съща информация в няколко системи. Това увеличава риска от грешки, забавяния и непоследователна отчетност.

SIX FinanceFlow свързва оперативната дейност с нейния финансов резултат:

Бизнес дейност → Финансов документ → Одобрение → Счетоводство → Плащане → Отчитане → Съответствие

Тази връзка помага на компанията да разбере не само какво се е случило финансово, но и защо се е случило.

Пълният финансов жизнен цикъл

Контролираният финансов процес съдържа няколко свързани етапа:

SIX FinanceFlow поддържа тези етапи свързани, така че компанията да не се налага да възстановява финансовата история в края на всеки месец.

Разбиране на разликата между приходи, печалба и парични средства

Приходите, печалбата и паричните средства са свързани, но не са едно и също нещо.

Приходи

Приходите са стойността, спечелена от продажба на стоки или услуги.

Компанията може да отчете приходи при издаване на фактура, дори ако клиентът ще плати по-късно.

Печалба

Печалбата е това, което остава след приспадане на разходите, свързани с приходите.

Една компания може да има високи приходи, но ниска печалба, ако материалите, трудът, транспортът, отстъпките или повторната обработка консумират по-голямата част от дохода.

Опростената формула е:

Печалба = Приходи − Разходи

Парични средства (Cash)

Паричните средства представляват парите, които в момента са налични в банкови или касови сметки.

Печеливша компания все още може да изпита недостиг на парични средства. Това може да се случи, когато клиентите плащат бавно, докато на доставчиците, служителите и данъчните власти трябва да се плати по-рано.

SIX FinanceFlow помага на ръководството да разглежда тези три изгледа поотделно. Това предотвратява грешното приемане на високата стойност на продажбите за силна доходност или добра ликвидност.

Надеждните финанси започват с надеждни основни данни

Финансовите документи зависят от коректни основни данни.

Важните финансови основни данни включват:

• Данни за клиенти и доставчици
• Юридически имена и регистрационни номера
• Адреси за фактуриране и доставка
• Данъчни идентификационни номера
• Условия за плащане
• Банкови сметки
• Валути
• Данъчни кодове
• Мерни единици
• Кодове на продукти и услуги
• Счетоводни сметки
• Разходни центрове
• Отдели
• Проекти
• Правила за номериране на документи

Един грешен данъчен номер или условие за плащане може да засегне много последващи трансакции.

SIX FinanceFlow използва споделени бизнес записи в цялата SIX ERP система. Клиент, използван в CustomerFlow, може да остане същият клиент в продажбите, фактурирането, плащанията и отчитането. Доставчик, използван в PurchaseFlow, може да остане свързан с поръчки за покупка, доставки, задължения и плащания.

Споделените основни данни намаляват дублиращите се записи и поддържат последователна отчетност.

От търговска дейност до фактура към клиент

Процесът на продажба може да започне със запитване, възможност, оферта или клиентска поръчка.

След като компанията достави договорения продукт или услуга, тя може да създаде фактура към клиента. В зависимост от конфигурирания работен процес, фактурата може да произхожда от:

• Потвърдена клиентска поръчка
• Доставка на стоки
• Завършено посещение за сервизно обслужване
• Одобрен етап от проект
• Отчетено работно време
• Периодично споразумение
• Ръчно одобрена финансова заявка

Фактурата трябва да съдържа:

• Идентификация на клиента
• Дата на фактурата
• Номер на документа
• Референция към доставка или услуга
• Описание на продукта или услугата
• Количество
• Единична цена
• Отстъпка
• Данъчно третиране
• Валута
• Условия за плащане
• Падеж
• Обща сума

SIX FinanceFlow запазва връзката между фактурата и дейността, която я е създала. Това позволява на финансовите екипи да проверят какво е продадено, доставено или завършено, преди да бъде издадена фактурата.

Кредитни известия и корекции на фактури

Издадена фактура не трябва просто да се презаписва, когато нещо се промени.

Цената може да е била грешна. Стоките може да са били върнати. Клиентът може да получи одобрено намаление. Част от услугата може да е била отменена.

Кредитното известие записва корекцията, като същевременно запазва оригиналната фактура.

Това създава по-ясна одитна пътека:

Оригинална фактура → Причина за корекция → Кредитно известие → Актуализирано салдо

Контролираните корекции са важни, защото финансовата история трябва да остане разбираема. Ако потребителите могат тихомълком да заменят стари стойности, отчетите могат да се променят без ясно обяснение.

SIX FinanceFlow поддържа корекциите свързани с оригиналния финансов документ и отговорния бизнес процес.

Управление на вземанията

Вземанията представляват парите, които клиентите дължат на компанията.

Издадената фактура не означава, че парите са пристигнали. Докато плащането не бъде записано и съпоставено, сумата остава отворена.

Управлението на вземанията трябва да показва:

• Клиент
• Сума на фактурата
• Дата на фактурата
• Падеж
• Платена сума
• Отворено салдо
• Дни просрочие
• Статус на плащането
• Отговорен търговец или акаунт мениджър
• Спорове или договорени споразумения за плащане

Отчетът за остаряване групира вземанията според това колко време са били непогасени. Например:

• Все още не е с настъпил падеж
• от 1 до 30 дни просрочие
• от 31 до 60 дни просрочие
• от 61 до 90 дни просрочие
• Над 90 дни просрочие

Това помага на ръководството да идентифицира риска при събирането на вземанията.

SIX FinanceFlow може да свързва вземанията със записи за клиенти, продажби и комуникация. Финансовите и търговските екипи могат да работят с едно и също салдо, вместо да поддържат отделни списъци с плащания.

От покупка до задължение към доставчик

Процесът на покупка започва, когато компанията идентифицира нужда.

Пълният поток може да включва:

Заявка за покупка → Одобрение → Оферта от доставчик → Поръчка за покупка → Приемане на стоки → Фактура от доставчик → Плащане

Фактурата от доставчик трябва да бъде проверена спрямо свързаните търговски записи.

Този преглед може да сравнява:

• Поръчано количество
• Получено количество
• Фактурирано количество
• Договорена цена
• Фактурирана цена
• Такси за доставка
• Сума на данъка
• Условия за плащане
• Данни за доставчика

Това често се нарича съпоставяне на фактури (invoice matching).

Ако са поръчани 100 единици, но са получени само 80, фактура за 100 единици може да изисква разследване. Ако цената на доставчика се различава от одобрената поръчка за покупка, разликата трябва да бъде обяснена преди плащането.

SIX PurchaseFlow, StockFlow и FinanceFlow могат да поддържат връзката между поръчката, приемането, фактурата от доставчика и плащането.

Управление на задълженията

Задълженията представляват сумите, които компанията дължи на доставчици и други страни.

Контролираният процес на задълженията трябва да показва:

• Доставчик
• Фактура или задължение
• Статус на одобрение
• Падеж
• Отворена сума
• Планирана дата на плащане
• Валута
• Приоритет на плащане
• Статус на спор
• Подкрепящи документи

Целта не е просто да се плати всичко възможно най-рано.

Твърде късното плащане може да навреди на отношенията с доставчиците или да доведе до неустойки. Твърде ранното плащане може да намали наличните парични средства ненужно.

SIX FinanceFlow помага на финансовите екипи да организират предстоящите задължения според падежа, одобрението и наличните средства.

Служебни и оперативни разходи

Не всеки разход започва с поръчка за покупка към доставчик.

Служителите могат да плащат за:

• Пътуване
• Настаняване
• Транспорт
• Храна
• Гориво
• Паркинг
• Дребни инструменти
• Обучение
• Срещи с клиенти
• Изисквания на проекта

Контролираният запис на разход трябва да включва:

• Служител
• Дата на разхода
• Категория
• Сума
• Валута
• Данъчна информация
• Касова бележка/Фактура
• Проект или отдел
• Бизнес причина
• Статус на одобрение
• Статус на възстановяване на разходите

SIX Expenses може да свърже записа с PeopleFlow, ProjectFlow, ServiceFlow и FinanceFlow.

Това прави разхода видим в правилния бизнес контекст. Разход за пътуване за инсталация при клиент не трябва да изчезва в обща категория разходи, ако ръководството трябва да разбере реалната цена на тази услуга или проект.

Финансови одобрения и разделение на задълженията

Чувствителната финансова дейност не трябва да зависи от един човек.

Разделението на задълженията означава разделяне на финансовата отговорност между различни роли.

Например:

• Един служител създава запис за доставчик
• Друг записва фактурата
• Мениджър одобрява задължението
• Финансовият отдел подготвя плащането
• Оторизирано лице нарежда плащането
• Счетоводството преглежда окончателното осчетоводяване

Това намалява риска от грешки, неоторизирани разходи и измами.

Правилата за одобрение могат да зависят от:

• Тип документ
• Сума
• Отдел
• Проект
• Категория разход
• Доставчик
• Валута
• Юридическо лице

SIX FinanceFlow може да поддържа контролирани етапи на одобрение и достъп, базиран на роли. Системата трябва да запазва информация за това кой е създал, променил, одобрил, отхвърлил или анулирал финансов запис.

Записване и разпределяне на плащания

Плащането трябва да бъде свързано с правилния финансов документ.

Клиентът може да плати:

• Една пълна фактура
• Част от фактура
• Няколко фактури с едно плащане
• Аванс преди фактуриране
• Сума, която се различава от отвореното салдо

Плащане към доставчик също може да уреди няколко задължения наведнъж.

Разпределянето на плащането свързва движението на парите със съответната фактура или задължение.

Без разпределение банковото салдо може да е вярно, докато салдата на клиентите и доставчиците остават грешни.

SIX FinanceFlow запазва:

• Дата на плащане
• Сума
• Валута
• Метод на плащане
• Банкова или касова сметка
• Клиент или доставчик
• Свързани документи
• Разпределена сума
• Оставащо салдо
• Референтна информация

Това създава ясна история на разплащанията.

Равняването обяснява разликите

Равняването сравнява два източника на финансова информация и обяснява всяка разлика.

Често срещаните равнявания включват:

• Банково извлечение спрямо записани плащания
• Клиентско салдо спрямо отворени фактури
• Салдо на доставчик спрямо неплатени задължения
• Оценка на инвентара спрямо счетоводни салда
• Отчети за разходи спрямо възстановени суми
• Разходи по проекти спрямо финансови записи
• Данъчни записи спрямо декларирани суми

Разликата невинаги означава, че нещо не е наред. Плащането може все още да е в процес на трансфер. Банкова такса може още да не е записана. Кредитно известие от доставчик може да пристигне по-късно.

Важното е разликата да бъде идентифицирана и обяснена.

SIX FinanceFlow свързва финансовите записи с техните изходни трансакции, правейки равняването по-лесно и по-проследимо.

Паричен поток и контрол на ликвидността

Ликвидността описва способността на компанията да изпълнява задълженията си, когато те станат изискуеми.

Изгледът на паричния поток трябва да включва:

Очаквани входящи потоци

• Плащания от клиенти
• Авансови плащания
• Финансиране
• Възстановяване на суми
• Други очаквани постъпления

Очаквани изходящи потоци

• Плащания към доставчици
• Заплати
• Данъци
• Плащания по кредити
• Наем
• Оперативни разходи
• Планирани инвестиции

Времето е от решаващо значение.

Една компания може да очаква голямо плащане от клиент следващия месец, но все пак да няма достатъчно пари, за да покрие задълженията към доставчици и заплати за тази седмица.

SIX FinanceFlow комбинира отворени вземания, задължения, падежи и записани плащания, за да даде на ръководството по-полезна картина на финансовото планиране във времето.

Бюджетирането създава финансов план

Бюджетът определя как компанията очаква да печели и харчи пари през бъдещ период.

Бюджети могат да бъдат създавани за:

• Цялата компания
• Юридическо лице
• Отдел
• Разходен център
• Проект
• Продуктова група
• Бизнес локация
• Специфична инвестиция

Бюджетът не трябва да остава статична електронна таблица, която никой не преглежда.

Ръководството трябва да сравнява бюджетните стойности с действителните резултати.

Простото бюджетно отклонение е:

Бюджетно отклонение = Бюджетирана сума − Действителна сума

Значението зависи от измерваната стойност.

Разходите под бюджета могат да бъдат положителни, но също така могат да означават, че планираната работа не се е случила. Приходи над бюджета могат да бъдат положителни, но само ако допълнителните приходи остават печеливши и събираеми.

SIX FinanceFlow свързва планираните финансови стойности с действителните бизнес трансакции, така че мениджърите да могат да изследват причините за всяко отклонение.

Прогнозирането е различно от бюджетирането

Бюджетът е одобреният план. Прогнозата е текущото очакване.

Компанията може да започне годината с един бюджет, но да актуализира прогнозата си при промяна на условията.

Прогнозата може да вземе предвид:

• Текущ пайплайн на продажбите
• Потвърдени поръчки
• Отворени фактури към клиенти
• Очаквани плащания към доставчици
• Прогрес по проекти
• Производствено търсене
• Сезонни промени
• Валутни ефекти
• Отложени инвестиции

Бюджетът обикновено трябва да остане наличен като първоначална цел. Прогнозата предоставя по-новия изглед.

Сравняването на бюджета, прогнозата и действителните резултати помага на ръководството да разбере както представянето, така и променящите се очаквания.

Счетоводство в главната книга

Главната книга е централният счетоводен запис на компанията.

Тя организира финансовата дейност в сметки като:

• Каса
• Банка
• Вземания от клиенти
• Задължения към доставчици
• Инвентар
• Оборудване
• Приходи
• Разходи за материали
• Разходи за заплати
• Разходи за командировки
• Данъчни задължения

Всеки счетоводен запис съдържа поне две страни. Това е основата на двустранното счетоводство.

Например, когато се записва фактура към клиент:

• Вземанията от клиенти се увеличават
• Приходите се увеличават

Когато клиентът плати:

• Банковите средства се увеличават
• Вземанията от клиенти намаляват

Двете събития са свързани, но не са едно и също събитие.

SIX FinanceFlow може да организира счетоводните записи чрез сметкоплана, счетоводните периоди, отделите, проектите, разходните центрове и изходните документи.

Измеренията осигуряват управленски детайли

Сметката в главната книга обяснява типа финансова стойност. Финансовото измерение обяснява къде принадлежи стойността.

Полезните измерения могат да включват:

• Отдел
• Проект
• Филиал
• Склад
• Продуктова линия
• Група клиенти
• Регион
• Служител
• Разходен център
• Център на печалба

Например, „разход за пътуване“ обяснява типа разход. Измерението „проект“ обяснява кой проект го е причинил.

Измеренията позволяват на една счетоводна структура да поддържа няколко управленски изгледа, без да се създават стотици почти идентични сметки.

SIX FinanceFlow може да поддържа оперативните референции свързани със счетоводните записи, позволявайки на ръководството да анализира резултатите по измеренията, важни за бизнеса.

Разпределение на разходите и реална доходност

Някои разходи могат да бъдат присвоени директно.

Материал, закупен за един проект, е директен разход за проекта. Времето на техник, записано за едно посещение за сервизно обслужване, е директен разход за услугата.

Други разходи са споделени.

Примерите включват:

• Наем на офис
• Заплати на ръководството
• Комунални услуги
• Споделен софтуер
• Застраховка
• Администрация

Споделените разходи могат да бъдат разпределени чрез договорено правило. Правилото може да използва приходите, работните часове, площта или броя на служителите.

Методът на разпределение трябва да бъде последователен и разбираем. Промяната на правилото само за подобряване на отчетения резултат на даден отдел прави анализа ненадежден.

SIX FinanceFlow комбинира данни от директни трансакции със структурирано финансово разпределение, за да поддържа по-ясен поглед върху разходите и доходността.

Инвентарът има финансова стойност

Инвентарът не е само складово количество. Той е и финансов актив.

Компанията трябва да разбере:

• Налично количество
• Единична стойност
• Обща стойност на инвентара
• Резервирана наличност
• Повредена или остаряла наличност
• Стоки в транзит
• Консумация на материали
• Себестойност на продадените стоки

Когато стоките се купуват, получават, прехвърлят, консумират или продават, както оперативната, така и финансовата информация може да се промени.

SIX StockFlow и FinanceFlow свързват движението на инвентара с оценката и финансовата отчетност.

Това е важно, защото неточното складово количество може също да създаде неточен баланс и изчисление на печалбата.

Производството променя значението на разходите

Производството превръща суровини, труд и машинно време в готови продукти.

Общите производствени разходи могат да включват:

• Суровини
• Компоненти
• Директен труд
• Машинно време
• Енергия
• Външна обработка
• Опаковка
• Отпадъци
• Повторна обработка
• Производствени овърхеди

Планираният разход се базира на спецификацията на материалите (BOM), маршрутизацията и очакваните усилия. Действителният разход се базира на това, което производството реално е консумирало.

SIX ManufacturingFlow и FinanceFlow могат да сравняват планираните и действителните производствени стойности. Това помага на ръководството да разбере отклонението в разходите, маржа на продукта и финансовия ефект от брака или повторната обработка.

Един продукт може да изглежда печеливш, когато се вземат предвид само разходите за материали. Резултатът може да се промени, след като се включат трудът, машинното време, отпадъците и овърхедите.

Проектите изискват отделен финансов контрол

Проектите често комбинират време на служителите, покупки, разходи, материали и фактуриране към клиенти.

Мениджърът на проекта се нуждае от оперативен изглед. Финансовият отдел се нуждае от финансов изглед. Ръководството се нуждае и от двете.

SIX ProjectFlow и FinanceFlow свързват:

• Бюджет на проекта
• Планиран труд
• Записано работно време
• Разходи на служителите
• Покупки от доставчици
• Консумация на материали
• Фактури към клиенти
• Приходи от проекта
• Действителен разход
• Доходност

Това прави възможно идентифицирането на проект, който е по график, но финансово слаб, или печеливш на хартия, но със забавено плащане от клиента.

Сервизното обслужване на терен има собствен финансов поток

Посещението за сервизно обслужване може да създаде няколко финансови ефекта:

• Труд на техник
• Време за пътуване
• Резервни части
• Консумативи
• Външни покупки
• Такси към клиенти
• Гаранционни разходи
• Последваща работа

SIX ServiceFlow може да предава проверени сервизни резултати към фактурирането и финансовото управление.

Моделът на плащане е от значение.

Гаранционният ремонт може да създаде вътрешни разходи, но не и фактура към клиента. Платеният ремонт може да включва труд, части и пътуване. Договор за поддръжка може вече да покрива част от услугата.

Свързването на ServiceFlow и FinanceFlow помага на компанията да разбере както приходите от услуги, така и реалните разходи за предоставянето им.

Финансовото отчитане отговаря на различни въпроси

Един отчет не може да отговори на всеки управленски въпрос.

Отчет за приходите и разходите (ОПР)

Отчетът за приходите и разходите показва приходите, разходите и печалбата през даден период.

Той отговаря на въпроса: Спечели ли компанията повече, отколкото похарчи?

Счетоводен баланс

Балансът показва активите, пасивите и собствения капитал към определена дата.

Той отговаря на въпроса: Какво притежава компанията и какво дължи?

Отчет за паричните потоци

Отчетът за паричните потоци обяснява как парите са се движили чрез оперативни, инвестиционни и финансови дейности.

Той отговаря на въпроса: Защо наличните парични средства са се увеличили или намалели?

Отчет за вземанията

Този отчет показва салдата на клиентите и просрочените суми.

Той отговаря на въпроса: Кои клиенти все още дължат пари?

Отчет за задълженията

Този отчет показва задълженията към доставчици и падежите.

Той отговаря на въпроса: Какво трябва да плати компанията и кога?

Бюджетен отчет

Този отчет сравнява планираните и действителните стойности.

Той отговаря на въпроса: Къде представянето се различава от одобрения план?

SIX FinanceFlow използва свързани данни от трансакции, за да поддържа финансово и управленско отчитане от едни и същи основни записи.

Приключването на периода създава надежден резултат

Компаниите разделят финансовата дейност на счетоводни периоди, обикновено месеци и години.

Приключването на периода потвърждава, че записите за периода са достатъчно пълни за отчитане.

Процесът на приключване може да включва:

• Записване на липсващи фактури
• Преглед на салдата на клиенти и доставчици
• Завършване на банковото равняване
• Проверка на разходите
• Преглед на стойностите на инвентара
• Записване на амортизация
• Потвърждаване на данъчните салда
• Осчетоводяване на корекции
• Преглед на необичайни салда по сметки
• Подготовка на финансови отчети
• Заключване на периода

Заключването предотвратява неоторизирани промени, след като финансовият резултат е бил одобрен.

Ако по-късно се изисква корекция, тя трябва да следва контролиран процес на корекция, вместо тихомълком да се променят исторически данни.

Многовалутно финансово управление

Компаниите могат да купуват, продават и държат средства в няколко валути.

Многовалутната трансакция изисква:

• Валута на трансакцията
• Счетоводна валута на компанията
• Обменен курс
• Дата на трансакцията
• Дата на разплащане
• Валутна разлика

Обменните курсове могат да се променят между фактурирането и плащането. Това може да създаде валутна печалба или загуба.

България прие еврото на 1 януари 2026 г., използвайки фиксирания курс на превалутиране от 1,95583 български лева за евро.

За българските компании финансовите системи трябва да запазят историческите записи в лева, като същевременно поддържат еврото като текуща счетоводна валута. Отчетите, началните салда, историите на цените, договорите и старите документи трябва да останат проследими след превалутирането.

SIX FinanceFlow поддържа контролирани валутни данни и исторически записи на трансакциите, така че финансовата история да не изчезне при промяна на оперативната валута.

Финансовото съответствие започва с качеството на трансакциите

Съответствието не може да бъде създадено само в края на отчетния период.

То зависи от качеството на оригиналните данни:

• Коректна идентификация на клиент и доставчик
• Валидно данъчно третиране
• Последователно номериране на документи
• Точни дати
• Пълни количества и цени
• Подкрепящи документи
• Контролирани одобрения
• Проследими корекции
• Правилна счетоводна класификация
• Защитени исторически записи

Ако оригиналната трансакция е непълна, софтуерът за отчитане не може автоматично да я направи коректна.

SIX FinanceFlow поддържа съответствието, като поддържа оперативния източник, финансовия документ, одобрението, счетоводния запис и плащането свързани.

ДДС и структурирано електронно фактуриране

Съответствието с ДДС зависи от фактори като тип трансакция, местоположение на клиента, местоположение на доставчика, стоки или услуги, данъчна ставка и приложими освобождавания.

Системата трябва да запазва достатъчно структурирана информация, за да поддържа изискваното данъчно третиране и отчитане.

Електронното фактуриране също става все по-важно в цяла Европа.

Съгласно пакета на ЕС „ДДС в цифровата ера“, изискванията за цифрово отчитане на трансгранични бизнес трансакции се планира да се прилагат от 1 юли 2030 г., въз основа на структурирано електронно фактуриране. Вътрешните системи за отчитане в реално време трябва да се приведат в съответствие със стандартите на ЕС до 1 януари 2035 г.

Това означава, че фактурата все повече трябва да функционира като структурирани данни, а не само като PDF документ.

SIX FinanceFlow трябва да запазва полетата на фактурата в структуриран вид, който може да бъде валидиран, обменян и отчитан съгласно приложимия национален или европейски формат.

SAF-T и подробни счетоводни данни

SAF-T означава Стандартен одитен файл за данъчни цели (Standard Audit File for Tax).

Това е структуриран електронен файл, който предоставя счетоводни и бизнес данни на данъчен орган.

Българската Национална агенция за приходите (НАП) въведе задължението за SAF-T за първата група компании от 1 януари 2026 г. Агенцията също така стартира услуга за електронно подаване и публикува българската файлова структура и техническа схема.

Подготовката на SAF-T може да изисква подробни данни от:

• Записи в главната книга
• Записи за клиенти
• Записи за доставчици
• Фактури за продажби
• Фактури за покупки
• Плащания
• Данъчни кодове
• Продукти
• Движения на инвентара
• Активи
• Счетоводни периоди

Ето защо SAF-T не е само счетоводен експорт.

Финансовите записи трябва да останат свързани с продажбите, покупките, склада и други оперативни данни. Липсващи кодове, непоследователни идентификатори и непълни връзки между трансакциите могат да създадат проблеми с валидирането.

SIX FinanceFlow осигурява свързаната финансова структура, необходима за SAF-T мапинг и контролирана подготовка на данни. Окончателното съответствие все още зависи от правилната конфигурация, актуалните технически спецификации, фирмените процедури и прегледа от квалифицирани данъчни или счетоводни специалисти.

Одитните пътеки защитават финансовата цялост

Одитната пътека обяснява историята на една трансакция.

Тя трябва да показва:

• Кой е създал записа
• Кога е създаден
• Какво е променено
• Кой го е одобрил
• Кои документи го подкрепят
• Кои счетоводни операции са създадени
• Кое плащане го е уредило
• Дали е коригиран или анулиран

Одитируемостта е по-силна, когато записите са свързани, вместо копирани.

Клиентска фактура, свързана с поръчката, доставката, счетоводната операция и плащането, предоставя повече доказателства от изолирано число в електронна таблица.

SIX FinanceFlow поддържа тази проследяемост от източника до резултата в цялата SIX ERP система.

Финансовите разрешения трябва да следват отговорностите

Финансовата информация е чувствителна.

Не всеки служител трябва да вижда банкови салда, заплати, маржове или данъчни отчети. В същото време служителите се нуждаят от достатъчен достъп, за да изпълняват задълженията си.

Разрешенията могат да контролират:

• Преглед на финансови записи
• Създаване на фактури
• Одобряване на разходи
• Промяна на банкови данни на доставчици
• Подготовка на плащания
• Осчетоводяване на операции
• Приключване на периоди
• Преглед на рентабилността
• Експортиране на отчети

Достъпът трябва да следва принципа на най-малко привилегии. Това означава, че служителите получават само достъпа, необходим за тяхната работа.

Разрешенията също така трябва да се преразглеждат, когато служител смени позицията си или напусне компанията.

Съответствието е споделена отговорност

Никоя ERP система не може сама да гарантира съответствие.

Съответствието зависи от:

• Правилна системна конфигурация
• Актуални законови изисквания
• Надеждни основни данни
• Точни ежедневни транзакции
• Обучение на служители
• Контролирани одобрения
• Периодичен преглед
• Квалифицирани счетоводни и данъчни консултации
• Навременни софтуерни актуализации

SIX FinanceFlow осигурява структурата, проследяемостта и данните за отчитане, необходими за поддържане на съответствието. Компанията остава отговорна за прилагането на правилните правила към своите правни субекти и транзакции.

Често срещани финансови проблеми и как свързаните данни помагат

Дублиране на въвеждането на данни

Една и съща транзакция се въвежда в продажбите, счетоводството и електронните таблици. Свързаните процеси позволяват един проверен източник да продължи в по-късни етапи.

Липсващи фактури

Оперативната работа е завършена, но финансите не са информирани. Връзките с продажбите, проектите, производството и услугите правят дейността, подлежаща на фактуриране, по-видима.

Закъснели плащания от клиенти

Отделите по продажби и финанси поддържат различни списъци със салда. Споделените данни за вземания подпомагат координираната дейност по събиране.

Неконтролирани задължения към доставчици

Фактурите пристигат без потвърдена поръчка или разписка. Връзките с покупките и склада подпомагат проверката на фактурите.

Скрити разходи по проекти

Времето на служителите, покупките и разходите се съхраняват отделно. Свързаните с проекти финансови записи разкриват пълната цена.

Неправилна стойност на инвентара

Количествата в склада и счетоводните салда не съвпадат. Свързаните движения и оценка подпомагат съгласуването.

Неясна рентабилност

Приходите са видими, но липсват разходите за труд, материали и споделени разходи. Интегрираното калкулиране на разходите осигурява по-реалистичен марж.

Слаби одиторски доказателства

Документи, одобрения и счетоводни операции са разделени. Пълната история на транзакциите подобрява проследяемостта.

Подготовка за съответствие твърде късно

Данните за данъци и одит се събират ръчно в края на периода. Структурираните ежедневни записи правят отчитането по-надеждно.

Внедряване на SIX FinanceFlow

Успешното внедряване започва с финансовия процес, а не само с настройките на софтуера.

Практическата последователност включва:

1. Дефиниране на правни субекти и счетоводни валути
2. Преглед на основните данни за клиенти и доставчици
3. Проектиране на сметкоплана
4. Дефиниране на отдели, проекти и разходни центрове
5. Конфигуриране на данъчни кодове и номерация на документи
6. Дефиниране на отговорности за одобрение
7. Свързване на продажби и фактуриране на клиенти
8. Свързване на покупки и задължения към доставчици
9. Конфигуриране на управлението на разходите
10. Дефиниране на процеси за плащане и съгласуване
11. Свързване на инвентар, производство, проекти и услуги
12. Подготовка на бюджети и управленски отчети
13. Конфигуриране на законови и SAF-T съпоставяния, където е приложимо
14. Тестване на пълни сценарии на транзакции
15. Обучение на потребители според техните роли
16. Одобряване на начални салда
17. Установяване на месечни процедури за приключване

Внедряването трябва да тества пълни потоци, вместо изолирани екрани.

Например, екипът трябва да тества клиентска поръчка през доставка, фактуриране, плащане, счетоводство и отчитане. Трябва също така да тества заявка за покупка през получаване, фактура от доставчик, плащане и финансово осчетоводяване.

Ръководството трябва да дефинира една финансова истина

Технологията не може да разреши конфликт, когато отделите използват различни дефиниции.

Ръководството трябва ясно да дефинира:

• Кога се признават приходите
• Кои разходи принадлежат към даден проект
• Как се оценява инвентарът
• Кой одобрява разходите
• Кой отчет е авторитетен
• Кога даден период се счита за приключен
• Как се обработват корекциите
• Кои основни данни могат да бъдат променяни
• Кой е собственик на всеки финансов процес

SIX FinanceFlow предоставя една свързана структура от данни, но организацията трябва да се договори как да се използва тази структура.

От финансова администрация към финансова интелигентност

Основната финансова администрация записва какво вече се е случило.

Финансовата интелигентност помага на ръководството да разбере защо се е случило и какво може да се случи след това.

Свързаната финансова информация може да отговори на въпроси като:

• Кои клиенти генерират приходи, но плащат бавно?
• Кои продукти се продават добре, но генерират слаби маржове?
• Кои проекти използват повече труд от планираното?
• Кои доставчици създават най-големи промени в разходите?
• Кои отдели надвишават бюджетите си?
• Кой инвентар остава неизползван?
• Кои услуги създават високи гаранционни разходи?
• Кога компанията може да изпита недостиг на парични средства?

Тези въпроси изискват информация от целия бизнес, не само от счетоводството.

SIX FinanceFlow обединява оперативни и финансови данни, така че ръководството да може да премине от записване на транзакции към разбиране на ефективността.

Бизнес резултатът

SIX FinanceFlow създава един свързан финансов процес:

Продажби и операции → Фактури и разходи → Одобрения → Счетоводство → Плащания → Отчитане → Съответствие

Финансовите екипи получават по-ясни вземания, задължения, плащания и счетоводни записи. Оперативните екипи работят с обща информация за клиенти, доставчици, проекти и инвентар. Ръководството получава по-пълна картина на паричните средства, разходите, приходите и рентабилността.

Резултатът е по-добър контрол върху ежедневните финанси, по-силна проследяемост, по-надеждно отчитане и по-стабилна основа за регулаторно съответствие.

SIX FinanceFlow превръща отделните транзакции в една разбираема финансова картина, помагайки на организацията да знае какво се е случило, защо се е случило и какво действие трябва да предприеме след това.