Как свързаното снабдяване създава контрол

Научете как SIX PurchaseFlow свързва изискванията за покупка, избора на доставчици, одобренията, поръчките за покупка, проследяването на доставките, приемането на стоки, контрола на фактурите и представянето на доставчиците в един организиран процес на снабдяване.

Покупката е много повече от поръчване на продукти от доставчик. Всяка покупка влияе на паричния поток, инвентара, производствения капацитет, сроковете за доставка до клиенти и рентабилността на компанията. Забавен материал може да спре цяла производствена линия. Неразрешена поръчка може да увеличи разходите. Неправилно приемане може да създаде фалшив инвентар, докато фактура, която не съответства на поръчката за покупка, може да доведе до надплащане.

SIX PurchaseFlow обединява целия процес на покупка:

Търсене → Заявка за покупка → Одобрение → Избор на доставчик → Сравнение на оферти → Поръчка за покупка → Проследяване на доставка → Приемане на стоки → Контрол на фактури → Оценка на доставчик

Това създава един свързан поток между Покупки, Склад, Производство, Продажби, Услуги, Проекти и Финанси.

Покупката и снабдяването не са едно и също

Термините покупка и снабдяване често се използват като синоними. Те са свързани, но снабдяването има по-широко значение.

Покупката се фокусира върху транзакцията. Тя обхваща дейности като създаване на поръчка за покупка, получаване на стоки и обработка на фактурата от доставчика.

Снабдяването обхваща целия процес на вземане на решения. То започва, когато компанията идентифицира нужда и продължава през проучване на доставчици, сравнение на оферти, договаряне, поръчване, доставка, контрол на фактури и оценка на доставчици.

SIX PurchaseFlow свързва и двете области. Той помага на бизнеса да контролира търговското решение и последващата оперативна транзакция.

Защо несвързаните покупки създават проблеми

В много компании покупките започват с имейл, телефонно обаждане или електронна таблица.

Мениджър производство иска материал. Служител в склад докладва за недостиг. Проектен мениджър поръчва услуга директно. Финанси получава фактура, но не може да идентифицира кой я е одобрил. Междувременно отдел „Покупки“ може да не знае, че друг отдел вече е поискал същия артикул.

Това създава няколко риска:

• Дублиращи се покупки
• Неразрешени разходи
• Неправилни количества
• Неконтролиран избор на доставчик
• Пропуснати срокове за доставка
• Спешни поръчки
• Излишни наличности
• Забавяне на производството
• Фактури без поръчки за покупка
• Трудна оценка на доставчици
• Липса на ясна одитна следа

Основният проблем не е просто липсваща информация. Проблемът е, че различните екипи работят с различни версии на едно и също изискване.

SIX PurchaseFlow дава на всяка покупка контролиран произход, отговорен потребител, статус на одобрение, решение за доставчик, история на поръчките и резултат от доставката.

Пълният процес на PurchaseFlow

Структурираният процес на снабдяване следва ясна последователност:

1. Идентифицира се бизнес нужда.
2. Създава се изискване за покупка.
3. Проверяват се съществуващи наличности и отворени доставки.
4. Изискването се преглежда и одобрява.
5. Идентифицират се подходящи доставчици.
6. Изискват се и се сравняват оферти.
7. Избира се доставчик.
8. Създава се и се одобрява поръчка за покупка.
9. Доставчикът потвърждава поръчката и датата на доставка.
10. Поръчката се проследява до доставка.
11. Стоките или услугите се получават и проверяват.
12. Проверява се фактурата от доставчика.
13. Разрешават се изключения.
14. Покупката се обработва финансово.
15. Оценява се представянето на доставчика.

Не всяка покупка изисква всяка стъпка. Рутинна поръчка за попълване от одобрен доставчик може да следва по-кратък работен процес. Машина с висока стойност или нова суровина може да изисква няколко оферти, техническа оценка и множество нива на одобрение.

Отдел „Покупки“ може да оцени цената и условията за плащане. Производството може да потвърди техническата пригодност. Управлението на качеството може да прегледа сертификати. Финанси може да оцени риска от плащане. Складът може да провери изискванията за опаковка или доставка.

Може да се използва проста претеглена оценка:

Търсенето може да произтича от:

• Недостиг на склад
• Правило за попълване на минимални наличности
• Производствена поръчка
• Спецификация на материалите (Bill of Materials)
• Поръчка за продажба
• Назначение за обслужване на място
• Изискване по проект
• Вътрешен отдел
• Поддръжка на оборудване
• Инвестиция за подмяна
• Специфична заявка от клиент

Източникът е важен, защото обяснява защо е необходима покупката.

Ако Производството се нуждае от 5000 компонента за производствена поръчка, заявеното количество трябва да бъде свързано с това производствено търсене. Ако техник се нуждае от резервна част за планиран ремонт, изискването трябва да остане свързано със сервизната задача.

Без тази връзка отдел „Покупки“ знае какво да купи, но не и колко е важно.

Видове търсене за покупка

Изискванията за покупка могат да бъдат разделени в няколко категории.

Пряки материали

Пряките материали стават част от крайния продукт.

Примерите включват:

• Дървесина, използвана в мебели
• Стомана, използвана в машини
• Текстил, използван в тапицерия
• Мляко, използвано в млекопроизводството
• Електронни компоненти, използвани в оборудване

Недостигът на преки материали може да спре производството.

Непреки материали

Непреките материали подпомагат операциите, но обикновено не стават част от крайния продукт.

Примерите включват:

• Почистващи продукти
• Офис консумативи
• Защитно оборудване
• Машинни смазочни материали
• Инструменти за опаковане

Услуги

Компаниите също така закупуват труд, а не физически стоки.

Примерите включват:

• Транспорт
• Поддръжка на машини
• Правни услуги
• Маркетинг
• Софтуерни абонаменти
• Външни производствени операции

Закупуването на услуги изисква ясен обхват, дати, цени и критерии за приемане, тъй като може да няма физическо приемане на стоки.

Капиталови разходи

Капиталовите разходи, често съкращавани като CAPEX, обхващат дълготрайни активи като машини, превозни средства, сгради и основно оборудване.

Тези покупки обикновено изискват по-строго одобрение, тъй като включват по-големи ангажименти и могат да повлияят на амортизацията, поддръжката и дългосрочния капацитет.

Възложени операции

Производителите могат да възложат операция на външен доставчик.

Примерите включват:

• Прахово боядисване
• Термична обработка
• Специален печат
• Лабораторни изпитвания
• Повърхностна обработка

Възложената операция остава част от производствения поток, въпреки че се извършва от външна компания.

Етап 2: Създаване на изискване за покупка

Изискване за покупка или заявка за покупка е вътрешна заявка, която изисква от компанията да закупи нещо.

Това все още не е поръчка към доставчик.

Структурираната заявка трябва да отговори на:

• Какво се изисква?
• Колко се изисква?
• Кога е необходимо?
• Защо е необходимо?
• Къде трябва да бъде доставено?
• Кой отдел, проект или поръчка го изисква?
• Известен ли е предпочитан доставчик?
• Каква е прогнозната цена?
• Кой го е поискал?
• Кой трябва да го одобри?

SIX PurchaseFlow превръща неформалното търсене в структуриран запис. Това дава на отдел „Покупки“ достатъчно информация, за да прегледа заявката, преди да поеме външен ангажимент.

Заявка за покупка срещу поръчка за покупка

Тези два документа имат различни цели.

Една заявка казва: „Имаме нужда от това.“

Една поръчка за покупка казва: „Одобрихме покупката и я поръчваме от вас.“

Това разделение предотвратява служителите да правят поръчки към доставчици, преди изискването да е проверено и одобрено.

Етап 3: Проверка на съществуващите наличности преди покупка

Преди да създаде нов ангажимент към доставчик, бизнесът трябва да провери дали вече разполага с достатъчно наличности.

Това включва:

• Налични на склад
• Наличности в друг склад
• Резервирани количества
• Карантинирани или блокирани наличности
• Съществуващи поръчки за покупка
• Очаквани постъпления в склада
• Отворени производствени поръчки
• Транзитни прехвърляния
• Бъдещо търсене
• Изисквания за резервни наличности

Да предположим, че складът съдържа 1000 единици, но 800 са резервирани за производство и 150 за клиентски поръчки. Физическото количество е 1000, но само 50 единици остават общодостъпни.

Следователно отдел „Покупки“ трябва да работи с налични доставки, а не само с физически наличности.

Опростено изчисление е:

Нетно изискване за покупка = търсене + резервни наличности – налични наличности – потвърдени входящи доставки

SIX PurchaseFlow се свързва със SIX StockFlow, така че купувачите могат да разберат текущото състояние на инвентара, преди да направят нова поръчка.

Това намалява както недостига, така и ненужните свръхналичности.

Етап 4: Консолидиране на изискванията

Няколко отдела могат да поискат един и същ артикул.

Например:

• Производството изисква 2000 единици.
• Услугите изискват 100 единици.
• Складът се нуждае от 500 единици за резервни наличности.
• Продажбите са потвърдили търсене за още 400 единици.

Вместо да създава четири несвързани поръчки към доставчици, отдел „Покупки“ може да прегледа изискванията заедно.

Общото търсене е:

2000 + 100 + 500 + 400 = 3000 единици

Консолидирането на изискванията може да подобри:

• Ефективността на поръчките
• Разходите за превоз
• Договарянето с доставчици
• Координацията на доставките
• Количествените отстъпки
• Видимостта на общото търсене на компанията

Въпреки това, консолидацията не винаги е правилното решение. Един отдел може да се нуждае от материала незабавно, докато друг се нуждае от него следващия месец. Комбинирането на всичко в една закъсняла доставка може да прекъсне спешна работа.

SIX PurchaseFlow поддържа източника, необходимата дата и целта на всяко изискване видими по време на решенията за покупка.

Етап 5: Одобрение и контрол на разходите

Една компания трябва да реши кой може да заявява, одобрява и поръчва различни видове покупки.

Одобрението може да зависи от:

• Стойност на покупката
• Отдел
• Категория на артикула
• Доставчик
• Проект
• Валута
• Ниво на риск
• Капиталови разходи
• Статус на нов доставчик
• Статус на договор

Малка поръчка за офис консумативи може да изисква едно одобрение. Нова производствена машина може да изисква одобрение от ръководството на отдела, Финанси и висшето ръководство.

Разделение на задълженията

Разделението на задълженията означава, че едно лице не трябва да контролира всеки етап от чувствителна транзакция.

Контролираният работен процес може да раздели тези отговорности:

• Един служител създава заявката.
• Друг служител я одобрява.
• Отдел „Покупки“ избира доставчика.
• Складът потвърждава получаването.
• Финанси проверява фактурата.
• Оторизирано лице извършва плащането.

Това намалява риска от грешки, измами и неконтролирани покупки.

SIX PurchaseFlow запазва идентичността, статуса и историята на всяко решение за покупка. Бизнесът може да види кой е поискал, одобрил, поръчал и получил покупката.

Неконтролирани разходи

Неконтролирани разходи означава покупки извън одобрения процес.

Примерите включват:

• Поръчване директно без одобрение
• Използване на неодобрен доставчик
• Игнориране на договорени цени
• Покупка без поръчка за покупка
• Разделяне на една голяма поръчка на по-малки, за да се избегнат лимитите за одобрение

Структурираният процес на PurchaseFlow намалява неконтролираните разходи, като дава на служителите ясен начин за подаване на изисквания, като същевременно поддържа контрол върху ангажиментите към доставчиците.

Етап 6: Управление на доставчици

Записът за доставчик трябва да съдържа повече от име на фирма и телефонен номер.

Полезната информация за доставчика включва:

• Пълно наименование на фирмата
• Информация за регистрация и данъци
• Адреси
• Лица за контакт
• Данни за плащане
• Условия за плащане
• Условия за доставка
• Поддържани валути
• Предлагани продукти или услуги
• Договорени цени
• Срокове за изпълнение
• Минимални количества за поръчка
• Сертификати за качество
• Договорни документи
• Банкова информация
• Статус на одобрение
• История на представянето

SIX PurchaseFlow централизира информацията за доставчиците, така че решенията за покупка се основават на актуални записи, а не на лична история на имейли.

Одобрени и потенциални доставчици

Потенциален доставчик се разглежда, но може все още да не е оторизиран за нормални покупки.

Одобрен доставчик е преминал необходимите проверки на компанията.

Одобрението може да включва:

• Правна проверка
• Данъчна проверка
• Финансов преглед
• Проби от продукти
• Одит на качеството
• Преглед на сертификати
• Преглед на информационната сигурност
• Проверка на застраховки
• Изисквания за устойчивост
• Пробна доставка

Точните проверки зависят от категорията на покупката и индустрията.

Доставчик, предоставящ офис столове, не изисква същия процес на квалификация като доставчик, предоставящ фармацевтични съставки или критични за безопасността машинни части.

Етап 7: Избор на доставчик

Изборът на доставчик е процесът на намиране и оценка на възможни доставчици.

Често срещаните документи за избор на доставчик включват:

Искане за информация

Искане за информация, или RFI, събира обща информация за възможностите на доставчика.

То помага да се отговори на:

• Може ли доставчикът да произведе необходимия артикул?
• В кои държави може да доставя?
• Какви сертификати притежава?
• Какъв производствен капацитет има?

Искане за оферта

Искане за оферта, или RFQ, изисква от доставчиците да предоставят цени и търговски условия за ясно дефинирано изискване.

То е подходящо, когато компанията вече знае точно от какво се нуждае.

Искане за предложение

Искане за предложение, или RFP, изисква от доставчиците да предложат по-широко решение.

То е по-подходящо за сложни услуги, софтуер, оборудване или проекти, където доставчикът трябва да обясни как ще бъде изпълнено изискването.

При нормални покупки на продукти, RFQ често е най-важният документ.

SIX PurchaseFlow може да организира офертите от доставчици и да ги свърже с първоначалното изискване за покупка.

Етап 8: Сравняване на оферти от доставчици

Най-евтината единична цена не винаги е най-евтината покупка.

Пълното сравнение на оферти трябва да вземе предвид:

• Единична цена
• Количество
• Валута
• Отстъпка
• Минимално количество за поръчка
• Товар
• Застраховка
• Митнически такси
• Вносни данъци
• Опаковка
• Условия за плащане
• Дата на доставка
• Срок за изпълнение
• Гаранция
• Условия за качество
• Условия за връщане
• Надеждност на доставчика

Обща цена на притежание

Общата цена на притежание, или TCO, отчита пълната цена за закупуване и използване на нещо.

Опростено изчисление е:

Обща цена на покупка = стойност на артикула + товар + застраховка + мита + обработка + други пряко свързани такси

Доставчик може да предложи по-ниска цена на артикул, но да изисква скъп транспорт, авансово плащане или много голямо минимално количество.

Друг доставчик може да таксува повече на единица, но да предостави:

• По-кратък срок за изпълнение
• По-добро качество
• Местна поддръжка
• По-малки количества за поръчка
• По-добри условия за плащане
• По-ниски транспортни разходи
• По-бърза подмяна на дефектни стоки

SIX PurchaseFlow помага на купувачите да сравняват пълни търговски оферти, вместо да се фокусират само върху първата показана цена.

Пример за сравнение на оферти

Доставчик А има най-ниска единична цена, но може да не осигури най-добрия общ резултат. Правилният избор зависи от необходимото количество, спешността, паричния поток, разходите за превоз и риска от доставка.

Етап 9: Избор на доставчик

Изборът на доставчик трябва да комбинира търговска, оперативна и техническа оценка.

Отдел „Покупки“ може да оцени цената и условията на плащане. Отдел „Производство“ може да потвърди техническата пригодност. Отдел „Управление на качеството“ може да прегледа сертификатите. Отдел „Финанси“ може да оцени платежния риск. Складът може да провери изискванията за опаковане или доставка.

Може да се използва проста претеглена оценка:

Теглата трябва да отразяват реалния риск от покупката.

За стандартен офис продукт цената може да има по-голяма тежест. За критичен за безопасността производствен компонент качеството и техническото съответствие може да са по-важни.

SIX PurchaseFlow поддържа избрания доставчик, оферта и изискване за покупка свързани. Това създава проследимо решение за избор на доставчик.

Етап 10: Създаване на поръчка за покупка

Поръчката за покупка, или PO, е официалният документ, използван за поръчване на стоки или услуги от доставчика.

Пълната поръчка за покупка може да съдържа:

• Номер на поръчка за покупка
• Доставчик
• Дата на поръчката
• Купувач
• Артикул или услуга
• Описание
• Количество
• Мерна единица
• Единична цена
• Валута
• Отстъпка
• Данъчно третиране
• Изисквана дата на доставка
• Място на доставка
• Условия за плащане
• Условия за доставка
• Изисквания за опаковка
• Изисквания за качество
• Технически документи
• Референция за проект или производство
• Статус на одобрение

Поръчката за покупка трябва да отразява одобреното изискване и избраната оферта.

Промените, направени след одобрение, трябва да бъдат видими. Ако доставчикът промени цената, количеството или датата на доставка, компанията трябва да реши дали е необходимо друго одобрение.

Статуси на поръчка за покупка

Практическият жизнен цикъл на PO може да включва:

Чернова → В очакване на одобрение → Одобрена → Изпратена → Потвърдена → Частично получена → Напълно получена → Фактурирана → Затворена

Други статуси могат да включват:

• Анулирана
• Отхвърлена
• Задържана
• Просрочена
• Оспорвана

Статусите помагат на всеки отдел да разбере реалното състояние на поръчката.

„Одобрена“ не означава „доставена“.
„Изпратена“ не означава „потвърдена“.
„Частично получена“ не означава „завършена“.

SIX PurchaseFlow поддържа тези етапи видими.

Етап 11: Потвърждение от доставчик

След получаване на поръчката за покупка, доставчикът трябва да потвърди дали може да изпълни заявените условия.

Потвърждението може да включва:

• Прието количество
• Потвърдена цена
• Потвърдена дата на доставка
• График на доставка
• Количество в забавена поръчка
• Искане за заместване
• Детайли за опаковката
• Информация за транспорт

Потвърдената дата може да се различава от заявената дата.

Тази разлика е важна.

Ако Производството изисква материал на 10 септември, но доставчикът потвърди 18 септември, производственият план може вече да е изложен на риск.

SIX PurchaseFlow предоставя актуална информация за очаквана доставка, така че Склад, Производство и други засегнати екипи да могат да реагират, преди забавянето да се превърне в извънредна ситуация.

Етап 12: Планиране и ускоряване на доставката

Ускоряване означава проследяване на поръчка, за да се гарантира, че доставчикът доставя според обещаното.

Това не означава просто да се обадите на доставчика, след като поръчката закъснее.

Доброто ускоряване започва преди датата на доставка чрез преглед на:

• Потвърждение от доставчик
• Напредък на производството
• Изисквана дата на изпращане
• Резервация на транспорт
• Митническа документация
• Очаквана дата на пристигане
• Производствен приоритет
• Риск за инвентара

Поръчки с дълги срокове за изпълнение или висока оперативна важност изискват по-внимателно наблюдение.

SIX PurchaseFlow помага на купувачите да различават:

• Поръчки, очаквани навреме
• Поръчки, чакащи потвърждение
• Поръчки с променени дати
• Частично доставени поръчки
• Вече просрочени поръчки
• Поръчки, засягащи критично търсене

Това позволява на отдел „Покупки“ да съсредоточи вниманието си там, където забавянето би имало най-голям бизнес ефект.

Етап 13: Приемане на стоки

Когато пристигне доставка, складът създава приемане на стоки.

Приемането потвърждава какво физически е пристигнало. То трябва да бъде сравнено с поръчката за покупка.

Складът проверява:

• Доставчик
• Номер на поръчка за покупка
• Артикул
• Количество
• Мерна единица
• Опаковка
• Видими повреди
• Партиден или сериен номер
• Срок на годност
• Необходими документи
• Място на доставка

Полученото количество може да бъде:

• Напълно получено
• Частично получено
• Наддоставено
• Недоставено
• Повредено
• Неправилно
• Отхвърлено
• В очакване на проверка

SIX PurchaseFlow свързва приемането на стоки с оригиналната поръчка за покупка. SIX StockFlow след това записва движението на инвентара и местоположението в склада.

Частично приемане

Частично приемане възниква, когато пристигне само част от поръчаното количество.

Например:

• Поръчано: 1000 единици
• Получено: 600 единици
• Оставащо: 400 единици

Поръчката за покупка трябва да остане отворена за оставащото количество, освен ако отдел „Покупки“ не я анулира.

Това е важно, защото Производството може да започне с 600 единици, но останалите 400 единици все още са необходими.

Наддоставка и недостатъчна доставка

Наддоставка означава, че доставчикът е доставил повече от поръчаното.

Недостатъчна доставка означава, че доставчикът е доставил по-малко.

Компанията трябва да определи приемливи толеранси. Служителите не трябва автоматично да приемат допълнителни количества само защото са пристигнали. Допълнителните стоки могат да увеличат наличностите, разходите и изискванията за съхранение.

Етап 14: Входящ контрол на качеството

Някои артикули могат да влязат в наличния инвентар веднага. Други изискват проверка.

Входящият контрол на качеството може да провери:

• Размери
• Тегло
• Състав на материала
• Цвят
• Партидна документация
• Сертификати
• Температура
• Срок на годност
• Състояние на опаковката
• Технически характеристики
• Резултати от проби

До одобрение материалът може да остане в карантинен склад.

Това означава, че материалът е физически наличен, но все още не може да бъде използван, продаден или обещан.

Разграничението на статуса е критично:

Получено не винаги означава налично.

SIX PurchaseFlow записва страната на покупката и доставката, докато SIX StockFlow управлява статуса на инвентара, а SIX ManufacturingFlow вижда дали материалът е действително наличен за производство.

Етап 15: Обработка на изключения при доставка

Свързаният процес на снабдяване трябва да се справя с проблеми, а не само с идеални доставки.

Често срещаните изключения включват:

• Закъсняла доставка
• Частична доставка
• Неправилен артикул
• Неправилно количество
• Повредена опаковка
• Неуспешна проверка на качеството
• Липсващ сертификат
• Грешна партида
• Кратък срок на годност
• Неодобрено заместване
• Разлика в цената
• Дублирана пратка

Отговорът може да включва:

• Приемане на доставката
• Приемане с намаление на цената
• Поставяне под карантина
• Отхвърляне на цялата доставка
• Отхвърляне на част от доставката
• Искане за подмяна
• Връщане на стоките
• Създаване на рекламация към доставчик
• Искане за кредитно известие
• Промяна на оставащото количество по поръчката

Всяко изключение трябва да има причина и отговорен потребител.

SIX PurchaseFlow поддържа проблема свързан с доставчика, поръчката за покупка и приемането. Това създава полезна информация за бъдеща оценка на доставчици.

Етап 16: Връщане към доставчици

Стоките може да се наложи да бъдат върнати, защото са:

• Повредени
• Неправилни
• Дефектни
• Излишни
• С изтекъл срок на годност
• Несъответстващи на спецификацията
• Доставени без одобрение

Връщането към доставчик трябва да идентифицира:

• Оригинална поръчка за покупка
• Оригинална разписка
• Артикул и количество
• Партиден или сериен номер
• Причина за връщане
• Местоположение в склада
• Отговорност за транспорт
• Очаквана замяна
• Очаквано кредитно известие

Върнатото количество трябва да напусне използваемата наличност. В противен случай системата може да продължи да показва стоки, които вече не са налични.

SIX PurchaseFlow и SIX StockFlow свързват търговското връщане с физическото движение на стоките.

Етап 17: Контрол на фактурите от доставчици

Фактурата от доставчика не трябва да се приема само защото изглежда правилна.

Финансовият отдел трябва да я сравни с одобрената информация за покупка и приемане.

Двустранно съпоставяне

Двустранното съпоставяне сравнява:

1. Поръчка за покупка
2. Фактура от доставчик

То проверява дали фактурираното количество и цена съответстват на поръчката.

Тристранно съпоставяне

Тристранното съпоставяне сравнява:

1. Поръчка за покупка
2. Приемане на стоки
3. Фактура от доставчик

Това отговаря на три различни въпроса:

• Какво поръчахме?
• Какво получихме?
• Какво фактурира доставчикът?

Четиристранно съпоставяне

За покупки с контролирано качество може да бъде включен четвърти запис:

1. Поръчка за покупка
2. Приемане на стоки
3. Резултат от инспекция
4. Фактура от доставчик

Фактурата може да съответства на поръчката, но все пак да изисква проучване, ако доставените стоки не са преминали инспекцията.

SIX PurchaseFlow свързва информацията за покупките и приемането с контрола на фактурите от доставчици и финансовата обработка.

Чести несъответствия във фактурите

Под несъответствие във фактурата се разбира разлика между очакваните и фактурираните стойности.

Примерите включват:

• Ценово несъответствие
• Количествено несъответствие
• Несъответствие в навлото
• Данъчно несъответствие
• Валутно несъответствие
• Несъответствие в отстъпката
• Дублирана фактура
• Фактура за недоставени стоки

Правилата за толеранс могат да позволяват малки и одобрени разлики. По-големите разлики трябва да изискват разследване.

Етап 18: Крайна доставна цена и реална цена на покупка

Единичната цена невинаги представлява крайната цена на инвентара.

Вносните покупки или тези на дълги разстояния могат да включват:

• Навло
• Застраховка
• Мита
• Брокерски услуги
• Пристанищни такси
• Обработка
• Инспекция
• Невъзстановими данъци
• Опаковане
• Вътрешен транспорт

Пълната сума често се нарича крайна доставна цена.

Опростено изчисление е:

Крайна доставна цена = цена на продукта + транспорт + застраховка + мита + директно свързани разходи за внос и обработка

Тези разходи могат да бъдат разпределени по:

• Количество
• Тегло
• Обем
• Стойност на артикула
• Палетомясто
• Дефиниран процент на разпределение

Правилният метод на разпределение зависи от вида на разхода.

Навлото може да бъде разпределено по тегло или обем. Застраховката може да бъде разпределена по стойност на артикула. Митото може да следва митническата стойност и класификацията на продукта.

SIX PurchaseFlow предоставя записите за покупки, необходими за свързване на цените на доставчиците и допълнителните такси с оценката на инвентара и финансите.

Етап 19: Покупки за попълване на наличности

Много покупки се създават, защото инвентарът наближава критично ниво.

Честите методи за попълване включват:

Минимални и максимални нива

Минималното количество задейства внимание. Максималното количество определя целта след попълване.

Опростено правило е:

​Предложено количество за покупка = максимален запас − прогнозен наличен запас

Точка на презареждане

Точката на презареждане отчита очакваното търсене по време на срока за доставка от доставчика.

Точка на презареждане = очаквано търсене по време на срока за доставка + предпазен запас

Предпазен запас

Предпазният запас защитава компанията от неочаквано търсене или забавяне от страна на доставчика.

Планиране на производствените нужди

Производственото търсене произтича от планираните производствени количества, спецификациите на материалите (BOM) и изискваните производствени дати.

Покупки на база поръчка

Някои материали се купуват директно за конкретен клиент, производствена поръчка, сервизна дейност или проект.

SIX PurchaseFlow свързва тези източници на търсене с отдел „Покупки“, така че купувачите да виждат не само какво да поръчат, но и защо и кога е необходимо.

Етап 20: Покупки за производството

Производството и снабдяването трябва да работят като единен поток.

Спецификацията на материалите може да създаде търсене за:

• Суровини
• Компоненти
• Опаковки
• Подвъзли
• Външни операции
• Производствени инструменти

Свързаният процес е:

Производствено търсене → Нужда от материали → Проверка на наличността → Заявка за покупка → Поръчка за покупка → Приемане на стоки → Освобождаване по качество → Наличност за производство

Отдел „Покупки“ трябва да вземе предвид началната дата на производството, а не само крайната дата на доставка.

Ако производството започва на 15 октомври и материалът изисква пет дни за инспекция и заскладяване, той не може да пристигне на 15 октомври. Той трябва да пристигне достатъчно рано, за да се завършат тези дейности.

SIX ManufacturingFlow осигурява производственото търсене. SIX StockFlow показва инвентара и резервациите. SIX PurchaseFlow управлява снабдяването, поръчките и доставките от доставчици.

Етап 21: Покупки за попълване на склада

Попълването на склада започва от състоянието на инвентара.

SIX StockFlow може да показва:

• Физическа наличност
• Налична наличност
• Резервирана наличност
• Наличност под карантина
• Наличност в транзит
• Минимални нива
• Отворено търсене
• Очаквани постъпления

SIX PurchaseFlow използва тази информация, за да организира отговора на доставчика.

Това предотвратява две чести грешки:

• Покупка твърде късно, защото физическата наличност изглежда достатъчна
• Покупка на твърде големи количества, защото не се вземат предвид отворените поръчки към доставчици

Етап 22: Покупки за продажби и клиентско търсене

Поръчката за продажба може да създаде търсене за артикули, които в момента не са налични.

Отдел „Покупки“ трябва да знае:

• Изисквано от клиента количество
• Заявена дата на доставка
• Налична наличност
• Съществуващи резервации
• Очакван срок за доставка от доставчика
• Изискван склад
• Приоритет на поръчката

Датата на доставка от доставчика влияе върху това, което отдел „Продажби“ може реалистично да обещае на клиента.

Чрез свързването на Sales, StockFlow и PurchaseFlow, компанията може да поема ангажименти за доставка, използвайки актуална информация за търсенето и предлагането.

Етап 23: Покупки за сервизно обслужване на място

Екипите за сервизно обслужване на място се нуждаят от резервни части, резервни модули, инструменти и консумативи.

Сервизната нужда може да бъде свързана с:

• Клиент
• Час за посещение
• Работна поръчка
• Техник
• Оборудване
• Гаранционен случай
• Изисквана дата на обслужване

Ако частта не е налична, PurchaseFlow може да организира нейното снабдяване. Когато тя пристигне, StockFlow я приема в съответния централен, регионален или мобилен склад.

Това помага на техниците да пристигат с необходимите части и намалява непълните сервизни посещения.

Етап 24: Покупки за проекти

Закупуването за проекти изисква контрол на разходите и доставките.

Покупката може да принадлежи към:

• Клиентски проект
• Вътрешна инвестиция
• Строителна фаза
• Инсталация
• Технически етап
• Разходен център

Нуждата от покупка, поръчката, приемането и фактурата трябва да останат свързани с проекта.

Това дава на мениджърите на проекти видимост върху:

• Ангажирани разходи
• Получени разходи
• Фактурирани разходи
• Неизпълнени поръчки
• Очаквана доставка
• Бюджетен натиск
• Забавяне от доставчик

SIX PurchaseFlow може да осигури веригата на покупките, докато SIX Projects и Finance поддържат по-широкия проектен и финансов изглед.

Снабдяване с големи количества и висок обем

Закупуването на големи обеми изисква повече от умножаване на единичната цена по по-голямо количество.

Важните съображения включват:

• Производствен капацитет на доставчика
• Минимално количество за поръчка
• Кратни количества за поръчка
• Капацитет за съхранение
• Срок на годност
• Работен капитал
• Транспортен капацитет
• Качествен риск
• График на доставки
• Скорост на потребление
• Количества за ценови отстъпки
• Концентрация на доставките

Минимално количество за поръчка

Минималното количество за поръчка, или MOQ, е най-малкото количество, което доставчикът ще приеме.

Ако бизнесът се нуждае от 800 единици, но MOQ е 1000, той трябва да реши дали допълнителните 200 единици са финансово и оперативно разумни.

Кратно количество за поръчка

Доставчикът може да продава само във фиксирани размери на опаковката.

Ако един палет съдържа 240 единици, поръчка за 1000 единици може да се наложи да бъде закръглена на 1200.

Планирани доставки

Поръчването на голямо общо количество не означава получаване на всичко наведнъж.

Компанията може да се споразумее за:

• Седмични доставки
• Месечни доставки
• Производствени заявки (call-offs)
• Доставки по складове
• Доставки по производствени фази

Това може да запази договорения обем, като същевременно намали натиска върху съхранението.

Отстъпка за количество спрямо разходи за съхранение

По-голямата поръчка може да намали единичната цена, но също така увеличава:

• Капитал, блокиран в наличности
• Разходи за съхранение
• Риск от морално остаряване
• Риск от повреда
• Риск от изтичане на срока на годност
• Разходи за застраховка

Следователно най-доброто количество за покупка невинаги е най-голямото количество или най-ниската единична цена.

Международно снабдяване

Международните покупки внасят допълнителна сложност.

Важната информация може да включва:

• Валута
• Експозиция към валутния курс
• Условия на доставка
• Метод на транспортиране
• Митническа класификация
• Държава на произход
• Вносни мита
• Застраховка
• Митнически документи
• Пристанищни или терминални такси
• По-дълъг срок за доставка
• Часова зона на доставчика
• Език
• Инспекция на качеството преди изпращане

Условията на доставка трябва ясно да дефинират кой организира транспорта, кой носи риска и кои разходи са включени.

PurchaseFlow трябва да запази тези търговски условия с поръчката, така че Складът и Финансите да разберат какво ще се случи, когато пратката пристигне.

Управление на представянето на доставчиците

Доставчикът не трябва да бъде оценяван само когато нещо се обърка.

Полезните показатели за представянето на доставчиците включват:

Доставка навреме

Доставка навреме = получени навреме доставки ÷ общ брой доставки × 100

Доставка навреме и в пълен обем

OTIF = доставки, получени навреме и в пълен обем ÷ общ брой доставки × 100

Процент на дефекти

Процент на дефекти = отхвърлено количество ÷ получено количество × 100

Отклонение в срока за доставка

Това измерва разликата между договореното и действителното време за доставка.

Отклонение в цената на покупка

Отклонение в цената на покупка = действителна цена на покупка − планирана или стандартна цена

Време за реакция

Това измерва колко бързо доставчикът реагира на запитвания за оферти, потвърждения на поръчки и проблеми.

Точност на фактурите

Това измерва колко често фактурите от доставчици съответстват на договорената поръчка и приемането без корекция.

SIX PurchaseFlow свързва информацията за оферта, поръчка, потвърждение, приемане и изключения. Това създава фактическа основа за прегледи на доставчиците и бъдещи решения за снабдяване.

Важни KPI за снабдяването

Представянето на отдел „Покупки“ трябва да се измерва с повече от общите разходи.

Всеки KPI трябва да води до действие.

Високият процент на спешни покупки може да показва лошо планиране. Повтарящите се закъснели доставки може да изискват друг доставчик. Честите несъответствия във фактурите могат да показват слаб контрол на поръчките или неясни търговски условия.

Как се променя снабдяването между различните индустрии

Основният поток остава подобен, но контролът се променя според продукта и риска.

Правилната конфигурация на PurchaseFlow трябва да следва реалните рискове при покупките на компанията. Рутинна поръчка на офис консумативи не трябва да изисква същия контрол като фармацевтична съставка или индустриална машина по поръчка.

Най-добри практики за внедряване на SIX PurchaseFlow

1. Чисти основни данни за доставчиците

Премахнете дубликатите и проверете юридическите имена, данъчната информация, контактите, данните за плащане и търговските условия.

2. Дефинирайте кой може да заявява, одобрява и поръчва

Служителите трябва да разбират своите отговорности и лимити за одобрение.

3. Свързвайте всяка покупка с бизнес причина

Използвайте производствената поръчка, изискването за склад, сервизната дейност, проекта или вътрешната заявка като източник.

4. Първо проверете наличността и отворените доставки

Не създавайте нова поръчка, без да вземете предвид наличния инвентар и съществуващите поръчки за покупка.

5. Сравнявайте общите разходи

Включете навлото, условията на плащане, срока за доставка, качеството и риска — а не само единичната цена.

6. Записвайте потвържденията от доставчиците

Заявената дата на доставка не е същата като потвърдената от доставчика дата.

7. Мониторинг на отворените поръчки

Преглеждайте поръчки, които са непотвърдени, променени, частично доставени или просрочени.

8. Приемайте спрямо поръчки за покупка

Приемането на стоки трябва да се отнася към оригиналната поръчка (PO), където е възможно.

9. Записвайте изключенията честно

Не приемайте поръчаното количество, ако е пристигнало по-малко. Не маркирайте повредените стоки като налични.

10. Съпоставяйте фактурите с поръчките и приеманията

Проучвайте съществените разлики преди плащане.

11. Измервайте представянето на доставчиците

Използвайте действителни данни за доставка и качество, а не лични впечатления.

12. Подобрявайте процеса непрекъснато

Повтарящите се спешни покупки, закъснения или несъответствия обикновено показват слабост в процеса, която трябва да бъде коригирана.

Един свързан процес в SIX PurchaseFlow

Стойността на SIX PurchaseFlow идва от взаимосвързаността.

SIX StockFlow осигурява нива на инвентара, резервации, складови разписки и движения на материали.

SIX ManufacturingFlow осигурява търсене по BOM, производствени дати и изисквания за материали.

Sales осигурява клиентското търсене и очакваните ангажименти за доставка.

SIX ServiceFlow осигурява изискванията за резервни части за посещения и работни поръчки.

SIX Projects свързва покупките с етапите и разходите по проекта.

Finance получава ангажиментите за покупка, информацията за фактурите и действителните разходи.

PurchaseFlow обединява тези изисквания в един организиран процес на снабдяване:

Нужда → Одобрение → Снабдяване → Сравнение → Поръчка → Мониторинг → Приемане → Проверка → Анализ

Това премахва пропастта между служителя, който се нуждае от нещо, купувача, който го поръчва, склада, който го получава, и Финансите, които плащат за него.

Бизнес резултатът

Структурираният процес на закупуване и снабдяване помага на компанията да постигне:

• По-ясно търсене за покупки
• По-добър контрол на разходите
• По-малко дублирани поръчки
• Намаляване на неоторизираните покупки
• По-добро сравнение на доставчиците
• По-надеждни дати на доставка
• По-ранно предупреждение за недостиг
• По-добра производствена непрекъснатост
• По-ниски разходи за спешни покупки
• Точно приемане на стоки
• По-силен контрол на фактурите
• По-добра отчетност на доставчиците
• Пълна проследимост на покупките
• Подобрена видимост на паричния поток
• По-надеждно управленско отчитане

Купувайте въз основа на факти, а не на спешност

Лошото закупуване често е реактивно. Компанията забелязва недостиг, създава спешна поръчка и приема всяка цена или условие за доставка, които са налични.

Свързаното снабдяване променя това.

SIX PurchaseFlow дава на бизнеса време и информация, за да действа, преди нуждата да се превърне в криза. Той показва какво е необходимо, защо е необходимо, какво вече е налично, кой доставчик може да го осигури, какво е одобрено, кога трябва да пристигне и какво действително е получено.

Резултатът не е просто по-бързо закупуване. Това е по-контролиран процес на доставка, свързващ търсенето, инвентара, производството, доставчиците и финансите.

Заявявайте ясно. Снабдявайте интелигентно. Поръчвайте отговорно. Приемайте точно.