От подбор до освобождаване

Управление на пълния жизнен цикъл на служителите със SIX PeopleFlow

Управлението на хора започва преди първия работен ден на служителя и продължава след края на трудовото правоотношение. Подборът, договорите, работното време, отпуските, уменията, представянето, възнаграждението, оборудването, правата за достъп и процедурите по напускане – всичко това принадлежи към един свързан жизнен цикъл на служителя.

Когато тези дейности се управляват чрез електронни таблици, хартиени досиета и отделни приложения, информацията за човешките ресурси става трудна за доверяване. Мениджърите може да не знаят кой е на разположение, кои квалификации изтичат или дали ролята на даден служител се е променила. Отделът за ТРЗ може да получи непълни данни за времето. ИТ отделът може да не бъде информиран, когато някой напусне. Важни документи може да съществуват, но никой не знае коя версия е актуална.

SIX PeopleFlow свързва тези етапи в един структуриран процес:

Нужда от работна сила → Подбор → Селекция → Въвеждане (Onboarding) → Заетост → Време и отпуски → Развитие → Промени в ролите → Освобождаване (Offboarding) → Съхранение на записи

Целта не е просто да се съхраняват данни за служителите. Тя е да се предостави на ЧР, служителите, мениджърите и оперативните екипи надеждна информация по време на цялото трудово правоотношение.

Защо жизненият цикъл на служителя се нуждае от една свързана система

Служителят взаимодейства с много части на бизнеса.

ЧР управлява личните досиета, договорите и политиките. Мениджърите възлагат работа и преглеждат представянето. Служителите заявяват отпуск и отчитат време. Финансовият отдел се нуждае от информация за възнагражденията и разходите. ИТ отделът управлява достъпа. Производството и обслужването на място трябва да знаят дали са налични квалифицирани служители.

Ако всеки екип поддържа свои собствени записи, се появяват различни версии на истината.

Например, служител може да бъде отбелязан като наличен в графика за обслужване на място, въпреки че ЧР е одобрил болничен. Производствен мениджър може да възложи работа с машина на някой, чийто сертификат е изтекъл. Финансовият отдел може да получи отчет за времето, който не отразява одобрен извънреден труд.

SIX PeopleFlow създава споделено досие на служителя и го свързва с процесите, които зависят от него.

Едно досие на служителя от постъпването до напускането

Досието на служителя е центърът на процеса по управление на ЧР.

То може да обединява информация като:

• Лични данни и данни за контакт
• Позиция и отдел
• Мениджър и структура на отчитане
• Трудов договор
• Работен график
• Работно място
• Информация за възнаграждението
• Умения и квалификации
• Записи за обучение
• История на отпуските и отсъствията
• Отчети за времето и присъствие
• Цели и прегледи на представянето
• Фирмено оборудване
• Документи и одобрения
• Промени в ролята и договора
• Информация при напускане

Не всеки потребител трябва да вижда всяко поле. Ръководителят на проект може да има нужда да вижда наличността и уменията, но не и лична медицинска информация или информация за възнаграждението. Финансовият отдел може да се нуждае от одобрени данни за заплати, но не и от бележки от подбора.

Следователно PeopleFlow трябва да комбинира едно свързано досие на служителя с контролиран достъп.

Етап 1: Идентифициране на нуждата от работна сила

Подборът трябва да започне с реална организационна нужда, а не само със заявка за „наемане на някого“.

Компанията трябва първо да дефинира:

• Защо е необходима позицията
• Кой отдел я притежава
• Кой ще бъде мениджърът
• Каква работа ще изпълнява служителят
• Какви умения и квалификации са необходими
• Къде ще се извършва работата
• Какъв работен график се прилага
• Какво ниво на отговорност е включено
• Дали ролята е нова или е за заместване
• Какъв диапазон на възнаграждение е одобрен

Тази информация става основа на профила на длъжността.

Ясният профил на длъжността помага на ЧР да намери подходящи кандидати. Той също така подкрепя по-справедливи решения, тъй като кандидатите могат да бъдат оценявани спрямо дефинирани изисквания, вместо според лични впечатления.

Етап 2: Изграждане на структуриран процес на подбор

Подборът създава големи количества лична информация. Кандидатурите, автобиографиите, бележките от интервюта, резултатите от тестове и комуникацията не трябва да бъдат разпръснати в индивидуални имейл акаунти.

Структурираният работен процес за подбор може да следва тези етапи:

1. Заявена позиция
2. Одобрена позиция
3. Публикувана ваканция
4. Получени кандидатури
5. Прегледани кандидати
6. Завършени интервюта
7. Оценен кандидат
8. Одобрена оферта
9. Приета или отхвърлена оферта
10. Кандидатът е превърнат в служител

SIX PeopleFlow може да поддържа ваканцията, кандидата, интервютата, документите и окончателното решение свързани.

Еднократно събиране на информация за кандидата

Данните за кандидатите трябва да се събират в последователен формат.

Това може да включва:

• Име и информация за контакт
• Източник на кандидатурата
• Автобиография и документи
• Позиция, за която се кандидатства
• Съответен опит
• Умения и квалификации
• Статус на интервюто
• Резултати от оценката
• История на комуникацията
• Съгласие или правно основание за обработка на данни
• Дата на задържане или изтриване

Трябва да се събира само информация, необходима за подбора. Чувствителни или несвързани лични въпроси не трябва да стават част от процеса на подбор.

Използване на ясен тръбопровод (pipeline) за кандидати

Тръбопроводът за кандидати показва докъде е стигнал всеки кандидат.

Типичните етапи включват:

Нова кандидатура → Първоначален преглед → Интервю → Оценка → Окончателен преглед → Оферта → Нает или Отхвърлен

Това дава на ЧР и наемащите мениджъри една и съща актуална информация. Също така намалява риска обещаващ кандидат да бъде забравен поради пропуснат имейл.

Оценяване на кандидатите чрез дефинирани критерии

Добрата оценка трябва да използва изискванията за ролята.

Критериите могат да включват:

• Технически познания
• Съответен опит
• Необходима сертификация
• Комуникация
• Решаване на проблеми
• Наличност
• Езикови умения
• Специфична за ролята компетентност

Методът на оценяване трябва да бъде последователен. Различните кандидати за една и съща роля трябва да бъдат оценявани по съпоставими критерии.

PeopleFlow може да съхранява историята на оценките, но софтуерът не трябва да замества професионалната преценка. Мениджърите остават отговорни за справедливите и обясними решения за наемане.

Етап 3: Преминаване от кандидат към служител

Когато избраният кандидат приеме офертата, записът от подбора трябва да продължи в заетостта.

Компанията не трябва да въвежда едно и също име, адрес, информация за контакт и позиция няколко пъти.

Преходът може да създаде:

• Номер на служителя
• Профил на служителя
• Назначаване на позиция
• Назначаване в отдел
• Линия на отчитане
• Дата на започване на работа
• Запис за договор
• Работен график
• Детайли за възнаграждението
• Контролен списък за въвеждане (onboarding)
• Изисквания за документи
• Заявка за оборудване
• Заявка за достъп до системата

Това е една от най-важните връзки в PeopleFlow. Данните от подбора стават отправна точка за досието на служителя, без да се губи историята за това как и защо е бил избран човекът.

Етап 4: Организиране на въвеждането (onboarding)

Въвеждането е нещо повече от подписване на договор и показване на някого къде да седне.

Един добре управляван процес на въвеждане подготвя служителя, мениджъра, екипа на ЧР и поддържащите отдели преди първия ден.

Контролният списък за въвеждане може да включва:

• Подписани трудови документи
• Данъчна и осигурителна информация
• Проверки на самоличността и квалификацията
• Подготовка на работното място
• Компютър и телефон
• Униформа или предпазни средства
• Достъп до сгради и системи
• Обучение по здраве и безопасност
• Фирмени политики
• Специфично за ролята обучение
• Назначен мениджър или ментор
• Цели за първите седмици
• Необходими потвърждения

Всяка задача трябва да има отговорник и краен срок.

Например, ЧР може да управлява трудовите документи, ИТ може да създава акаунти, а мениджърът може да подготвя обучението за ролята. PeopleFlow може да покаже кои задачи са изпълнени и кои все още изискват действие.

Започнете с ясни очаквания

Служителят трябва да разбере:

• Какво включва ролята
• Кой е мениджърът
• Какви цели се прилагат
• Как се отчита работното време
• Как се заявява отпуск
• Кои политики трябва да се спазват
• Как ще се преглежда представянето
• Къде може да се получи помощ

Ясните очаквания намаляват объркването и помагат на служителя да стане продуктивен по-бързо.

Етап 5: Поддържане на точни трудови досиета

Информацията за служителите се променя с времето.

Даден човек може да:

• Промени адреса си
• Се премести в друг отдел
• Получи повишение
• Смени мениджъра си
• Промени работното си време
• Се премести на друго място
• Получи нови отговорности
• Завърши обучение
• Поднови сертификат
• Получи корекция на възнаграждението
• Подпише допълнително споразумение към договора

Тези промени трябва да актуализират текущото досие на служителя, като същевременно запазват историческия запис.

Системата трябва да отговаря на два въпроса:

1. Какво е вярно сега?
2. Какво е било вярно в определен момент в миналото?

Това е важно за ръководството, ТРЗ, одитите и правните спорове.

SIX PeopleFlow може да съхранява текущата информация за служителите заедно с датираните промени, документи и отговорни потребители.

Етап 6: Управление на организационната структура и отговорностите

Досието на служителя не трябва да съществува отделно от организацията.

PeopleFlow трябва да свързва служителите с:

• Юридическо лице
• Бизнес единица
• Отдел
• Екип
• Позиция
• Мениджър
• Разходен център
• Работно място
• Проект
• Оперативна роля

Тази структура помага на бизнеса да разбере кой на кого докладва и къде е наличен трудов капацитет.

Тя също така поддържа одобренията. Заявка за отпуск може да отиде при текущия мениджър на служителя. Промяна в договора може да изисква одобрение от ЧР. Заявка за скъпоструващо обучение може да изисква одобрение от отдела и финансово одобрение.

Когато служител смени ролята си, пътят на одобрение трябва да се промени заедно с позицията.

Етап 7: Планиране на работното време

Работното време започва с планиран график.

Графикът може да дефинира:

• Работни дни
• Часове на започване и приключване
• Смяна
• Почивки
• Договореност за непълно работно време
• Дни за дистанционна работа
• Работа през уикенда
• Празничен календар
• Местоположение
• Правила за гъвкавост

Планираният график не е същото като действителното присъствие.

Служителят може да е планиран за осем часа, но да работи седем часа, да вземе одобрен отпуск, да закъснее или да работи извънредно. PeopleFlow трябва да държи плана и действителния резултат отделно.

Това прави разликите видими и подпомага правилното одобрение.

Етап 8: Отчитане на присъствието и времето

Няколко свързани термина често се бъркат.

Работен график

Работният график показва кога се очаква служителят да работи.

Присъствие

Присъствието показва кога служителят е присъствал или е отчетен като работещ.

Отчет за времето (Timesheet)

Отчетът за времето обяснява как е било използвано работното време. Той може да свързва часове с проект, задача, производствена поръчка, среща за обслужване или вътрешна дейност.

Данни за заплати

Данните за заплати са одобрената информация, използвана за изчисляване на възнаграждението. Те могат да включват редовни часове, извънреден труд, отсъствия, бонуси или други одобрени елементи.

Тези записи са свързани, но не са идентични.

Например, служител може да присъства на работа осем часа и да отчете тези часове в два проекта. Записът за присъствие доказва присъствието. Отчетът за времето обяснява извършената работа.

SIX PeopleFlow може да обедини тези записи, като същевременно запази различните им цели.

Етап 9: Контрол на извънредния труд и изключенията

Извънредният труд не трябва да се превръща в невидим навик.

Един контролиран процес трябва да записва:

• Защо е бил необходим извънреден труд
• Кой го е поискал
• Кой го е одобрил
• Кога е бил отработен
• Колко време е било отчетено
• Как трябва да бъде компенсиран
• Кой проект, поръчка или отдел го е причинил

След това планираният график може да бъде сравнен с действителното работно време.

Повтарящият се извънреден труд може да показва:

• Недостатъчен персонал
• Лошо планиране
• Тесни места в производството
• Прекомерно търсене на услуги
• Нереалистични крайни срокове на проекти
• Липсващи умения
• Неправилни записи на времето

Това превръща проследяването на времето в управленска информация вместо в обикновена администрация.

Етап 10: Управление на отпуските и отсъствията

Отсъствието засяга повече от ЧР.

Когато някой не е на разположение, проектите може да се наложи да бъдат преразпределени. Производственият график може да изисква друг квалифициран оператор. Срещите за обслужване на място може да се наложи да бъдат преместени.

Един структуриран процес на отпуск може да включва:

1. Служителят подава заявка.
2. Системата проверява датите и баланса.
3. Мениджърът преглежда оперативното въздействие.
4. Заявката се одобрява или отхвърля.
5. Календарът на служителя се актуализира.
6. Свързаните екипи получават актуализирана наличност.
7. Подготвя се информация, свързана с ТРЗ.

Различните видове отсъствия могат да включват:

• Годишен отпуск
• Болничен
• Отпуск за отглеждане на дете
• Неплатен отпуск
• Отпуск за обучение
• Бизнес пътуване
• Разрешено отсъствие
• Други локално дефинирани категории

Всеки тип може да изисква различни документи, стъпки за одобрение и третиране в ТРЗ.

Свързване на наличността на ЧР с операциите

Да предположим, че техник за обслужване на място се разболее.

Ако Field Service и PeopleFlow са свързани, наличността на служителя може да се промени и мениджърът на услугите може да бъде предупреден за засегнатите срещи. След това мениджърът може да преразпредели работата.

Същият принцип важи за проекти и производство. Наличността на работната сила трябва да актуализира оперативния план, но оригиналният запис в ЧР трябва да остане източник на информацията за отсъствието.

Етап 11: Управление на уменията и квалификациите

Една компания трябва да знае повече от това кой е нает. Тя трябва да разбере за какво е квалифициран всеки човек.

Записът за умения може да включва:

• Умение или компетентност
• Ниво на владеене
• Сертификат
• Издаваща организация
• Дата на издаване
• Дата на изтичане
• Документ за доказателство
• Изискване за обучение
• Статус на подновяване

Това е особено важно в производството, поддръжката, логистиката и обслужването на място.

Машина може да изисква обучен оператор. Заваряването може да изисква валидна квалификация. Техник може да се нуждае от специфично за продукта разрешение. Шофьор може да изисква валидна книжка.

SIX PeopleFlow може да свърже уменията и квалификациите с досието на служителя. Оперативните екипи могат след това да използват актуална информация за компетентността, когато възлагат работа.

Ранно откриване на изтичащи квалификации

Компанията не трябва да открива изтекъл сертификат, когато работата е на път да започне.

Сигналите могат да помогнат на мениджърите да идентифицират:

• Сертификати, наближаващи изтичане
• Незавършено задължително обучение
• Липсващи умения в екип
• Служители, готови за напреднало обучение
• Роли, които зависят само от един квалифициран човек

Това намалява оперативния риск и подпомага по-доброто планиране на работната сила.

Етап 12: Организиране на обучение и развитие

Обучението трябва да отговаря на реална нужда.

Нуждата може да дойде от:

• Нова роля
• Преглед на представянето
• Нова машина
• Изискване на клиент
• Законово изискване
• Изтичаща квалификация
• Нова система
• Бъдещ план за работната сила

Записите за обучение трябва да показват какво е било планирано, завършено и постигнато.

SIX PeopleFlow може да свърже обучението със служителя, необходимото умение и целта на развитието. Това улеснява проверката дали обучението е решило първоначалния недостиг на способности.

Етап 13: Управление на целите и представянето

Управлението на представянето не трябва да бъде един-единствен разговор в края на годината.

Един по-силен процес включва:

• Ясни очаквания
• Измерими цели
• Редовна обратна връзка
• Коментари на служителя
• Оценка от мениджъра
• Действия за развитие
• Дати за преглед
• Окончателно потвърждение

Целите трябва да бъдат свързани с реалните отговорности на служителя.

Производствен служител може да има цели за качество, производителност и безопасност. Сервизен техник може да има цели за време за реакция, завършване и обслужване на клиенти. Мениджър може да има цели за екип, разходи и доставка.

Информацията за представянето не трябва да се основава само на сурови числа. Контекстът е от значение. По-ниското ниво на производителност може да бъде причинено от повреда на машина, липсващи материали или труден клиентски случай.

PeopleFlow може да организира доказателствата и процеса на преглед, но мениджърите все пак трябва да интерпретират резултатите справедливо.

Етап 14: Поддържане на справедливи и обясними записи за възнагражденията

Възнаграждението може да включва повече от основна заплата.

То може да включва:

• Фиксирана заплата
• Почасово заплащане
• Надбавка за смени
• Извънреден труд
• Заплащане въз основа на представянето
• Комисиона
• Бонус
• Придобивки
• Надбавка за пътуване
• Други одобрени плащания

Всеки елемент на заплащането трябва да има ясна причина, дата на влизане в сила и история на одобренията.

Системата трябва да съхранява:

• Текущо възнаграждение
• Предишно възнаграждение
• Дата на промяна
• Причина за промяната
• Одобряващ
• Свързана позиция или степен
• Обективни критерии за заплащане

Тази информация става особено важна съгласно правилата за прозрачност на заплащането.

SIX PeopleFlow може да организира записите за възнагражденията и данните за заплати. Окончателното изчисляване на заплатите и законовото отчитане могат да останат в PeopleFlow или да продължат чрез интегрирана система за заплати или счетоводство, в зависимост от настройките на компанията.

Етап 15: Свързване на хората с бизнес операциите

PeopleFlow става по-ценен, когато информацията за ЧР подкрепя оперативните решения.

Производство

Производството може да проверява наличността на служителите, разпределението на смените и необходимите квалификации преди възлагане на работа.

Обслужване на място

Мениджърите на услуги могат да виждат дали техниците са налични и квалифицирани. Отпуск, болест или напускане на работа могат да задействат предупреждение за планиране.

Проекти

Ръководителите на проекти могат да използват одобрената наличност и отчетите за времето, за да разберат трудовите усилия и разходите по проекта.

Финанси

Финансовият отдел може да получава одобрена информация за време, възнаграждение и разходни центрове, без да изгражда ръчно записи за ЧР.

Мениджмънт

Ръководството може да преглежда заедно капацитета на работната сила, извънредния труд, отсъствията, уменията и разходите за труд.

Това не означава, че всеки отдел получава достъп до лични данни на ЧР. Всеки екип трябва да получава само информацията, необходима за неговата работа.

Етап 16: Управление на промените по време на заетостта

Жизненият цикъл на служителя не е права линия от въвеждането до напускането.

Служителите могат да се местят между роли, екипи и локации. Те могат да станат мениджъри, да се върнат от отпуск или да преминат от пълно работно време към непълно работно време.

Един контролиран процес на промяна трябва да актуализира всички засегнати области.

Например, едно повишение може да изисква:

• Нова позиция
• Нов мениджър
• Ново възнаграждение
• Нови права за одобрение
• Актуализирана длъжностна характеристика
• Нов достъп до системата
• Нови цели
• Допълнително обучение
• Допълнително споразумение към договора

Промяната трябва да има дата на влизане в сила. Историческата информация трябва да остане достъпна за оторизиран преглед.

Етап 17: Започване на освобождаването (offboarding) с ясен тригер

Освобождаването започва, когато организацията разбере, че даден служител ще напусне.

Тригерът може да бъде:

• Оставка на служителя
• Край на срочен договор
• Пенсиониране
• Взаимно съгласие
• Уволнение
• Вътрешен трансфер към друго юридическо лице
• Друго законово основание

Системата трябва да записва последната работна дата, отговорния мениджър и необходимите действия.

Освобождаването трябва да започне достатъчно рано, за да се прехвърли работата и да се защити организацията.

Етап 18: Прехвърляне на работа и знания

Преди напускането компанията трябва да идентифицира какво притежава служителят.

Това може да включва:

• Отворени задачи
• Проекти
• Взаимоотношения с клиенти
• Срещи за обслужване
• Одобрения на покупки
• Документи
• Оборудване
• Екипни отговорности
• Собственост върху системи
• Важни знания

Тези отговорности трябва да бъдат преразпределени, преди човекът да напусне.

При обслужването на място бъдещите срещи може да се нуждаят от друг техник. В проектите задачите и одобренията се нуждаят от нов собственик. В мениджмънта линиите на отчитане може да се наложи да се променят.

SIX PeopleFlow може да използва събитието на напускане като тригер за свързаните отдели.

Етап 19: Възстановяване на активи и премахване на достъп

Компанията трябва да проследява връщането на:

• Компютър
• Телефон
• Ключове
• Карта за достъп
• Автомобил
• Инструменти
• Предпазни средства
• Документи
• Платежни карти
• Друга фирмена собственост

Достъпът до системата също трябва да бъде преразгледан.

Това може да включва:

• Имейл
• Акаунт в SIX ERP
• Дистанционен достъп
• Клиентски системи
• Достъп до сгради
• Споделени акаунти
• Фирмени устройства
• Услуги на трети страни

Премахването на достъпа трябва да се случи в точния момент. Премахването на достъпа твърде рано може да попречи на служителя да завърши работата си. Премахването му твърде късно може да създаде риск за сигурността.

Етап 20: Попълване на окончателното трудово досие

Процесът на напускане може да изисква:

• Окончателно одобрение на присъствието
• Окончателен отчет за времето
• Преглед на баланса на отпуските
• Уреждане на разходите
• Информация, свързана с ТРЗ
• Върнати активи
• Закриване на достъп
• Необходими документи
• Интервю при напускане
• Причина за напускане
• Класификация за съхранение на записи

Служителят не трябва повече да се появява като наличен за бъдеща работа след датата на влизане в сила на напускането.

Историческата информация може все още да се наложи да бъде съхранявана по правни, ТРЗ, данъчни или одитни причини. Достъпът до тази история трябва да остане ограничен.

Използвайте анализите на работната сила внимателно

Анализите на хората могат да помогнат на ръководството да отговори на важни въпроси:

• Колко време отнема подборът?
• Кои роли са трудни за запълване?
• Колко бързо служителите завършват въвеждането?
• Къде нивата на извънреден труд се увеличават?
• Кои екипи имат високи нива на отсъствия?
• Кои квалификации изтичат?
• Къде се развиват пропуски в уменията?
• Колко често служителите сменят ролите си?
• Защо хората напускат?
• Подкрепени ли са разликите в заплащането от обективни причини?

Полезните измервания включват:

Анализите трябва да подкрепят въпросите, а не да създават автоматични заключения. Високото ниво на отсъствия или по-ниският резултат от представянето трябва да бъдат разследвани справедливо и с подходящ контекст.

Съответствието трябва да бъде вградено в процеса

Софтуерът за ЧР може да поддържа съответствието, но не може сам по себе си да направи една организация съответстваща на правилата.

Компанията все още трябва да дефинира:

• Законосъобразни процедури за ЧР
• Подходящи правила за одобрение
• Права на достъп
• Периоди на съхранение
• Уведомления за служителите
• Справедливи критерии за оценка
• Изисквания на местното трудово законодателство
• Отговорни лица, вземащи решения

PeopleFlow осигурява структурата, записите и проследимостта, необходими за последователното прилагане на тези правила.

GDPR и защита на данните на служителите

Записите на служителите и кандидатите съдържат лична информация. Някои записи могат да съдържат и чувствителна информация.

Съгласно GDPR личните данни трябва да се обработват законосъобразно, справедливо и прозрачно. Организацията трябва да събира само това, което е необходимо, да съхранява информацията само толкова дълго, колкото е необходимо, и да я защитава от неоторизиран достъп или загуба. Тези принципи обикновено се наричат минимизиране на данните, ограничаване на съхранението, цялост и поверителност. (EUR-Lex)

За PeopleFlow това означава:

• Ограничаване на достъпа според ролята.
• Отделяне на чувствителната информация от обикновените оперативни данни.
• Обясняване как се използват данните на служителите.
• Записване на законовото основание за обработка.
• Дефиниране на правила за съхранение.
• Защита на експорти и документи.
• Запазване на история на одита.
• Коригиране на неточна информация.
• Изтриване или анонимизиране на данни, когато е законово подходящо.
• Избягване на събирането на информация без ясна цел за ЧР.

Съгласието невинаги е правилното правно основание при трудовите правоотношения, тъй като връзката между работодател и служител може да не е равнопоставена. Правилното правно основание трябва да бъде избрано според целта, приложимото законодателство и професионалния правен съвет.

Съответствие с работното време

Директивата на ЕС за работното време определя минимални изисквания за работно време, почивка, прекъсвания и годишен отпуск. Тя включва средна максимална работна седмица от 48 часа, включително извънредния труд, и най-малко четири седмици платен годишен отпуск. Тя също така установява минимални правила за дневна и седмична почивка. Националното законодателство и колективните трудови договори могат да предоставят допълнителни подробности или по-силна защита. (Европейски съюз)

PeopleFlow може да поддържа съответствието с работното време чрез поддържане на:

• Планирани графици
• Действително присъствие
• Одобрен извънреден труд
• Периоди на почивка
• Отпуск/blog/from-recruitment-to-offboarding/
• Информация за смени
• Изключения
• История на одобренията

Системата трябва да предупреждава за възможни нарушения, но мениджърите все пак трябва да преглеждат ситуацията според националното законодателство и трудовата договореност на служителя.

Прозрачност на заплащането и равно заплащане

„Законът за прозрачност на заплащането“ е по-точно описан на ниво ЕС като Директива на ЕС за прозрачност на заплащането, Директива (ЕС) 2023/970.

Държавите-членки на ЕС бяха длъжни да транспонират Директивата в националното си законодателство до 7 юни 2026 г. Прилагащият закон на всяка държава определя точните местни процедури, органи и санкции, така че работодателите трябва да проверяват правилата във всяка държава, в която наемат хора. (EUR-Lex)

Директивата засяга подбора и заетостта.

Информация за заплащането по време на подбора

Работодателите трябва да предоставят на кандидатите информация за първоначалното заплащане или диапазона на заплащане. Тази информация трябва да бъде предоставена в обявата за вакантното място или преди интервюто. Работодателите не трябва да питат кандидатите за тяхната история на заплащане. Обявите за подбор и длъжностите също трябва да бъдат неутрални по отношение на пола. (Европейска комисия)

PeopleFlow може да подкрепи това чрез съхраняване на:

• Одобрен диапазон на заплащане за длъжността
• Публикувана информация за свободни работни места
• Обективни критерии за подбор
• Оценки на кандидатите
• Детайли на предложението
• История на одобренията

Обективни структури на заплащане

Разликите в заплащането трябва да се основават на обективни, полово неутрални критерии.

Възможните критерии включват:

• Отговорност
• Необходима компетентност
• Опит
• Условия на труд
• Изпълнение
• Недостиг на квалифицирани умения
• Изисквания за смени или местоположение

Тези критерии трябва да бъдат документирани и прилагани последователно.

PeopleFlow може да свърже длъжността, степента, уменията, отговорностите, възнаграждението и историята на промените на служителя. Това създава необходимите данни за преглед дали решенията за заплащане могат да бъдат обяснени.

Права на служителите за информация относно заплащането

Работниците могат да изискват информация за индивидуалното си ниво на заплащане и средните нива на заплащане, разбити по пол, за категории работници, изпълняващи еднаква работа или работа с равна стойност. Работодателите също така трябва редовно да информират работниците за това право и как да го използват. (Европейски съюз)

Това означава, че компаниите се нуждаят от надежден начин за дефиниране на сравними категории работа. Сравняването само на длъжности не е достатъчно. Компанията може да се наложи да вземе предвид отговорността, уменията, усилията и условията на труд.

Отчитане на заплащането

Директивата създава задължения за докладване въз основа на размера на работодателя:

• Работодатели с 250 или повече работници докладват до 7 юни 2027 г. и всяка година след това.
• Работодатели със 150 до 249 работници докладват до 7 юни 2027 г. и на всеки три години след това.
• Работодатели със 100 до 149 работници докладват до 7 юни 2031 г. и на всеки три години след това.

Държавите членки могат да изискват и от по-малки работодатели да докладват. (EUR-Lex)

PeopleFlow може да помогне за подготовката на необходимите данни, като поддържа последователни записи за длъжност, категория, пол, елементи на заплащане, работно време и дати на влизане в сила.

Съвместна оценка на заплащането

Съвместна оценка на заплащането може да бъде изискана, когато докладването разкрие разлика в заплащането от поне 5 процента в дадена категория работници, работодателят не може да обоснове разликата, използвайки обективни и полово неутрални критерии, и разликата не е коригирана в рамките на шест месеца. (EUR-Lex)

Това прави историческите и обясними HR данни от съществено значение. Една компания трябва да може да покаже как са били класифицирани ролите и защо са взети решенията за заплащане.

Изкуствен интелект в подбора на персонал и управлението на работната сила

Изкуственият интелект може да се използва за сортиране на кандидатури, препоръчване на кандидати, оценка на представянето, разпределяне на работа или наблюдение на поведението на служителите.

Законът за ИИ на ЕС идентифицира определени системи за ИИ, използвани за набиране, подбор и управление на работници, като високорискови. Това включва системи, предназначени да филтрират кандидатури или да оценяват кандидати. Класификацията може да зависи от това как се използва системата и дали тя съществено влияе на решенията. (eur-lex.europa.eu)

Ако ИИ се използва с PeopleFlow, организацията трябва да поддържа:

• Ясна цел
• Човешки надзор
• Подходящи контроли за достъп
• Проверки на качеството на данните
• Записи на решенията
• Тестване за пристрастия
• Начин за оспорване на неверни резултати
• Информация за това къде ИИ е повлиял на решение

ИИ може да помогне за организирането на информация, но не трябва тихо да се превръща в окончателен вземащ решения за наемане, повишение, представяне или уволнение.

Антидискриминация и справедливо отношение

Решенията за набиране на персонал, повишение, възнаграждение, обучение и напускане трябва да използват справедливи и релевантни критерии.

PeopleFlow може да помогне, като направи критериите, одобренията и решенията проследими. Въпреки това, пълната одитна следа не доказва, че дадено решение е било справедливо. Самите критерии също трябва да бъдат законосъобразни, обективни и последователно прилагани.

Мениджърите трябва да бъдат обучени да разбират:

• Коя информация е релевантна
• Кои въпроси са неподходящи
• Как пристрастията могат да повлияят на преценката
• Как да документират решение
• Кога се изисква преглед от HR или правен отдел

Записи, съхранение и прекратяване на трудовото правоотношение

Прекратяването на трудовото правоотношение не означава незабавно изтриване на досието на служителя.

Някои данни може да се наложи да бъдат запазени поради изисквания за труд, заплати, данъци, здраве и безопасност, пенсии, съдебни спорове или отчитане. Друга информация може вече да няма валидна цел и трябва да бъде премахната.

Правилният подход е да се класифицират записите по предназначение.

Например:

Точните срокове за съхранение трябва да бъдат определени съгласно националното законодателство и фирмената политика.

Как успешно да внедрите PeopleFlow

Внедряването на PeopleFlow трябва да започне с проектиране на процеси, а не с импортиране на данни.

Картографирайте жизнения цикъл на служителя

Документирайте как протичат в момента набирането на персонал, въвеждането в работа, работното време, отпуските, развитието, промените и напусканията.

Определете собствеността

Решете кой създава, преглежда, одобрява и приключва всяко HR действие.

Почистете данните за служителите

Премахнете дубликати, коригирайте остарели записи и идентифицирайте липсващи документи.

Изградете организационната структура

Определете компании, отдели, екипи, длъжности, мениджъри, разходни центрове и местоположения.

Конфигурирайте достъпа

Дайте на всяка роля само информацията, необходима за нейните отговорности.

Определете събитията, свързани с трудовото правоотношение

Създайте ясни събития за наемане, повишение, промяна на договор, отпуск, болест, преместване и напускане.

Свържете оперативните системи

Решете как PeopleFlow трябва да обменя информация за наличност, умения, време и събития при напускане с Field Service, Manufacturing, Projects, Finance и други SIX ERP процеси.

Тествайте изключенията

Тествайте какво се случва, когато отпускът бъде отменен, мениджърът се смени, сертификатът изтече или служител напусне с незавършена работа.

Обучете служителите и мениджърите

Един процес е надежден само когато потребителите разбират какво трябва да правят и защо данните са важни.

Преглед и подобрение

Наблюдавайте закъснения, грешки, липсващи записи и повтарящи се ръчни корекции. Използвайте тези констатации, за да подобрите процеса.

От записи за хора към интелигентно управление на работната сила

Една модерна HR система трябва да прави повече от съхраняване на договори и заявки за отпуск.

Тя трябва да помогне на организацията да разбере:

• Кой е на разположение
• Кой е квалифициран
• Кои екипи се нуждаят от подкрепа
• Къде извънредният труд се увеличава
• Кои умения липсват
• Дали решенията за възнаграждение са обясними
• Кои отговорности трябва да бъдат преразпределени
• Къде се развиват рискове за съответствие

SIX PeopleFlow свързва набирането на персонал, трудовото правоотношение, работното време, развитието и прекратяването на трудовото правоотношение с по-широкия бизнес.

Резултатът е един ясен жизнен цикъл на служителя:

Набирайте справедливо. Въвеждайте последователно. Управлявайте точно. Развивайте целенасочено. Прекратявайте отговорно.

Бележка за съответствие: Тази статия предоставя обща информация и не представлява правен съвет. Изискванията за заетост, заплати, защита на данните и съхранение варират в зависимост от държавата. Организациите трябва да потвърдят своите задължения с квалифицирани местни HR, счетоводни, специалисти по защита на данните и юристи.