Формула за предпазен запас: Практическо ръководство за буфери

Вашата прогноза изглежда разумна. Доставчикът обикновено доставя, когато е обещано. След това търсенето скача, докато доставката се забавя, и складът остава без наличност, преди отделът за покупки да може да реагира. Формулата за предпазен запас ви помага да зададете буфер за тази празнина, но изчислението работи само когато вашата система за планиране използва правилната история на търсенето, срокове за доставка и политика за артикулите.

От какво всъщност ви предпазва предпазният запас

Предпазният запас е допълнителен инвентар, държан за поемане на несигурност по време на попълване. Той предпазва от разликата между това, което очаквате да консумирате, и това, от което се нуждаете, преди да стане наличен заместващ запас.

Това е различно от цикличния запас, който покрива обичайната консумация между попълванията. Ако един планиращ очаква даден артикул да се движи стабилно, нормалното количество за попълване поддържа тази очаквана употреба. Предпазният буфер покрива вариациите около нея.

Една прогноза може да бъде полезна, без да е точна. По същия начин, един доставчик може да бъде надежден, без да доставя всяка поръчка в идентичен прозорец. Разглеждането на всяка вариация като провал в планирането насърчава екипите да преследват невъзможна прецизност, вместо да вземат ясно решение за риск.

Практическо правило: Задайте буфера така, че да защитава определен бизнес ангажимент, а не да прикрива всяка слабост във веригата за доставки.

Бизнес ангажиментът е важен. Недостигът на лесно заменим артикул създава различен проблем от липсващ компонент, който спира производството. Оперативните мениджъри трябва да включат отделите за покупки, продажби и финанси, когато решават кои последици оправдават допълнителен инвентар.

За екипи, оценяващи къде да разпределят защита в операциите, Forge Reliability on reliability consulting предлага свързан ресурс за разглеждане на разпределението на ресурсите. Практическият въпрос е кои оперативни рискове заслужават оскъдни ресурси, включително инвентар.

Полезният буфер балансира разходите за съхранение спрямо последиците от недостиг. Той не е аварийна купчина, която никой не поставя под въпрос, и не е статистически резултат, който автоматично става политика. Някой трябва да поеме решението, да документира обосновката и да го преразглежда, когато оперативните условия се променят.

Как предпазният запас се вписва в логиката на точката за презареждане

Точката за презареждане отговаря кога трябва да започне попълването. Предпазният запас отговаря колко защита да се добави за несигурност. Разделянето на тези решения предотвратява често срещана грешка в конфигурацията.

За модела с фиксиран срок за доставка, ROPИнтегрираната система свързва бизнес функции или приложения, така че те да могат да споделят информация. Една ERP система използва този подход за свързване на операциите и намаляване на повтарящото се въвеждане на данни. = μd × L + SS, където μd е средното търсене за период, L е срокът за доставка в съответстващи периоди, а SS е буферът за несигурност. Разграничението между очакваното търсене и предпазния запас следва статистическия подход, описан в справката за предпазен запас на MIT.

Терминът за очаквано търсене поддържа потреблението, докато поръчката за заместване се изпълнява. Буферът е над това очаквано изискване. Ако конфигурирате предпазния запас, сякаш той е цялото изискване за срок за доставка, вие смесвате нормалната употреба със защита и правите правилото за планиране по-трудно за валидиране.

Определете спусъка, преди да го автоматизирате

Документирайте какво сравнява вашата система с точката за презареждане. Един прост спусък за наличност изисква контроли за отворени поръчки за покупка и съществуващи ангажименти. В противен случай, планиращ може да предложи друга поръчка, въпреки че вече е налично достатъчно попълване.

Също така определете кога запасите се считат за налични. Стоки, чакащи инспекция или складиране, може все още да не поддържат комплектуване или производство.

Количеството на поръчката остава отделно решение. Преминаването на прага трябва да инициира процеса на попълване, а не да диктува количество за покупка, без да се вземат предвид опаковката, минималните количества на доставчика и политиката за поръчка на артикула. Математически коректен буфер няма да спаси неясно правило за попълване.

Стандартната формула с фиксиран срок за доставка

Използвайте стандартното изчисление, когато търсенето варира, но срокът за доставка е ефективно фиксиран:

SS = Z × σd × √L

Формулата използва статистическия подход, цитиран по-горе. Нейните входни данни трябва да описват същия артикул, местоположение и оперативни условия.

• Z е факторът на обслужване. Той представлява избраната цел за циклично обслужване съгласно модела на нормалното разпределение.
• σd е стандартното отклонение на търсенето. То измерва вариацията в търсенето за период, а не средната консумация.
• L е срокът за доставка. Изразете го в същите периоди, използвани за изчисляване на променливостта на търсенето.

Изчислете буфера за търсене

В примера за предпазен запас на Amazon Business, средното търсене е 20 единици на ден, стандартното отклонение на дневното търсене е 5 единици, срокът за доставка е 9 дни, а целта за обслужване е 95%, използвайки Z ≈ 1.65. Изчислението е 1.65 × 5 × √9 = 1.65 × 5 × 3, което дава приблизително 25 единици след закръгляване.

Средното търсене не влиза в това изчисление на буфера. То принадлежи към очакваното търсене за срока за доставка. Коренният член мащабира дневната несигурност през прозореца за попълване, вместо да я умножава директно по изминалото време.

Не заменяйте стандартното отклонение със средни продажби само защото средната стойност е по-лесна за извличане от вашата система.

Знайте какво означава целта за обслужване

Целта на примера е ниво на циклично обслужване, а не ангажимент за степен на изпълнение. Повечето уроци по управление на инвентара дефинират фактора на обслужване по отношение на стандартните отклонения над средното търсене за срока за доставка. Целта се отнася до избягване на изчерпване на наличности по време на цикъл на попълване, а не до дела на отделните единици, доставени без забавяне.

Преди да използвате тази формула, проверете модела на търсенето. Дълги пропуски между заявките, големи промоционални увеличения и променящо се търсене на продукти заслужават преглед от анализатор. Нестабилните срокове на доставчиците също изискват модел, който отчита вариациите в доставките, вместо да ги приема за даденост.

Формулата, която обработва променливи срокове за доставка

Когато както търсенето, така и сроковете за доставка от доставчици варират, използвайте изчисление за комбинирана променливост:

SS = Z × √((σd² × L) + (μd² × σL²))

Тук L е средният срок за доставка, μd е средното търсене за период, а σL е стандартното отклонение на срока за доставка. Терминът за вариация на търсенето оценява несигурността по време на средния прозорец за попълване. Терминът за срок за доставка отчита потреблението, докато сроковете за доставка варират.

Този модел предполага, че вариациите в търсенето и срока за доставка са независими и сравнително стабилни. Това предположение е важно. Ако същият сезонен натиск увеличава търсенето на клиенти и забавя доставчиците, планиращият не трябва да разглежда изчислението като пълно описание на риска.

Хипотетичен пример за комбинирана променливост

Да предположим, че даден артикул е средно 20 единици на ден, със стандартно отклонение на търсенето от 5 единици. Средният му срок за доставка е 10 дни, стандартното отклонение на срока за доставка е 2 дни, а целта за циклично обслужване е 95%.

Използвайки фактора на обслужване от примера с фиксиран срок за доставка:

SS = 1.65 × √((5² × 10) + (20² × 2²)) ≈ 71 единици

Съответната точка за презареждане е приблизително 271 единици, включваща 200 единици очаквано търсене за срока за доставка и 71 единици предпазен запас. Това са илюстративни предположения, а не действителен резултат от доставчик.

Измерете процеса на доставка, на който разчитате

Изчислете сроковете на доставчика от скорошна история на поръчки и получавания. Определете последователни начални и крайни събития, след това идентифицирайте частични доставки, задържания за инспекция и необичайни пратки, преди да оцените вариациите.

Предаването на покупки е важно тук: складът записва действителното получаване, отделът за покупки разследва забавянията, а планиращият решава кои наблюдения представляват текущия процес на попълване. Ръководството за правилно управление на покупките предоставя свързан поглед върху този контролиран поток на покупки.

Използвайте по-богатата формула, когато вариацията в доставките е съществена и историята подкрепя нейното оценяване. Добавянето на сложност без надеждни записи за получаване създава привидна прецизност, а не защитим буфер.

Избор на правилната формула за вашите данни

Изберете метода, който съответства на оперативните условия, които можете да демонстрирате. По-сложното уравнение не е автоматично по-точно.

Съпоставяне на формулата за предпазен запас с вашата ситуация

За подход, базиран на наблюдаваното търсене, разгледайте общото потребление по време на действителните прозорци за попълване. Оценете прага на търсене, свързан с избраната цел за обслужване, след това отделете очакваното потребление от допълнителната защита. Нека анализатор прегледа метода, преди да го приложи към оскъдна или силно нередовна история.

Категориите в таблицата са отправни точки, а не постоянни етикети. Промяна на доставчик може да извади артикул от категорията с фиксиран срок за доставка. Пускане на продукт може да направи историческия му модел нерелевантен.

Коригирайте слабите входни данни, преди да изберете по-богат модел

За екипите за доставки, работещи на базата на търсенето, ресурсът за подобряване на точността на търсенето при доставки е подходящ спътник на това решение.

Започнете с чисти транзакции и защитим прозорец за попълване. Когато историята е недостатъчна, запишете временна политика и нейните ограничения. Не правете неподкрепено стандартно отклонение да изглежда авторитетно, като го поставяте в по-сложна формула.

Входни данни, които вашият ERP модул за планиране трябва да улавя

Система за планиране на ресурсите на предприятиетоERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация., или ERPERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация., свързва бизнес записи и процеси. За планиране на предпазен запас, нейните записи на параметри трябва да запазват основата зад всеки резултат, а не само крайното количество.

Версионирайте тези записи по артикулен номер, или SKU, и местоположение. Различните складове може да имат различни доставчици, модели на потребление и ангажименти към клиенти, дори когато съхраняват един и същ артикул.

Запазете основата за изчисление

• История и основа на търсенето: Запишете историческия прозорец и дали планирането използва потребление, пратки, прогнози или грешка в прогнозата.
• Предположения за попълване: Запазете средните стойности на срока за доставка, вариациите, контекста на доставчика и политиката за поръчки.
• Политика за обслужване: Документирайте критичността на артикула, маржа, последиците от недостиг и ангажиментите към клиенти.
• Метод и контроли за преглед: Съхранявайте избраното разпределение, честотата на преглед, датата на влизане в сила, одобрителя и причината за промяна.
• Оперативни ограничения: Разгледайте сезонността, минималните количества за поръчка, срока на годност и честотата на преглед отделно от статистическата несигурност.

Маркирайте прекъсващото търсене, промоциите, промените в жизнения цикъл и недостатъчната история за внимание от анализатор. Празен или ненадежден вход не трябва да става одобрено предположение за планиране.

За екипи, оценяващи как да запазят обосновката зад прогнозите, сравнете одитируеми инструменти за прогнозиране заедно с вашите изисквания за версии на входни данни и одобрения.

Записите за покупки предоставят част от това доказателство. SIX PurchaseFlow свързва заявки за покупки, оферти от доставчици, одобрения, поръчки за покупка и входящи доставки в контролиран процес. Тези свързани записи дават на екипите общ поглед върху това, което е необходимо, поръчано, очаквано и получено, което е полезно при валидиране на предположенията за попълване.

Повторно валидиране на буфери и често срещани грешки в параметрите

Дайте на всеки буфер собственик и дата за преглед. Месечен преглед може да е подходящ за артикули с голямо въздействие или променливи артикули, докато тримесечни прегледи може да са достатъчни за предвидими артикули. Това са практически избори за график, а не универсални изисквания.

Преизчислявайте по-рано, когато се променят моделите на търсене, ефективността на доставчика, сроковете за доставка, целите за обслужване или политиките за попълване. Не чакайте планирания преглед, когато отделът за покупки смени доставчици или продажбите одобрят промоция.

Диагностицирайте изчерпването на наличности, преди да промените количеството

Когато даден артикул е в недостиг, проследете засегнатия цикъл на попълване чрез записи за търсене, поръчки за покупка, получавания и движения на запаси. Установете дали причината е била скок в търсенето, забавяне от доставчик, грешка в инвентара или остарял параметър за планиране.

След това актуализирайте съответното предположение или коригирайте процеса. Неправилно осчетоводено получаване изисква корекция на транзакцията. Забавяне от доставчик изисква разследване на ефективността на доставката. Нито едно от двете не трябва автоматично да се превръща в постоянно увеличение на инвентара.

Дисциплина на прегледа: Запишете причината за недостига до промяната на параметъра, за да може следващият планиращ да разбере решението.

Внимавайте за несъответстващи параметри

• Глобални цели за обслужване: Проверете дали политиката за артикула отразява последиците от недостига.
• Игнорирана вариация в доставките: Валидирайте предположенията за срокове след промени на доставчик или транспорт.
• Минимални количества, третирани като защита: Дръжте ограниченията за поръчки от доставчик отделно от буфера за несигурност.
• Остаряла грешка в прогнозата: Преоценете основата на търсенето, когато се промени процесът на попълване или методът на планиране.

Свържете прегледите на обслужването с проверки за ефективност на инвентара. Формулата за коефициент на оборот на инвентара предлага допълнителен начин за изследване на използването на запасите, но оборотът не трябва да замества оценката на риска от недостиг.

Завършете всеки преглед с одобрено действие, дата на влизане в сила и посочено лице, отговорно за проверката на резултата.

Настройка на предпазен запас във вашия ERP модул за планиране

Третирайте внедряването като контролиран работен процес за планиране, а не като импортиране на електронна таблица. Изчислението, спусъкът за попълване, одобренията и обработката на изключения трябва да съвпадат.

SIX StockFlow свързва покупки, складиране, инвентар и изпълнение, от получаване и складиране до резервации, комплектуване, опаковане и доставка. Той осигурява видимост на запасите на различни места и проследяване на партиди и серийни номера. За планиране на предпазен запас, тези инвентарни записи трябва да формират оперативната основа на конфигурацията.

Конфигурирайте записа и неговите предавания

• Подгответе записи за артикул-местоположение: Потвърдете мерните единици, източника на попълване, основата на търсенето и собствеността на параметрите.
• Изчислете от проследима история: Използвайте записи за издаване или пратки за търсене и записи за поръчка до получаване от доставчик за срок за доставка.
• Приложете одобрена политика: Изберете фактора на обслужване и метода на изчисление, след това запазете резултата с неговата версия на входните данни.
• Определете поведението на попълване: Посочете мярката на запаса, третирането на отворени поръчки, одобрението на предложението и предаването на поръчката за покупка.
• Насочете изключенията: Изисквайте преглед от планиращ за промоции, нередовно търсене, липсваща история и съществени промени в предположенията.

Това са изисквания за конфигурация, които трябва да бъдат валидирани по време на внедряването. Не приемайте, че възможностите за инвентар на даден продукт доказват, че всеки статистически метод или работен процес за изключения вече е конфигуриран.

Тествайте оперативната последователност

Повторете представителни транзакции, преди да активирате предложенията. Проверете дали получаванията актуализират наличността правилно, резервациите засягат предвидената мярка на запаса и съществуваща поръчка предотвратява дублиращо попълване.

Ръководството за внедряване на решение за управление на склад е релевантно при картографирането на тези предавания в склада.

Дръжте предположенията за артикули и одобрените политики за буфери достъпни за отделите за покупки, продажби и финанси. Ежедневната полезност зависи от надеждни записи и ясни отговорности толкова, колкото и от избраното уравнение.

Кръстосано функционално въздействие от правилното определяне на буфера

Отделът за покупки се нуждае от доказателства от доставчици, по които може да действа. Отделът за продажби се нуждае от информация за наличност, която може да използва при поемане на ангажименти. Производството се нуждае от реалистичен поглед върху материалите, докато финансите трябва да разбират защо парите остават обвързани в запаси.

Защитим буфер дава на тези екипи обща основа за планиране. Той не гарантира доставка, не елиминира недостига или автоматично не намалява оборотния капитал. Той прави решението за защита видимо, така че екипите да могат да го оспорват с доказателства, а не с конкуриращи се електронни таблици.

Свържете материалната политика с производствените решения

SIX ManufacturingFlow свързва производствени поръчки, машини, служители, материали, спецификации на материали, работни стъпки, проверки на качеството и напредък на производството. Споделената актуална информация между продажби, покупки, склад и производство помага на екипите да координират пътя от клиентска поръчка до готов продукт.

Спецификация на материалите, или BOMСпецификацията на материалите (BOM) изброява материалите и компонентите, както и техните количества, необходими за производството на даден продукт., изброява материалите, необходими за производството на продукт. За компонент от този списък, последицата от недостиг може да се простира отвъд неговата покупна стойност до производствените поръчки, които зависят от него.

Един нискотарифен компонент може да заслужи внимателна защита, когато бизнес последицата от липсата му е висока.

Оценете повече от пропуснатата продажба. Ускорени товари, промени в графика и работа с клиенти също могат да повлияят на решението.

Договорете се кой може да разреши по-висока цел и кой оценява ефекта от разходите за съхранение. След това свържете това одобрениеAPI (интерфейс за приложно програмиране) позволява на софтуерните системи да обменят информация. Свързан с ERP система, той помага за трансфера на бизнес данни и намалява ръчното въвеждане. със записа за планиране на артикула, така че изпълнението на склада да отразява бизнес решение, а не необяснимо количество.

Бърза справка за избор на формула

Използвайте тази справка, за да изберете начален метод, след което валидирайте предположенията спрямо текущите записи на артикула. Типичните артикули по-долу са илюстративни категории, а не гаранции за предвидимо поведение.

Бърза справка за формула за предпазен запас

Проверете готовността преди изчислението

• Историята е използваема: Транзакциите са съгласувани и избраният период представлява текущите условия.
• Единиците съвпадат: Периодите на търсене и периодите на срока за доставка съвпадат.
• Политиката е одобрена: Целта и правилата за поръчки имат собственик.
• Изключенията са видими: Липсващи данни и необичайно търсене достигат до планиращ.
• Прегледът е насрочен: Промените имат дата на влизане в сила и последващи действия.

Значението на артикула влияе на решението за защита. Само по себе си то не определя коя статистическа формула е подходяща. Изберете модела от наблюдаваното поведение, след което приложете одобрената политика за обслужване.

Често срещани погрешни схващания, които изкривяват буфера

По-висока цел за обслужване не е автоматично по-добра. По-взискателната защита изисква повече инвентар съгласно статистическия модел. Въпросът е дали този допълнителен ангажимент е оправдан от последиците от недостиг.

Фиксиран брой дни на търсене не е същото като измерен буфер за несигурност. Дните на покритие могат да комуникират ясно политика, но това не установява, че политиката съответства на вариациите в търсенето и предлагането на артикула.

Оспорвайте настройки, които нямат обяснение

Еднообразните буфери заслужават внимателно разглеждане, когато артикулите се различават по срок на годност, марж, критичност или ангажимент към клиенти. Постоянните настройки заслужават внимателно разглеждане, когато бизнесът се е променил. Надутите количества заслужават внимателно разглеждане, когато физическите запаси и системните записи не съвпадат.

Попитайте собственика на параметъра за основата зад настройката:

• Цел: Кой конкретен ангажимент за обслужване поддържа тази защита?
• Доказателства: Кои транзакции и условия за попълване подкрепят предположенията?
• Контрол: Кой е одобрил настройката и кое събитие изисква нов преглед?

Коригирайте неточните инвентарни записи, преди да разчитате на тях за генериране на решения за попълване. Купуването на повече запаси може да остави оригиналния проблем с транзакцията нерешен, като същевременно увеличи тежестта на съхранение.

Препратки

Използваните по-горе препратки за изчисления са четивото на MIT Safety Stock, урокът на Държавния университет на Северна Каролина Safety Stock Analysis и работещият пример за предпазен запас на Amazon Business.

Защитима формула за предпазен запас произвежда повече от количество. Тя произвежда решение, което отделът за покупки може да изпълни, екипите в склада могат да проверят, а мениджърите могат да обяснят.

SIX ERP предлага свързани работни процеси за покупки, инвентар и производство, които предоставят необходимите записи за поддържане на дисциплинирано планиране на попълването. Посетете SIX ERP, за да обсъдите как вашите политики за артикул-местоположение, история на получавания от доставчици и одобрения от планиращи трябва да се впишат във вашата конфигурация на предпазен запас.