ERPERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация. системата за планиране на производството и покупки работи ефективно, когато един сигнал за търсене управлява и двете. Работната поръчка създава нуждата от материали, нуждата от материали създава поръчката за покупка, а получените стоки създават счетоводния запис. Прекъснете някоя от тези връзки и екипът ви ще трябва да ги изгражда наново ръчно в електронни таблици.
Ето как да свържете трите елемента и какво да проверите, преди да изберете система.
Обичайният провал са три системи, които гадаят
Представете си плановик, който насрочва работна поръчка в понеделник. Отделът по покупки не я вижда до сряда, когато някой изпраща списък с липси по имейл. Финансовият отдел вижда фактурата от доставчика в петък и няма представа към коя задача принадлежи тя.
Никой в тази верига не е небрежен. Всеки екип има собствен инструмент, собствени числа и собствена версия на истината.
Проблемът не е в дисциплината. Проблемът е в данните, които живеят на три различни места.
Типични симптоми:
- Липси, открити след пускането на работната поръчка
- Поръчки за покупка, въведени два пъти – веднъж във файла за планиране и веднъж в счетоводството
- Фактури, които не могат да бъдат съпоставени с разписка за приемане
- Себестойност на поръчката, която става известна едва след нейното приключване
Започнете с един сигнал за търсене
Работният процес в производствената ERP система започва от търсенето: поръчка за продажба, прогноза или правило за попълване на наличностите. Всичко по веригата трябва да чете от този единствен запис.
В ERP система за дискретно производство това търсене се разгръща чрез спецификацията на материалите. Всеки компонент се проверява спрямо наличностите, резервациите и отворените поръчки за покупка. Това, което липсва, се превръща в заявка за покупка. Наличното се резервира за работната поръчка.
Една електронна таблица може да изброи липсите. Но тя не може да ги поддържа актуални, когато поръчката за продажба се промени във вторник.
Позволете на спецификацията на материалите да управлява покупките
Спецификацията на материалите е мостът между планирането и купуването. Ако тя е грешна, всяка поръчка за покупка по веригата също ще бъде грешна.
Първо подредете тези елементи:
- Структура: Компоненти, количества и допустим брак за всеки продукт
- Срокове за доставка: Срок за доставка от доставчика за всеки материал, а не един по подразбиране за всичко
- Алтернативи: Одобрени заместващи материали, така че липсата да не спира линията
- Капацитет: Натоварване на работните центрове, така че планът да отразява това, което цехът действително може да изпълни
Тогава правилото е просто. Нуждата от материал се превръща в заявка за покупка. Заявката преминава през одобрениеОдобрението е формално решение, което позволява на дадена заявка или действие да продължи напред. Една ERP система може да насочва одобренията и да записва кой е взел всяко решение.. Одобрената заявка се превръща в поръчка за покупка с краен срок, който съответства на производствения график.
Не позволявайте на купувачите да работят от отделен списък. Отделният списък е причината крайният срок да се разминава с графика.
Свържете покупките и счетоводството при приемането на стоката
За да свържете покупките и счетоводството, обвържете фактурата с разписката за получените стоки, а не само с поръчката за покупка. Това е тристранното съответствие и именно тук започват повечето трудности при равняването.
Последователността е кратка:
- Поръчката за покупка записва какво сте се съгласили да купите и на каква цена.
- Складовата разписка записва какво действително е пристигнало.
- Фактурата от доставчика се съпоставя и с двете, преди да бъде одобрена за плащане.
Когато трите записа споделят една ERP система, съответствието е просто проверка, а не цял проект. Системата сигнализира за разлика в количеството или цената в момента, в който тя се появи. При отделни инструменти финансовият отдел я открива едва в края на месеца.
Приемането също така определя разходите. Получените материали влизат в инвентара по тяхната покупна цена. Когато работната поръчка ги консумира, разходът се прехвърля в задачата. Счетоводството не се нуждае от отделен запис. То се нуждае от същата трансакция, видяна от финансова страна.
Изчислявайте себестойността на поръчката по време на изпълнението ѝ
Производствените разходи имат три части: материали, труд и режийни разходи. Материалите идват от разписките по-горе. Трудът идва от времето, отчетено в цеха за съответната работна поръчка. Режийните разходи се разпределят според правилото, определено от вашия финансов екип.
Когато са свързани, това ви дава текуща себестойност за всяка работна поръчка, вместо число, което пристига след приключване на работата. Сравнете я със стандартната себестойност по време на производството и все още ще можете да реагирате на разликата.
Това е и мястото, където се появяват проблемите с маржа. Ако цената на материала се е повишила между поръчката за покупка и приемането, себестойността на поръчката ще го покаже. Никой не трябва да рови в имейли от доставчици.
Какво да проверите, преди да изберете система
Всички доставчици ще кажат, че техните модули са интегрирани. Тествайте го с вашия собствен процес.
Поискайте демонстрация, която проследява една поръчка за продажба от началото до края:
- Създава ли поръчката за продажба изискване за материали без повторно въвеждане?
- Превръща ли се липсата в заявка за покупка в същата система?
- Автоматично ли се съпоставя фактурата от доставчика с разписката?
- Показва ли работната поръчка действителните разходи за материали, труд и режийни?
- Можете ли да проследите готова партида обратно до партидата на доставчика?
Също така проверете как таксува доставчикът. Лицензирането на потребител наказва компаниите, които искат плановици, купувачи, складов персонал и счетоводители да бъдат в една и съща система. И попитайте какво се случва с персонализациите при надграждане.
Не избирайте система само защото е тази, която използват вашите колеги. Изберете тази, която следва вашия процес без заобиколни решения.
Как SIX ERP свързва трите елемента
SIX ERP е конфигурируема, напълно управлявана платформа, която обединява планиране, покупки, инвентар, производство и финанси в една частна средаЧастната среда е софтуерна среда, предназначена за един клиент. Тя отделя данните и настройките на този клиент, като същевременно поддържа договорени условия за достъп, поддръжка и архивиране.. ManufacturingFlow обхваща планиране на производството, спецификации на материалите, работни поръчки, капацитет, изпълнение в цеха, качество, складове, проследимост и определяне на себестойността. PurchaseFlow управлява заявки за покупки, оферти от доставчици, одобрения, поръчки за покупки и входящи доставки. FinanceFlow обхваща фактуриране, плащания, бюджети, счетоводство и отчитане.
Те споделят един модел на данни, така че работната поръчка, нейните поръчки за покупка и нейните разходи са свързани записи, а не експорти. Бизнес стойността на SIX ERP в реални операции показва как изглежда това в производствени и търговски внедрявания.
Ако искате повече подробности за планирането, вижте SIX ManufacturingFlow за планиране и проследяване на производството. За по-широка картина, ERP за производство обхваща MTOMTO означава, че производството започва след като клиентът направи поръчка, което позволява продуктите да бъдат изработени според изискванията на клиента., MTSMTS (производство за склад)е производствен метод, при който компанията произвежда продукти, преди клиентите да ги поръчат. Готовите продукти се съхраняват в склад и са готови за изпращане, когато постъпи поръчка.Производителите често използват MTS за продукти с постоянно търсене и стандартен дизайн. Това може да им помогне да доставят поръчките бързо. Въпреки това, прекомерното производство може да остави компанията с непродадена наличност, докато твърде малкото производство може да доведе до недостиг.Една ERP система може да поддържа MTS, като използва история на продажбите, прогнози и текущи нива на наличности за планиране на производството. Тя може също така да свърже планирането на материалите, покупките, производствените графици и складовия инвентар. Това помага на компанията да балансира наличността на продуктите спрямо разходите за поддържане на склад. и хибридно производство, материали и проследимост.
SIX се лицензира годишно. Внедряването, интеграцията и персонализацията се определят отделно, а съществуващите счетоводни платформи могат да бъдат свързани чрез APIAPI (интерфейс за приложно програмиране) позволява на софтуерните системи да обменят информация. Свързан с ERP система, той помага за трансфера на бизнес данни и намалява ръчното въвеждане., когато не искате да ги заменяте.
Често задавани въпроси
Трябва ли да заменя счетоводния си софтуер, за да го свържа с производството?
Не винаги. Ако вашата счетоводна платформа е надеждна, можете да я интегрирате чрез API и да я запазите като главна книга. Реалното изискване е разписките и разходите за работни поръчки да се вливат в нея автоматично. Ако ги въвеждате повторно, значи не сте свързали нищо.
Какво е тристранно съответствие?
Това е проверката дали фактурата от доставчика съответства както на поръчката за покупка, така и на разписката за получените стоки. Ако количеството или цената се различават, фактурата се задържа, докато някой не разреши проблема. Това ви предпазва от плащане за стоки, които никога не са пристигнали.
Колко време отнема свързването на тези процеси?
Зависи от качеството на данните и обхвата. Бавната част рядко е софтуерът. Тя е в почистването на спецификациите на материалите, сроковете за доставка от доставчиците и кодовете на артикулите. Започнете оттам, преди да бъде насрочено преминаването към новата система.
Това само за големи производители ли е?
Не. Малките и средните производители на дискретни продукти усещат проблема по-рано, защото едни и същи няколко души планират, купуват и равняват. Свързаната система премахва ръчното прехвърляне на задачи, което тези хора извършват.
Започнете с процеса, а не със софтуера
Проследете един продукт от поръчката за продажба до платената фактура на доставчика. Отбележете всяко място, където някой въвежда данни повторно. Това са връзките за коригиране във всяка ERP система. Когато сте готови да видите всичко това в една система, посетете запазете час за среща с консултант на SIX.
