Една фактура стои в отдел „Задължения към доставчици“, защото никой не може да докаже, че стоките са пристигнали. Складът казва, че палетите са дошли във вторник, купувачът преследва одобрениеОдобрението е формално решение, което позволява на дадена заявка или действие да продължи напред. Една ERP система може да насочва одобренията и да записва кой е взел всяко решение. по имейл, а доставчикът звъни за плащане. Самата работа не отне много време. Чакането между прехвърлянията го направи. Ето какво коригира един дисциплиниран процес от заявка до плащане. Той прави така, че всяко прехвърляне да оставя запис, дава на всеки запис собственик и ви позволява да видите къде отива времето.
Етапи на процеса от заявка до плащане от пръв поглед
Седемте етапа по-долу показват пълната верига. Прочетете всеки ред и ще видите кой притежава работата, какъв запис доказва, че се е случила, и какъв контрол спира движението ѝ напред, ако е наполовина завършена.
| Етап | Собственик | Създаден запис | Контролна точка |
|---|---|---|---|
| Заявка за покупка | Заявител | Заявка за покупка с артикул, количество, разходен център, крайна дата | Задължителни полета преди изпращане |
| Проверка на наличност и входящи доставки | Купувач или склад | Бележка за проверка на наличност и отворени поръчки | Избягва купуването на стока, която вече е поръчана |
| Одобрение на изискването | Собственик на бюджет | Одобрена заявка | Наличен бюджет преди търсене на доставчик |
| Избор на доставчик | Купувач | Сравнени оферти от доставчици | Брой оферти, определен от стойността на покупката |
| Одобрение на поръчка за покупка | Одобряващ | Одобрена поръчка за покупка | Без изпратена поръчка преди одобрение |
| Приемане на стоки | Склад или получател | Приемателен протокол с преброени количества и резултат от инспекция | Приемането е съпоставено с ред от поръчката |
| Засичане на фактура и плащане | Задължения към доставчици | Засечена фактура и запис за плащане | Засичане в рамките на зададени толеранси преди плащане |
Покупките на услуги следват същата верига, с една промяна. Потвърждение на услугата заменя приемането на стоки и лицето, поискало работата, потвърждава обхвата, часовете или завършването. Без това потвърждение фактурата за услуга няма с какво да бъде засечена.
Да кажем, че екип по поддръжка изисква 40 резервни лагера, като хипотетичен пример. Проверката на наличността показва 10 вече в отворена поръчка, така че купувачът поръчва 30. Една проверка на етап две предотвратява дублиране на наличност и дублиране на разходи на етап седем.
Откъде започва официалното отчитане на времето
Дефиницията на APQC мярката определя времето на цикъла от заявка до плащане като броя календарни дни, необходими за плащане на доставчик, започвайки от момента на пускане на поръчка за покупка и завършвайки с приключване на плащането. Тази мярка включва времето за чакане, а не само активното обработване. Етапите на заявка и одобрение остават извън нея, но те често решават дали поръчката ще излезе днес или следващата седмица. Измервайте ги въпреки това.
Всеки етап трябва да оставя запис с времево клеймо, който се свързва с предходния етап. Ако даден етап не оставя запис, той ще се превърне в проблем за проследяване по-късно.
Как да управлявате покупка от заявка до плащане
Последователността по-долу работи за рутинни стоки и, с потвърждение на услугата, също и за услуги. Всяка стъпка посочва причината за съществуването си и грешката, която обикновено я проваля. Ако настройвате това за първи път, детайлите в това ръководство от бизнес нужда до доставка от доставчик обхващат как търсенето се превръща в поръчка.
Създайте заявката. Запишете артикул, количество, разходен център и крайна дата при приемането. Липсващо поле е първото забавяне във веригата, защото купувачът трябва да се върне към заявителя, преди да направи каквото и да е друго.
Проверете наличността и отворените поръчки. Вижте наличната стока и входящите доставки, преди да купите. Купуването на това, което вече е поръчано, е един от най-честите източници на дублирани разходи и е невидимо без тази проверка.
Получете одобрение на бюджета преди контакт с доставчика. Собственикът на бюджета първо потвърждава средствата. Оферта, събрана без одобрен бюджет, създава натиск за одобрение след факта, което превръща одобрението във формалност.
Намерете артикула. Използвайте договорения доставчик за каталожни артикули, където цената и условията вече са съгласувани. За нови или високостойностни покупки изискайте две или три оферти и ги запазете в записа, за да може изборът да бъде защитен по-късно.
Издайте и одобрете поръчката за покупка. Поръчката посочва доставчик, единична цена, данъчен код, дата на доставка и условия на плащане и се одобрява преди изпращане. Поръчка, изпратена без одобрение, е мястото, откъдето започват повечето неоторизирани поръчки. В SIX, SIX PurchaseFlow свързва заявки за покупка, оферти от доставчици, одобрения, поръчки за покупка и входящи доставки в един контролиран процес, така че отделите за покупки, склад, производство и финанси споделят един и същ поглед върху това какво е поръчано и какво е пристигнало.
Потвърдете и проследете доставката. Поискайте от доставчика да потвърди датата на доставка писмено, след което проследете поръчката спрямо това обещание. Непотвърдената дата е предположение, а производствените планове, изградени върху предположения, се провалят.
Приемете спрямо поръчката. Пребройте стоките, проверете състоянието и запишете резултата от инспекцията спрямо реда от поръчката. Приемателният протокол, а не фактурата, е записът, който доказва, че стоките са пристигнали. В свързана система, осчетоводяването на приемането в SIX може да актуализира наличността в StockFlow, така че складът вижда входящите стоки без отделна бележка за прехвърляне.
Засечете фактурата. Сравнете количеството, цената и данъка във фактурата спрямо поръчката и приемането, в рамките на толерансите, определени от вашата компания. Чисто тристранно засичане означава, че никой не трябва да докосва фактурата, преди тя да е готова за плащане.
Разрешете, одобрете и платете навреме. Изчистете всяка разлика, одобрете фактурата и планирайте плащането преди крайния срок. Плащането на договорената дата защитава условията с доставчика и избягва такси за забава и обаждания за статус.
Тестът за обратна връзка
Изберете която и да е платена фактура и я проследете назад. Трябва да стигнете до приемането, поръчката, одобрението и оригиналната заявка, без да напускате системата. Ако ви е необходима имейл кореспонденция, за да завършите веригата, тази връзка е следващата ви задача за коригиране.
Роли, одобрения и контроли срещу измами
Седем роли движат процеса. Заявителят посочва нуждата, собственикът на бюджета потвърждава средствата, купувачът намира доставчик и поръчва, одобряващият поръчката оторизира ангажимента, получателят потвърждава доставката, служителят по задълженията засича фактурата, а финансовият контрольор освобождава плащането. В малка компания един човек може да изпълнява две роли, но двойките по-долу не трябва да се комбинират.
Разделението на задълженията означава, че нито едно лице не може да създаде доставчик, да купува от него, да потвърждава получаването и да му плаща. Лицето, което създава или редактира запис на доставчик, не трябва да одобрява плащания към този доставчик. Лицето, което потвърждава получаването, не трябва само да одобрява и засечената фактура.
Нива на одобрение според риска
Задайте нивата като политика, а не като навик. Като хипотетичен пример, рутинни каталожни покупки под 500 EUR може да се нуждаят само от мениджъра на заявителя. Покупки със средна стойност отиват при ръководител отдел с две оферти. Покупки с висока стойност или от нов доставчик отиват във финанси с три оферти и проверка на договор. Важна е пропорционалността, а не точните числа.
Какво пропуска тристранното засичане
Засичането проверява документите един спрямо друг. То не може да провери дали самите документи са честни. Покрийте тези пропуски отделно:
- Променени банкови детайли: Проверявайте всяка промяна, като се обадите на познат контакт на номер, който вече притежавате, никога на номера, отпечатан в заявката за промяна.
- Дублирани доставчици: Проверявайте данъчния номер и банковата сметка, когато се създава доставчик, така че един и същ доставчик да не може да съществува два пъти под две имена.
- Разделени покупки: Преглеждайте общите разходи на доставчик на месец, за да уловите поръчки, разбити на части, за да останат под праговете за одобрение.
- Спешни покупки: Позволявайте ги, когато производството се нуждае от тях, но задайте краен срок за ретроспективно одобрение, така че изключението да не стане рутина.
- Непотвърдено приемане: Блокирайте плащане, когато стоките са подписани без преброяване или инспекция.
Разрешения на база роли, одитни пътеки и табло за изключения правят тези контроли видими, вместо да се разчита на паметта. Бих запазил задълбочения преглед за трансакции с висока стойност, необичайни, трансгранични или променящи основни данни. Рутинните покупки трябва да останат бързи, иначе хората ще заобикалят системата.
Проверки на качеството на доставката и SLA на доставчици
Контролът на качеството започва на рампата, преди отдел „Задължения към доставчици“ да види фактурата. Задайте нивото на инспекция по доставчик и категория артикул, преди да пристигне първата доставка:
- Пълна инспекция за нови доставчици и критични за безопасността части.
- Вземане на проби за доказани доставчици със стабилна история.
- Без инспекция за нискорискови консумативи, където дефектът струва малко.
Запишете преминаването или отказа в самия приемателен протокол с времево клеймо. Това клеймо стартира два часовника: часовника на SLA за отговора на доставчика и часовника за плащане на фактурата. Дефектните стоки отиват в задържане по качество, което блокира плащането, докато не бъде договорено връщане или кредит, така че парите да не напускат фирмата, докато спорът е отворен. Мобилното потвърждение на приемането на рампата помага тук, защото резултатът от инспекцията влиза в системата в момента на приемане, а не от хартиена бележка по-късно. Прехвърлянето, описано в това ръководство от приемане на стоки до крайна доставка, показва защо това време е важно.
Забавянето рядко е в самата инспекция. То е в дните, в които оспорваният палет стои в зоната за задържане, чакайки решение. Дайте на всяко задържане име на собственик, обикновено купувача за този доставчик, и краен срок за връщане или искане на кредит.
SLA условия, които можете да измервате
Споразумение за ниво на обслужване, или SLA, работи само ако всяко условие е поле в записа на доставчика, което картата с резултати актуализира от приемания и фактури без ръчни изчисления. Първо дефинирайте „навреме“ в договора. Като хипотетичен пример, условието може да гласи: доставено в рамките на два дни от договорената дата.
| SLA условие | Какво дефинира договорът | Действие при нарушение |
|---|---|---|
| Прозорец за доставка | Кои редове се считат за навременни и кои за закъснели | Флаг в картата с резултати в записа на доставчика |
| Степен на изпълнение | Какво се счита за пълна доставка на ред от поръчка | Искане за кредит, свързано с отворената фактура |
| Прието качество | Стандартът за инспекция, който приетият ред трябва да премине | Задържане по качество и договорено връщане или кредит |
| Време за отговор на рекламация за качество | Позволени дни от подаване на рекламация до отговор от доставчика | Ескалация към мениджъра на купувача |
| Точност на фактурата | На какво трябва да съответства фактурата, преди да може да бъде платена | Преглед на доставчика на следващата планирана среща |
Тези редове дефинират под какво се е подписал доставчикът. Колко бързо работи целият цикъл и къде се натрупва времето за чакане между етапите, се измерва отделно в секцията с метрики.
Доставчик, който пропусне три прозореца за доставка в едно тримесечие, получава флаг в картата с резултати, купувачът ескалира и следващата покупка в тази категория изисква втори източник. Започнете тясно: един измерим SLA за всеки критичен доставчик, едно правило за инспекция за всяка категория артикули.
Изключения при фактурите и как да ги изчистите
Изчистването на изключения отнема повече усилия от обработката на чисти фактури и всеки тип се нуждае от име на собственик и корекция, която спира повторната му поява. Забавянето рядко е в самото засичане. То е в прехвърлянията: фактура, паркирана докато някой потвърди приемане, купувач, преследващ договорна цена, контрольор, проверяващ банкови детайли преди плащане. Времевото клеймо на всеки етап показва къде се е образувала опашката.
| Изключение | Вероятна причина | Решение | Собственик |
|---|---|---|---|
| Несъответствие в цената | Цената е променена след поръчката или грешна ценова листа | Проверете договорната цена, коригирайте поръчката или поискайте кредитно известие | Купувач |
| Надписано количество | Фактурата таксува повече от полученото | Задръжте фактурата, засечете с приемането, поискайте кредит | Служител по задълженията |
| Липсващ приемателен протокол | Приемането не е потвърдено в системата | Потвърдете доставката и осчетоводете приемането | Склад или получател |
| Дублирана фактура | Една и съща фактура е изпратена два пъти или въведена два пъти | Блокиране по доставчик и номер на фактура | Служител по задълженията |
| Неизвестен доставчик или променени банкови детайли | Грешка в основните данни или опит за измама | Проверете чрез познат контакт преди всяко плащане | Финансов контрольор |
| Данъчно несъответствие | Грешен данъчен код в записа на доставчика или артикула | Коригирайте основните данни и преиздайте фактурата | Задължения към доставчици със собственика на основните данни |
Основните данни обикновено са първопричината
Грешен данъчен код в записа на доставчик се повтаря във всяка фактура, докато някой не коригира самия запис. Резюмето на изследването на Ardent Partners за процеса от източник до плащане съобщава, че само 63,9% от основните данни са точни, пълни и актуални, и че качеството и достъпът до данни са посочени от 47% от респондентите като бариера пред извличането на стойност от AI в снабдяването, след недостатъчния бюджет с 53%. Автоматизирането върху грешни идентичности на доставчици, записи на артикули и данъчни полета ускорява грешните решения.
Затова определете собственост. Един определен човек одобрява промените в доставчиците, новите записи се валидират преди първото плащане, а дублираните записи се проверяват при създаването. Същата дисциплина стои зад SIX SalesFlow, който свързва клиентски поръчки, наличност на склад, производство или покупки, комисиониране, доставка, фактуриране, статус на плащане и последващи действия в един процес. Споделените записи помагат само ако са правилни. Когато модел на изключение сочи към системна грешка, SIX изследва по-широкия бизнес процес около проблема, проследявайки предходните стъпки и записи, които водят до екрана, където се е появила грешката.
Нова единична цена се появява във фактура на доставчик. Купувачът проверява договора, не открива договорена промяна на цената, задържа фактурата, иска кредитно известие и записва код на причината, така че същото несъответствие да може да бъде преброено следващия месец. Стъпковият подход в това ръководство за автоматизация на процеса на задълженията следва същата логика. Автоматизирайте фактурите, които преминават, и насочете всяка неуспешна фактура към определен собственик с краен срок.
Метрики, които показват къде отива времето на цикъла
Използвайки дефиницията за време на цикъла, зададена в таблицата с етапите, бенчмаркинг данните на APQC съобщават за медиана от 25 дни, най-добре представящите се са около 14 дни, а най-слабо представящите се — приблизително 46 дни, разлика от около 32 дни. Използвайте ги като точки за сравнение и задайте своя собствена цел въз основа на вашите условия за плащане и микс от покупки.
Поддържащите мерки ви казват къде се губят дните. Всяка от тях е разстоянието между две времеви клейма при прехвърляне, така че записвайте времевото клеймо на всеки етап, преди да се доверите на метриката.
| Метрика | Изчисление | Какво разкрива |
|---|---|---|
| Време на цикъла от заявка до плащане | Дни от пускане на поръчка до приключено плащане | Обща скорост на пълния цикъл |
| Време на цикъла на одобрение | Дни от одобрение на заявка до одобрение на поръчка | Забавяне преди контакт с доставчика |
| Степен на автоматизирана обработка | Фактури, преминаващи засичане без ръчна намеса, разделени на общия брой фактури | Готовност за автоматизацияАвтоматизацията използва софтуер или оборудване за изпълнение на задачи съгласно дефинирани правила. Една ERP система може да автоматизира рутинни бизнес стъпки и да подчертава изключения за преглед. на фактури |
| Процент на изключения при засичане | Фактури с несъответствие, разделени на общия брой фактури, по доставчик и категория | Основни данни и качество на доставката |
| Процент на навременни доставки | Същата формула като в секцията за проверки на доставките | Колко от чакането се дължи на доставчика |
| Процент на отклонение в цената | Същият брой като опашката за изключения в цената | Колко забавяне създават оспорваните цени |
| Брой дублирани плащания | Брой плащания, направени повече от веднъж за една фактура | Провал на контрола |
Докладът на Ardent Partners за метриките на задълженията към доставчици поставя най-доброто в класа одобрение на фактури на 4,1 дни срещу 15,4 дни за други организации, със степен на автоматизирана обработка от 55,2% срещу 31,4%. Тази разлика идва от фактури, които преминават засичането от първия път.
Вземете хипотетична базова линия от 25 дни, където одобренията отнемат девет дни, а потвърждението на приемането — шест. Петнадесет от вашите 25 дни са време за чакане, прекарано между етапите, а не в тях. Сегментирайте изключенията по доставчик, компания, категория покупка, отклонение в цената и липсващо приемане и най-дългото чакане ще се покаже само.
Изберете първата стъпка за автоматизиране
Започнете там, където обемът е голям и записите са чисти. Каталожни поръчки в рамките на одобрените лимити могат да генерират поръчки автоматично, след като заявката бъде одобрена, а повтарящи се покупки на договорени артикули могат да работят по график. Потвържденията на приемането могат да актуализират наличността и да затворят прехвърлянето в склада, без никой да въвежда повторно приемателен протокол.
Запазете човешката намеса на четири места. Промени в банкови детайли, нови доставчици, необичайни цени и несъответстващи приемания се нуждаят от човек, който да погледне, защото това са точките, където скоростта струва пари.
Правило за етапност: Автоматизирайте един етап, измерете го, след което преминете към следващия. Автоматизирането на всичко наведнъж просто скрива коя промяна е проработила.
Тази дисциплина на измерване е това, което кара етапността да работи. Ако автоматизирате одобренията и заснемането на приемания в едно и също тримесечие и цикълът стане по-бърз, все още не можете да кажете коя промяна го е постигнала. Извършете същото изчисление за етапа, който сте променили, спрямо същата базова линия и сравнете чакането, преди да обявите победа.
Свързаното търсене има по-голямо значение от скоростта на който и да е отделен етап. В SIX, ManufacturingFlow свързва производственото търсене с инвентара и покупките, за да предотврати избежни закъснения, което намалява спешните покупки, заобикалящи всеки контрол, който сте изградили.
Пет стъпки за вземане на решение
- Картографирайте текущия цикъл с времеви клейма при всяко прехвърляне.
- Измерете базовата линия, използвайки метриките по-горе.
- Изберете етапа с най-дълго чакане, а не най-видимото дразнение.
- Потвърдете основните данни зад този етап, преди да го автоматизирате.
- Автоматизирайте този един етап, след което измерете отново със същото изчисление.
С SIX ERP вашите заявки за покупка, одобрения, поръчки, приемания, фактури и плащания стоят в един свързан процес с проследим запис при всяко прехвърляне. Донесете вашите времеви клейма на етапите за разговор с експерт на SIX и картографирайте заедно вашия процес от заявка до плащане, започвайки от най-дългото чакане. Можете да резервирате чрез бутона Планирайте следващата си стъпка и да ни кажете дали планирате, внедрявате или вече управлявате ERPERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация. среда, и нашите консултанти ще помогнат за идентифициране на правилния път на обслужване.
