Управление на човешките ресурси в ERP системи

Какво означава HRM в една ERP система

Управлението на човешките ресурси чрез ERPERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация. платформа — това, което много специалисти наричат накратко ERP HRM — означава обработка на подбора, досиетата, работното време, заплатите и представянето в рамките на същата система, която управлява финансите, инвентара и операциите, вместо в отделен HR инструмент. Една ERP система за човешки ресурси представлява HRM модулът на ERP системата, действащ като основна база данни за всичко, свързано със служителите: кои са те, колко им се плаща, кога са работили и какво им се полага.Тази разлика е важна, тъй като самостоятелните HRIS или HRMS инструменти съществуват единствено за HR данни и работни процеси. Една HRIS система може да проследява балансите на отпуските и организационните диаграми, но не може да отрази запис за заплати в главната книга без експорт на данни. В една ERP система HRM модулът споделя единен профил на служителя с отделите по финанси, отчитане на времето и планиране на услугите — въвеждате промяна в заплатата веднъж и тя се отразява навсякъде — което е най-голямата структурна разлика между двете. Накратко, HRIS управлява хората; ERP управлява бизнеса, включително и хората.В тази статия съпоставяме двете терминологии, разясняваме какво правят HRM модулите в ERP системите чрез конкретни работни процеси и след това преминаваме през последователност от пет стъпки за внедряване, заедно с капаните, които сме виждали да се повтарят при различни проекти.ERP системите са софтуерни платформи, които поддържат основните процеси на една организация. ERP системите обикновено включват модули за счетоводство, финанси, човешки ресурси, производство и управление на веригата за доставки. Някои ERP системи включват модули за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и планиране на ресурсите на предприятието.Използването на ERP система за HRM включва подобрена ефективност и точност в процесите по управление на персонала, по-голяма видимост на данните за служителите и подобрени възможности за вземане на решения. Една ERP система може също така да помогне за стандартизиране на HRM процесите в цялата организация.

Как оценихме HRM в ERP системите

Това е редакционна оценка, базирана на това как HRM модулите на ERP работят на практика, а не класация, тествана в лабораторни условия. Приехме четири функции за базови изисквания: досиета на служителите, заплати, управление на отпуските и одобрения. Система, в която липсва някое от тези неща, не се счита за сериозна ERP система за човешки ресурси, независимо какво казва нейният маркетинг.Това, което търсихме отвъд базовите изисквания, беше дълбочината на интеграцията — по-конкретно дали цялата система работи върху централизирана база данни за персонала, от която се четат данните за заплати, отчитане на времето и отчети, вместо да се синхронизират копия между модулите. Също така наблегнахме на самообслужването: ако служителите не могат да проверяват баланса на отпуските си или да актуализират собствените си данни, без да изпращат имейл до HR отдела, модулът създава административна работа, вместо да я премахва.Две неща биха дисквалифицирали веднага дадена система за нас: липса на портал за самообслужване и модул за заплати, добавен като външна притурка, изискваща ръчно повторно въвеждане или групов импорт. И двете обезсмислят основното обещание за интеграцияИнтеграцията свързва системи, така че те да могат да обменят информация или да координират действия. ERP интеграцията помага за свързване на бизнес инструменти и намаляване на ръчния трансфер между тях..

Какво е управление на човешките ресурси (HRM)?

HRM е практиката на управление и съхранение на данни за служителите и процесите около тях: лична информация, роли и отговорности, обезщетения, представяне и съответствие с фирмените политики. HRM придобива своята стратегическа значимост тогава, когато престане да бъде просто административна функция по архивиране и започне да служи за вземане на решения.Тъй като HR екипите и ERP екипите често използват различни думи за едни и същи неща, ето как ежедневната HR терминология се превежда на езика на ERP:

• Лично досие → главен запис на служителя — един структуриран запис, съдържащ лични данни, договори, заплата и история, който се чете от всеки друг модул
• Заявка за отпуск → работен процес за управление на отпуските, с верига за одобрениеОдобрението е формално решение, което позволява на дадена заявка или действие да продължи напред. Една ERP система може да насочва одобренията и да записва кой е взел всяко решение. и автоматично актуализиране на баланса
• Фиш за заплата → изходният документ от модула за заплати, генериран от същия запис като всичко останало
• Годишен преглед → цикъл в модула за управление на представянето, свързан с цели и записи за обучение

Управлението на времето и труда често е елементът, който се допира най-често до ERP HRM, тъй като данните от часовника се подават директно към заплатите; за по-подробен поглед върху това припокриване вижте ръководството на HubEngage, Inc. за управление на времето и труда.

Какво е система за планиране на ресурсите на предприятието (ERP)?

Системата за планиране на ресурсите на предприятиетоERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация. (ERP) е софтуерно приложение, което интегрира и оптимизира критичните вътрешни процеси на една организация. Чрез автоматизиране и интегриране на тези процеси, ERP системата може да осигури единен, обединен изглед на данните и операциите на организацията.

Интеграция на HRM и ERP

Системите за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) произхождат от производствени компании, които са имали нужда да проследяват производствените разходи в различните отдели. Първите ERP системи са били системи за планиране на материалите (MRP). Тези системи проследяват нивата на инвентара и поръчват суровини според нуждите за поддържане на производствените планове. С развитието на ERP системите, те обхванаха и други бизнес функции освен производството, включително човешките ресурси (HR). Този преход към интегрирани корпоративни системи се случи бързо: знаково проучване съобщава, че повече от 20 000 компании по света са внедрили ERP системи през 1997 г., изразходвайки общо над 9 милиарда евро, като същевременно документират средно превишаване на разходите със 178% и удължаване на сроковете с приблизително 230% за големи внедрявания (strategy+business).Едно от най-важните предимства на ERP системата е способността ѝ да осигурява видимост в реално времеВидимостта в реално време предоставя на екипите актуална представа за бизнес дейността, докато тя се записва. ERP системата помага за споделяне на актуализации в операциите, инвентара и финансите. върху всички аспекти на бизнеса. Това включва производствените разходи и данните за служителите, като умения, опит и история на заплатите. Това позволява на мениджърите да вземат по-информирани решения за разпределяне на ресурсите и къде да инвестират в обучение и развитие.ERP системите могат също така да помогнат на бизнеса да спазва държавните разпоредби, като например тези, свързани с човешките ресурси. Например, много ERP системи имат вградени функции, които позволяват на компаниите да проследяват дните за отпуск на служителите и натрупаните болнични. Това може да помогне на бизнеса да избегне санкции за неспазване на трудовото законодателство и стандартите на работното място.Предимствата от интеграцията на HRM и ERP са ясни. Въпреки това, внедряването на ERP система може да бъде сложно и скъпо начинание. Бизнесът трябва внимателно да обмисли нуждите си, преди да инвестира в ERP система.

Типични HRM модули и функции в ERP системите

Ето списък с функции, които един HRM (Управление на човешките ресурси) модул обикновено притежава в една ERP (Планиране на ресурсите на предприятието) система, заедно с кратко обяснение на всеки елемент:

• База данни за служителите: Съхранява и управлява информация за всички служители, включително лични данни, информация за контакт, длъжности и история на заетостта. В една добре интегрирана ERP система, централното лично досие съдържа договор, заплата, квалификации и баланси на отпуските, а модулите за заплати, отчитане на времето и отчети четат от него, вместо да поддържат собствени копия.
• Управление на отпуските: Служителите заявяват отпуск, а HR отделът го одобрява и балансира. Конкретно: служителят подава заявка в портала за самообслужване, мениджърът я одобрява или отхвърля, балансът на отпуските се актуализира автоматично и отсъствието се появява в графиците за персонал, без да са необходими електронни таблици.
• Проследяване на времето и присъствието: Тази функция позволява на служителите да отчитат началото и края на работния ден и проследява техните работни часове. Тя може също така да генерира отчети за присъствието и извънредния труд.
• Заплати (Payroll): Изчислява и обработва възнагражденията, включително заплати, бонуси и удръжки, и генерира фишове за заплати и данъчни форми. Тъй като модулът за заплати чете главния запис на служителя, промяна в заплатата, направена веднъж в записа, се прилага автоматично при следващото изчисляване; никой не я въвежда повторно в отделен инструмент за заплати. В нашия преглед именно тази връзка между заплатите и записа е мястото, където HRM модулите на ERP доказват своята стойност: тя елиминира най-рисковата ръчна стъпка в HR администрацията.
• Управление на представянето: Тази функция позволява на HR служителите да поставят цели за представянето на служителите, да проследяват напредъка към тези цели и да провеждат атестации.
• Обучение и развитие: Тази функция позволява на HR служителите да проследяват дейностите по обучение и развитие на служителите, включително преминати курсове и придобити сертификати.
• Подбор и адаптиране (Onboarding): Управлява наемането от обявяването на позицията до интервютата. Процесът на адаптиране в една ERP система е показателен: приета оферта → автоматично създаване на досие на служителя → достъп до системата, настройка на заплатата и осигуряване на оборудване, задействани от този единствен запис.
• Администриране на обезщетения и социални придобивки: Тази функция помага на HR служителите да управляват придобивките за служителите, включително здравно осигуряване, пенсионни планове и други бонуси.
• Съответствие (Compliance): Тази функция помага на HR служителите да гарантират, че организацията спазва съответните закони и разпоредби, свързани с равните възможности за заетост и безопасността на работното място, включително проследяване на начисленията и правилата за задържане, изисквани от трудовото законодателство.
• Отчети и анализи: Тази функция позволява на HR служителите да генерират отчети и анализи за различни показатели, свързани с човешките ресурси, като текучество на персонала, разходи за обучение и разходи за заплати.

Предимства на интеграцията между HRM и ERP

Системите за управление на човешките ресурси (HRM) и планиране на ресурсите на предприятието (ERP) са два основни инструмента, които фирмите използват за управление на своите операции. И двете системи играят жизненоважна роля в управлението на данните за служителите, но интеграцията между HRM и ERP осигурява множество предимства, които могат да помогнат на компаниите да подобрят цялостната си ефективност и производителност.Някои от основните предимства на интеграцията между HRM и ERP включват:

• Подобрена точност на данните: Когато HRM и ERP системите са интегрирани, фирмите могат да бъдат сигурни, че данните за служителите са точни и актуални. Това е така, защото двете системи споделят обща база данни, което означава, че промените, направени в едната система, автоматично се отразяват в другата и обратно.
• Намалено дублиране на усилията: Едно от най-големите предизвикателства при наличието на отделни HRM и ERP системи е дублирането на действия, необходими за поддържането на двете системи. При интегриран подход фирмите трябва да въвеждат данни за служителите само веднъж, което значително намалява времето и ресурсите, необходими за поддържане на двете системи актуални.
• Подобрено вземане на решения: Наличието на точни и актуални данни за служителите е от съществено значение за вземането на правилни бизнес решения. С интегрирана HRM/ERP система фирмите имат достъп до данни в реално време, които могат да се използват за информирани решения по въпроси като нива на персонал, възнаграждения, придобивки и представяне на служителите.
• По-голяма гъвкавост: Интегрираната HRM/ERP система дава на бизнеса по-голяма гъвкавост при управлението на данните за служителите. Например, компаниите могат лесно да добавят или премахват полета от своите досиета на служители или да създават персонализирани отчети, които извличат данни от двете системи. Тази гъвкавост може да бъде от полза за фирмите, докато се стремят да отговорят на своите постоянно променящи се нужди.

Как да внедрите HRM в ERP система

От това, което сме видели при прегледа на внедряванията на ERP, успешното стартиране на HRM модула зависи от последователността, а не от избора на софтуер. Работещият ред изглежда така:

1. Картографирайте текущите си HR процеси. Документирайте как протичат отпуските, входящите данни за заплати и досиетата днес, включително неформалната „сенчеста“ система от електронни таблици, която повечето компании имат. Пропускането на тази стъпка означава автоматизиране на неработещи процеси.
2. Почистете и мигрирайте данните за служителите. Според нашия опит това е стъпката, която най-често проваля внедряванията: неточните данни за служителите, включително дублиращи се записи, остарели договори и непоследователни кодове на длъжности, се появяват като грешки в заплатите и неверни отчети след пускането в експлоатация. Направете одит и премахнете дубликатите, преди да мигрирате дори един запис.
3. Конфигурирайте модулите и работните процеси за одобрение. Настройте йерархиите за отпуски, правилата за заплати и разрешенията на базата на роли, преди да поканите потребителите. Конфигурирането на работните процеси по-късно, докато персоналът вече работи в системата, създава излишно напрежение за преквалификация.
4. Пилотен проект с един отдел. Проведете пълен цикъл на заплати и отпуски с един екип преди внедряването в цялата компания. Пилотният проект разкрива пропуски в данните и работните процеси на ниска цена; откриването им при първото стартиране за цялата компания не е желателно.
5. Внедряване с обучение. Разширете обхвата до всички служители с обучение за самообслужване, така че заявките и актуализациите да попадат в системата, а не във входящата кутия на HR отдела. Очаквайте преходен период и осигурете необходимия персонал в HR екипа си за него.

Важно е да се отбележи: изследванията върху резултатите от ERP показват, че предизвикателството не е в избора на софтуер — широко цитирано проучване на Panorama съобщава, че 57% от внедряванията на ERP са отнели повече време от очакваното, докато 54% са превишили бюджетите си, а 41% от организациите не са успели да реализират поне половината от очакваните ползи (ZDNet). Дисциплинираната последователност е начинът да се озовете от правилната страна на тези числа.

Нови тенденции в интеграцията на HRM и ERP

HRM и ERP се развиват постоянно и не е изненадващо, че неща като изкуствения интелект (AI) ще стават все по-разпространени. За повечето компании обаче приоритет е първо основната интеграция; по-напредналите технологии идват по-късно. Когато сте готови, си струва да наблюдавате следното:

• Интеграция на AI и машинно обучение: Инструменти, задвижвани от AI, се вграждат в ERP системите за прогнозен анализ при подбора на таланти (напр. скрининг на автобиографии), задържане на служители (идентифициране на рискове от напускане) и персонализирани пътеки за обучение. Чатботовете вече обработват рутинни HR запитвания, освобождавайки HR екипите за стратегически задачи. Според изследване на Gartner за AI в човешките ресурси, приемането на технологии за човешки ресурси, задвижвани от AI, продължава да се ускорява, тъй като организациите се стремят да автоматизират рутинните задачи и да подобрят познанията за работната сила.
• Възможност за дистанционна работа: Следпандемичните ERP системи все по-често включват инструменти за управление на хибридна работна сила, като виртуално адаптиране, дистанционно проследяване на присъствието и платформи за сътрудничество, интегрирани с HR работните процеси.
• Платформи за преживяване на служителите (EXP): Модерните ERP системи дават приоритет на дизайна, ориентиран към служителите, предлагайки портали за самообслужване за записване за придобивки, цикли за обратна връзка в реално време и проследяване на благосъстоянието за повишаване на ангажираността.
• Анализ на хората (People Analytics): Усъвършенстваните инструменти за отчитане в ERP системите вече предоставят представа за многообразието на работната сила, тенденциите в производителността и пропуските в уменията, позволявайки базирани на данни HR стратегии.
• Блокчейн за съответствие: Някои ERP системи дори могат да интегрират блокчейн за сигурна проверка на квалификациите на служителите, автоматизиране на управлението на договори и осигуряване на прозрачност на одита. Това може да е нишово, но все пак си струва да се спомене.

Често задавани въпроси

Какво означава ERP в управлението?

ERP означава Планиране на ресурсите на предприятието (Enterprise Resource Planning). В контекста на управлението това се отнася до софтуер, който интегрира основните бизнес процеси — финанси, верига на доставки, човешки ресурси, производство — в една система със споделена база данни, така че всеки отдел да работи с едни и същи данни.

Какво е ERP срещу HRIS?

HRIS е самостоятелна система, фокусирана единствено върху HR данни и работни процеси: досиета, отпуски, придобивки, организационни диаграми. ERP обхваща целия бизнес, като HRM е един интегриран модул. Практическата разлика е, че ERP отразява заплатите директно във финансите и свързва данните за хората с операциите, докато HRIS се нуждае от експорт или междинен софтуер, за да направи същото.

ERP система ли е Workday?

Workday е преди всичко облачна система за човешки ресурси и финанси. Тя обхваща функции, които се припокриват с ERP — заплати, финанси — но често се категоризира от анализаторите като пакет за HR/финанси, а не като пълна ERP система, тъй като не обхваща производството, инвентара или веригата на доставки по начина, по който го правят традиционните ERP системи.

Какви са HR модулите в SAP?

Предложението за HR на SAP е известно като SAP HCM (Human Capital Management), с неговия облачен наследник SAP SuccessFactors. Заедно те обхващат досиета на служителите, заплати, проследяване на времето, представяне и подбор — полезен примерен модел за HRM модул, който се намира в екосистемата на по-широк доставчик на ERP.

Какво е HRM модул в ERP?

Това е компонентът на една ERP система, който управлява процесите, свързани с хората: поддържане на главни записи на служителите, управление на отпуски и присъствие, изчисляване на заплати и поддържане на работни процеси за представяне и съответствие — всичко това споделя една и съща база данни с финансите и операциите.

Заключение

В заключение, управлението на човешките ресурси е жизненоважна функция на всеки бизнес и в комбинация с ERP система може да оптимизира и автоматизира много от досадните задачи, свързани с HRM. На пазара има много различни видове ERP системи, така че е от съществено значение да изберете такава, която ще отговори на специфичните нужди на вашия бизнес. Когато обмисляте ERP система за вашия бизнес, не забравяйте да вземете предвид функциите и възможностите, които са най-важни за вашия HR екип. SIX ERP обхваща пълния набор от дейности по управление на човешките ресурси с дълбока интеграция в отчитането на времето и проследяването на различни аспекти от управлението на персонала в една компания. Поискайте демо, за да се уверите сами.