Дефиниция за Power User в ERP: умения, роли и достъп

В една ERPERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация. система power user е служител, който използва разширени функции, разбира как неговата работа се свързва с други отдели и помага на колегите си да използват системата добре. Вероятно в момента се сещате за някого – човекът, когото другите питат, преди да се обадят на поддръжката. Този човек може би вече върши тази работа. Въпросът е дали ще я назовете, ограничите и ще проведете обучение за нея.

Какво означава Power User в една ERP система

Полезната дефиниция за power user започва с поведението, а не със стажа. Човекът надхвърля основното въвеждане на транзакции, проследява работата в различните отдели и помага на другите да я вършат правилно. Това е етикет, базиран на роля, а не длъжност или сертификат. Някой може да бъде Power User в складовата дейност и обикновен потребител в ТРЗ, защото етикетът следва процеса, който поддържа.

Това разграничение е важно, когато сравнявате ролите една до друга.

Сравнение между обикновен потребител, Power User и администратор

Откъде произлиза терминът

Терминът се появява в технологичните публикации през 1984 г., когато InfoWorld го използва през април 1984 г. за някой, който осъществява достъп до софтуерните менюта по множество пътища. Тази ранна употреба описва напреднало поведение, а не просто интензивна употреба. По-късно корпоративният софтуер разшири значението, за да включи човек, който не е програмист, но тества работни процеси, обучава колеги, оказва поддръжка от първа линия и превежда оперативните нужди за ИТ отдела.

Няма универсален праг на използване, така че всяка компания определя свой собствен. Не търсете индустриален брой влизания, който да реши въпроса.

Power User се дефинира от обхвата на даден процес, а не от броя на екраните, които може да назове.

Да вземем един хипотетичен пример. Координатор по продажбите проследява една поръчка на клиент от оферта до фактура, вижда, че наличността няма да покрие датата на доставка и предупреждава отдела за покупки, преди забавянето да достигне до клиента. Тя не е отворила най-много екрани през тази седмица. Въпреки това тя е Power User в този поток, защото нейната работа е променила следващите действия на отделите за покупки и продажби.

Измерване на напредналото използване и потвърждаване на кандидатите

Честотата на вписване може да бъде подвеждаща. Служител, който отваря един и същ екран цял ден, има висока активност, но може да не влияе на работата на никой друг. Планировчик, който влиза по-рядко, предлага логика за одобрениеОдобрението е формално решение, което позволява на дадена заявка или действие да продължи напред. Една ERP система може да насочва одобренията и да записва кой е взел всяко решение. и изчиства изключения в различните модули, може да има много по-голямо влияние. Един обоснован модел проследява честотата на сесиите, обхвата на функциите, дълбочината на функциите и влиянието върху работния процес, както е описано в изследване на Penn State за това кои са Power User-ите, което е проучило 454 международни потребители на технологии.

Четири измерения за оценяване на Power User в SIX ERP

Метод за оценяване, който можете да приложите

1. Задайте периода: Използвайте база от 28 или 30 дни.
2. Пребройте сигналите: Проследявайте активните дни, събитията с разширени функции, използваните модули, обработените записи, разрешаването на изключения и засегнатите потребители по веригата.
3. Нормализирайте според ролята: Сравнявайте всеки човек с колеги, вършещи същия вид работа, а не с цялата компания.
4. Отбележете горния диапазон: Търсете хора с високи резултати в няколко измерения, а не само в едно.
5. Прегледайте преди именуване: Първо обсъдете всяко отбелязване с мениджъра на съответния служител.

Калибрирайте праговете отделно за ролите в офиса, склада, производството, финансите и обслужването на място. Техник на терен, който записва няколко мобилни актуализации, задействащи фактуриране, не трябва да се конкурира с офис потребител по активни дни.

Потвърждаване на кандидат

Резултатите само посочват кандидати. Потвърдете четири неща, преди да определите когото и да било. Човекът свързва поне два процеса, начинът му на работа е документиран, той приема границите на разрешенията и неговият мениджър е съгласен, че ролята съответства на задълженията му.

Запишете картата на процеса и предложеното ниво на разрешения в този момент. Помислете за хипотетичен ръководител на склад, който решава няколко изключения в наличностите, които спират покупките. Тези няколко събития с голямо въздействие тежат повече от много рутинни влизания и вашето оценяване трябва да го покаже.

Ежедневни отговорности на един Power User

Основното задължение е просто. Един Power User разбира работата на екипа и как SIX ERP я представя. Етикетът описва обхвата в процесите, а не колко екрана е запомнил някой. Ако не могат да обяснят как промяната на статуса прехвърля работата към следващия екип, те не са готови за ролята.

Ежедневната работа изглежда по следния начин:

• Помощ за колегите: Отговаряне на често задавани въпроси и насочване на колегите през задачите, преди те да се превърнат в тикети за поддръжка.
• Поддържане на чисти данни: Проверка на записи, статуси и задължителни полета, така че другите екипи да могат да се доверят на това, което виждат.
• Наблюдение на потока: Поддържане на филтри и изгледи на изключения, които извеждат на повърхността блокирани задачи, преди те да спрат работата по веригата.
• Документиране на нуждите на процеса: Записване на пропуски и заобиколни решения по начин, по който мениджър или консултант може да предприеме действия.
• Тестване на промени: Изпробване на нови настройки спрямо реални случаи, преди те да влязат в сила за всички.
• Ескалиране по правилен начин: Повдигане на проблеми към правилния контакт в SIX с включен запис, стъпки и бизнес ефект.

Power User-ите са настойници на процесите с дефинирани ограничения. Те подкрепят и подобряват процесите, докато достъпът до чувствителни настройки остава контролиран.

Търсенето на това умение е реално. Доклад на EY за работната сила относно технологичните умения отбелязва, че приблизително 81% от организациите съобщават за ниска наличност на умения за Power User или Power Developer. Недостигът е най-осезаем там, където работата пресича функциите, защото една поръчка за продажба засяга покупките, инвентара, производствения капацитет, ангажиментите за доставка и финансите.

Един планировчик, една спешна поръчка

Спешна поръчка пристига на бюрото на производствения планировчик в понеделник сутрин. Тя проверява наличността на материалите и капацитета, записва риска от забавяне в поръчката, уведомява отделите за продажби и покупки за това, което е открила, и регистрира пропуска в процеса за по-късен преглед. Отделът за продажби може да промени обещаната дата, а отделът за покупки може да действа, защото тя е свързала стъпките, вместо просто да въведе данни и да продължи напред.

На практика тя работи с табла за управление и отчети в реално време, за да вижда текущия статус и проследява транзакциите през пълната им история на процеса. В SIX ProjectFlow ревизираните крайни срокове, блокираните задачи и новите отговорности остават видими заедно с това как едно забавяне влияе на по-късните дейности, така че тя може да реагира, преди целият график да се измести. Когато клиентските записи захранват тази поръчка, SIX CustomerFlow покрива CRM, клиентските записи и взаимодействията, така че контекстът на поръчката да не се губи в отделни бележки. Правилното позициониране на хора като нея е част от изграждането на структурата на вашия екип за внедряване на ERP, а не нещо, за което се мисли след края на обучението.

Модели на разрешения, които държат Power User-ите под контрол

Тук има реално напрежение. Power User-ите искат контрол върху работното си пространство, а една ERP система се нуждае от проследими, управлявани промени. Преглед на изследванията за Power User-ите съобщава, че те предпочитат системи с обширна персонализацияПерсонализацията променя или добавя софтуерна функционалност извън стандартните настройки. В един ERP проект тя може да отговори на специфични бизнес нужди, като същевременно добавя работа по разработка и поддръжка., защото искат контрол върху своето преживяване и инвестират допълнителни усилия в откриване на възможности. Блокирайте този инстинкт напълно и ще разочаровате най-добрите си хора. Оставете го неограничен и ще изгубите представа кой какво е променил.

Типични нива на разрешения за Power User и техните контроли

Управление, което е устойчиво

Четири практики поддържат това приложимо. Тествайте промените в тестова среда (sandbox) преди пускане, изисквайте одобрение за промени в работния процес, поддържайте одитна пътека за всяка промяна и ограничете детайлния преглед до данните, от които се нуждае дадена роля. Преоценявайте достъпа винаги, когато някой промени ролята си. Ние преглеждаме потребителските разрешения, ролите, чувствителните данни и важните системни контроли при промяна на екипите и отговорностите, за да защитим информацията, като същевременно поддържаме работата достъпна.

Практическо правило: Дайте на Power User-ите свобода в личните изгледи и изисквайте одобрение навсякъде, където промяната засяга работата на други хора.

Решенията за разрешения остават отговорност на вашата компания. Потвърдете с вашия контакт в SIX как са конфигурирани ролите, разрешенията и одитните логове във вашия собствен инстанс и базирайте дизайна на достъп, базиран на роли, а не на индивидуални изключения.

Адаптирайте този контролен списък за всеки Power User:

1. Избройте всяко право: Запишете точно какво може да прави лицето.
2. Първо тествайте: Изпробвайте промяната в тестова среда.
3. Запишете одобряващия: Посочете кой се е съгласил да я пусне.
4. Потвърдете записа в одита: Проверете дали промяната е проследима.
5. Премахнете достъпа: Отнемете правата, когато ролята приключи.

Рискове и грешки, които трябва да се избягват

Програмите за Power User-и рядко се провалят шумно. Те се отклоняват постепенно. Правата се разширяват по малко, субективните решения остават недокументирани и пропускът се проявява едва когато човекът е в отпуск или даден отчет не може да бъде обяснен.

Тъй като Power User се дефинира от обхвата в процесите, рисковете са местата, където обхватът изпреварва отчетността. Внимавайте за тези седем.

• Твърде широк достъп: Правата за конфигурация позволяват на някого да заобикаля одобренията и да променя работни процеси в реално време без преглед. Ограничете правата до ролята и дръжте промените в реално време зад одобрение.
• Неофициален администратор: Третирането на Power User като резервен администратор размива отговорността, когато нещо се счупи. Посочете кой е отговорен за настройките и оставете Power User-а на поддръжка на процесите.
• Неодитирана собственост върху процеса: Влиянието се концентрира и никой не проверява кой държи всеки междумодулен процес. Одитирайте го с един въпрос: ако този човек отсъства един месец, кой би могъл да обясни всяка стъпка? Там, където отговорът е „никой“, този процес се нуждае от втори собственик.
• Тясното място: Услужливият Power User коригира всяко изключение и се превръща в опашка. Присвоете рутинните изключения на документирани собственици, така че работата да не чака на едно бюро.
• Недокументирана промяна: Някой променя филтър или отчет без бележки и по-късните резултати не могат да бъдат обяснени. Регистрирайте промяната, причината и одобряващия.
• Признание според активността: Когато похвалите и привилегиите следват този, който е най-зает в системата, повтарящата се чиновническа работа бива възнаграждавана, докато хората, които държат процесите заедно, остават незабелязани. Признавайте резултатите и влиянието върху процесите, а не видимото усилие.
• Обучение веднъж и никога повече: Уменията остаряват след промяна на процеса. Планирайте опреснително обучение винаги, когато работният процес се промени.

Ако само един човек може да обясни даден процес, вие нямате програма за Power User-и. Имате критична точка на отказ.

Третирайте всеки елемент като въпрос за преглед, на който се отговаря по график, а не като проблем за еднократно решаване. Софтуерът поддържа записи и контроли, но вашата компания остава отговорна за определянето и изпълнението на своите правни задължения и задължения за съответствие.

Обучение на Power User-и чрез практика, базирана на роли

Блокирана поръчка в натоварена сутрин разкрива разликата между обиколките на екраните и реалната подготовка. SIX осигурява поддръжка след интеграцията, обучение и непрекъснати актуализации, а за Power User-ите форматът, който работи, е практика, базирана на роли в рамките на работните процеси, които те ще управляват.

Седем стъпки в последователност

1. Картографиране на работния процес: Съгласуване на процеса, който лицето ще поддържа – от задействането до крайния запис.
2. Практикуване на ежедневни задачи: Преминаване през нормални случаи в тренировъчно копие.
3. Работа с изключенията: Репетиране на това какво се чупи и как да се разреши.
4. Проверка на правилата за качество на данните: Покриване на задължителни полета, статуси и как изглеждат чистите записи.
5. Очертаване на границите: Направете ограниченията на разрешенията изрични, включително какво не трябва да променят.
6. Изграждане и четене на отчети: Практикуване на детайлен преглед от обобщена цифра до транзакцията зад нея.
7. Научаване на ескалацията: Потвърждаване кой какво получава и в какъв ред.

За тази последна стъпка SIX приоритизира заявките за поддръжка според спешността, бизнес въздействието, броя на засегнатите потребители и важността на включения процес. Обучението на кандидатите да посочват тези четири неща в заявка им осигурява по-бърз и по-добър отговор. Практиката с изключения работи най-добре като реалистични случаи, а какво включва обучението, базирано на сценарии обяснява как да се структурира този вид репетиция.

Това следва модела на ключовия потребител (key-user), описан в изследвания за внедряване на ERP относно Power User-ите: първо обучете тези потребители, а след това ги накарайте те да обучат своя отдел. Получавате слой за поддръжка от първа линия, който обяснява междуфункционалните въздействия, преди проблемите да достигнат до централната поддръжка. Колегите също чуват аргументите на езика на собствения си екип, което централното бюро за помощ не може лесно да постигне.

Две функции на платформата правят практиката реалистична. Таблата за управление, базирани на роли, означават, че всеки кандидат се обучава на същите изгледи, които ще управлява в реална среда, а картографирането на процеси, базирано на потоци, поддържа упражненията в съответствие с начина, по който оперира вашата компания. Тъй като споделеният модел на данни поддържа междумодулни KPIKPI (ключов показател за ефективност) измерва напредъка към бизнес цел. ERP система може да изчислява KPI от бизнес записи и да показва промени в ефективността във времето. и отчети с детайлен преглед, кандидатите могат да репетират проследяването на една обобщена цифра до транзакцията зад нея. Това е умението, което отличава влиянието върху процеса от познаването на неговите екрани.

Поддържайте обучението свързано с промените в ролите през целия живот на системата, започвайки от пускането в експлоатация. Добавянето на потребители, обекти, интеграции или работни процеси, както и планирането на организационни или регулаторни промени, са все причини да използвате Поддръжка и непрекъснато актуализиране, така че всяка промяна да се превърне в планиран повод за обучение. Практично място за начало е изграждането на график за ERP обучение за вашата организация, след което споделете вашата карта на процесите и списък с кандидати с експерт от SIX, за да планирате обучение, базирано на роли, и да потвърдите модела на достъп, който отговаря на контролите на вашата компания.

Ако сте готови да превърнете най-силните си потребители в управлявани настойници на процеси, проучете как SIX ERP свързва продажбите, покупките, наличностите, производството, обслужването и финансите в споделени, проследими работни процеси. Представете вашата карта на процесите и списък с кандидати и ние ще ви помогнем да планирате обучение за Power User-и, базирано на роли, и модел на достъп, който съответства на вашите контроли.