Постигане на безхартиена последователност в цялото предприятие
„Управлението на документи не е просто съхраняване на файлове. То е създаване на последователност, поддържане на съответствие и превръщане на информацията в конкурентно предимство.“
Всеки бизнес работи с документи.
Оферти, поръчки за продажба, поръчки за покупка, стокови разписки, фактури, договори, производствени инструкции, записи за качество, HR документи и вътрешни одобрения – всички те съдържат важна бизнес информация.
Но в много компании тези документи са разпръснати в имейл кутии, локални папки, споделени дискове, хартиени архиви и лични настолни компютри. Служителите губят време в търсене на най-новата версия, одобренията са трудни за проследяване, а важна информация може да изчезне, когато служител напусне.
Това засяга обслужването на клиенти, паричния поток, съответствието, ефективността и доверието. Добрият процес за управление на документи превръща документите от статични файлове в активни части от бизнес работния процес.
Как оценихме управлението на документи в SIX ERP
Тази оценка разглежда документираните възможности на SIX ERPERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация.: одитни пътеки и разрешения, базирани на роли, за контрол на документи, както и визуален редактор с тагове за сливане за създаване на шаблони от ERP данни. Тези възможности са важни, защото документите трябва да останат свързани с бизнес записите и работните процеси, с контролиран достъп и проследими промени. Хранилище за файлове, което се държи като споделен диск – с несвързани прикачени файлове и без връзка с работния процес или пътеката за одобрениеОдобрението е формално решение, което позволява на дадена заявка или действие да продължи напред. Една ERP система може да насочва одобренията и да записва кой е взел всяко решение. – не прави почти нищо за разрешаване на объркването във версиите. Ключовият въпрос не е дали една система може да качи PDF файл, а дали оторизираните служители могат да намерят и използват правилния документ в неговия бизнес контекст.
Документите трябва да бъдат свързани с процеса
Управлението на документи в ERP система е много повече от качване на файлове в папка. Документът трябва да бъде свързан с бизнес събитието, което го е създало.
Търговска оферта трябва да бъде свързана с клиента и търговската възможност. Поръчка за покупка трябва да бъде свързана с доставчика, заявените артикули, процеса на одобрение и получаването на стоки. Стокова разписка трябва да бъде свързана с движението в склада и клиентската поръчка. Фактура трябва да бъде свързана с доставката, статуса на плащане и финансовия запис.
С тези връзки продажбите могат да виждат последната оферта, служителите в склада могат да имат достъп до инструкции за доставка, а финансите могат да проверяват историята на фактурите. Ръководството може да преглежда одобрения, промени и статус на документи, без да разчита на имейл кореспонденция.
Управлението на документи за ERP системи обикновено включва контрол на версиите, търсене, правила за съхранение, одитни пътеки и достъп, базиран на роли. Страницата на AIIM за електронно управление на документи предоставя основна информация по темата. ERP документи, свързани с бизнес записи, са по-полезни от файлове, съхранявани в пасивно хранилище.
Документът става част от процеса, а не прикачен файл, който се губи след изпращането му.
Скритата цена на лошия контрол на документи
Когато документите се управляват без структура, предприятията се сблъскват с повтарящи се проблеми. Няколко версии на договор могат да циркулират между отделите; търговски екип може да изпрати остарял ценоразпис; фактура може да бъде одобрена без подкрепящи документи; или запис за качество може да бъде труден за намиране по време на одит.
Лошият контрол на документи може да доведе до:
- Дублирана или невярна информация, защото служителите работят с различни версии.
- Бавен отговор на клиенти, защото персоналът трябва да търси, преди да отговори на въпрос.
- Загубена история на одити, защото одобренията, промените и комуникацията не са ясно записани.
- Непоследователна марка и условия, защото служителите създават документи в различни формати.
- Рискове за съответствие, защото записите не могат да бъдат намерени, прегледани или защитени правилно.
Свързаната ERP система за управление на документи предоставя на служителите структурирано място за създаване, съхраняване, одобряване, извличане и преглед на бизнес документи.
Шаблоните за документи създават последователност
Шаблоните за документи подобряват ежедневната работа, като предварително дефинират оформлението, формулировката, дизайна и информационната структура на документа. Вместо да създават всяка оферта, фактура, договор или стокова разписка от нулата, потребителите избират шаблон и позволяват на ERP системата да попълни съответната информация.
Шаблоните могат да включват фирмена марка, адреси, правни детайли, условия за плащане, данни за продукти, данъчна информация, информация за клиенти и стандартен текст. Служителите преглеждат резултата, добавят необходимото съдържание, специфично за клиента, и генерират крайния документ. Това намалява форматирането и копирането, помага за поддържане на последователни документи между отделите и местоположенията и намалява риска от използване на остарели шаблони или невярна информация. Шаблоните подпомагат прегледа, вместо да го заместват.
Управление на документи в SIX ERP
По време на внедряване на ERP управлението на документи трябва да бъде планирано заедно с бизнес работните процеси, а не да се оставя за след стартирането. Кондензирана последователност помага на екипите да вземат ключови решения: първо, мигриране на документи от споделени дискове, пощенски кутии и хартиени архиви и свързването им със записи на клиенти, доставчици или проекти; второ, приоритизиране на шаблони за често създавани документи като оферти, поръчки за покупка и стокови разписки; трето, картографиране на работните процеси за одобрение преди стартирането; и четвърто, обучение на служителите къде принадлежат документите.
След стартиране документите могат да бъдат свързани с клиенти, доставчици, фактури, оценки, записи за доставка, проекти, служители и други релевантни ERP обекти. Служителите могат да работят с контролиран бизнес запис, вместо да питат кой има последната версия. При сравняване на опции, сайтът на Closer Innovation Labs Corp. е друга референция за функции, която да се вземе предвид наред с описаните тук възможности.
Разрешенията, базирани на роли, помагат за защита на чувствителна информация: служителите по продажбите могат да оторизират търговски документи, финансовите потребители могат да управляват фактури, HR потребителите могат да управляват ограничени записи на служители, а оторизираният персонал може да намери това, от което се нуждае, без пълен достъп.
Не всеки служител се нуждае от достъп до всеки документ. Но всеки оторизиран служител трябва да може бързо да намери документа, от който се нуждае.
Шаблоните в SIX ERP правят създаването на документи по-бързо
Функциите за шаблонизиране на документи в SIX ERP позволяват на администраторите да създават и поддържат стандартни оформления на документи. Визуален редактор поддържа брандиране, структуриран текст, таблици и плейсхолдъри, наричани още тагове за сливане, които извличат информация от ERP запис, когато се генерира документ.
Шаблон за оферта, например, може да включва име и адрес на клиента, номер на оферта, продуктови линии, цени, данъчни стойности, условия за плащане и данни за компанията. Документ за доставка може да включва поръчката, адрес за доставка, изпратени продукти, количества и информация за склада.
ERP системата предоставя данните, шаблонът предоставя структурата, а служителят преглежда резултата. Това избягва многократното копиране на данни за клиенти, пресъздаването на поръчки от доставчици или коригирането на едно и също оформление на фактура.
Безхартиеният офис е свързан със скоростта, не само с хартията
Безхартиеният офис не означава, че всеки хартиен документ изчезва за една нощ. Това означава, че бизнесът спира да зависи от хартията като основен начин за създаване, одобряване, съхраняване, намиране и споделяне на информация.
Цифровите документи могат да бъдат търсени, свързвани с работни процеси, достъпвани сигурно, проследявани през одобрения и съхранявани съгласно правила. Заявка за покупка може да премине от създаване през одобрение, поръчка, получаване, фактуриране и плащане. Търговски документ може да премине от запитване до оферта, поръчка, доставка, фактура и плащане, без да бъде пренаписван в няколко системи.
Безхартиената работа осигурява по-бързи, по-ясни и по-надеждни бизнес процеси.
Съответствието изисква повече от структура на папки
Много компании трябва да съхраняват документи по финансови, данъчни, качествени, договорни, HR или регулаторни причини. Важно е да се знае коя версия е използвана, кой я е създал или одобрил, кога е променена и как се отнася към по-широкия бизнес процес.
Структурирана ERP среда може да поддържа одитни пътеки, потребителски разрешения, статус на документи, история на работния процес и контролиран достъп, помагайки при одити, вътрешни прегледи, клиентски заявки и проверки за съответствие. Този ресурс за разходи и съхранение на документи предлага допълнителна информация за разглеждане на контрола на документи.
Електронните подписи също могат да подпомогнат по-бързи одобрения. Техният правен ефект зависи от държавата, типа документ, метода на подписване и приложимите изисквания. Компаниите трябва да потвърдят своите специфични задължения, преди да разчитат на цифрови подписи за високорискови или правно чувствителни документи.
Съответствието е по-лесно, когато документацията се създава правилно като част от нормалната работа.
Документите могат да подобрят всеки отдел
- Търговските екипи се възползват от професионални оферти, предложения, потвърждения на поръчки, договори и фактури, генерирани от данни за клиенти и продукти.
- Екипите по покупки се възползват от стандартни поръчки за покупка, споразумения с доставчици, одобрения, записи за получаване и съпоставяне на фактури.
- Екипите по склад и логистика се възползват от стокови разписки, опаковъчни списъци, етикети, документи за получаване на стоки, записи за връщане и информация за пратки.
- Производствените екипи се възползват от работни поръчки, спецификации на материали, производствени инструкции, записи за качество и отчети за проследяемост.
- Финансовите екипи се възползват от последователни фактури, записи за одобрения, подкрепящи документи, информация за плащания и готови за одит записи.
- HR екипите се възползват от структурирани документи за заетост, политики, записи за обучение и контролиран достъп до чувствителни файлове.
Когато тези документи са свързани чрез една ERP система, компанията подобрява оперативния контрол, както и спестява време.
Бъдещето на управлението на документи е по-свързано
Управлението на документи се развива отвъд съхранението и шаблоните. Следващата стъпка е по-интелигентна автоматизацияАвтоматизацията използва софтуер или оборудване за изпълнение на задачи съгласно дефинирани правила. Една ERP система може да автоматизира рутинни бизнес стъпки и да подчертава изключения за преглед. на работния процес. Документ може да задейства одобрение, да създаде задача, да актуализира статус, да уведоми отговорно лице или да стартира друг бизнес процес. Инструменти, поддържани от изкуствен интелект, могат да помогнат за класифициране на входящи документи, извличане на информация, предлагане на чернови на текст или отбелязване на липсващи полета за човешки преглед.
Анализ на приемането на електронни подписи в предприятията обсъжда как електронните подписи и свързаните работни процеси за документи могат да намалят ръчната координация в процеси, които иначе разчитат на хартия и маршрутизиране между хора.
Структурирани данни, ясна собственост, контролирани версии на документи, практични шаблони и използваеми процеси остават основата. Технологията трябва да улеснява управлението на документи, а не да създава още една сложна система, която хората избягват.
Често задавани въпроси
Какво е система за електронно управление на документи (EDMS)?
Система за електронно управление на документи (EDMSСистемата за електронно управление на документи (EDMS) помага на предприятията сигурно да съхраняват, организират, проследяват и управляват дигитални документи. Интегрирана с ERP софтуер, тя подобрява работните процеси с документи, сътрудничеството, проследимостта и съответствието, като същевременно намалява бумащината и ръчната администрация.) е софтуерна среда за създаване, съхраняване, проследяване и извличане на документи в цифров вид. Тя може да прилага контрол на версиите, одитни пътеки, правила за достъп и търсене, така че оторизираните служители да могат да намерят текущ, проследим запис.
Какво означава DMS в контекста на компютрите?
DMS означава система за управление на документи (Document Management System). В IT контекст това означава софтуер, използван за заснемане, съхраняване, индексиране, защита и извличане на документи. EDMS се отнася до електронно управление на документи и свързани работни процеси.
Как се управляват документите по време на внедряване на ERP?
По време на внедряването екипите мигрират съществуващи документи и ги свързват с бизнес записи, избират типове документи за шаблони, картографират работни процеси за одобрение преди стартирането и обучават персонала къде принадлежат документите. Планирането на тази работа като част от внедряването помага да се избегне почистване след стартирането.
Как шаблоните за документи намаляват повтарящата се работа?
Шаблоните дефинират оформлението, брандирането, стандартния текст и полетата за данни на документа. ERP системата попълва детайли като информация за клиент, продукт, цена и данъци от своите записи, така че служителите могат да преглеждат и финализират, вместо да пренаписват и преформатират всичко.
Заключителни мисли
Документите записват какво е било договорено, поръчано, доставено, одобрено, фактурирано и какво трябва да се случи след това. Когато са непоследователни, трудни за намиране или несвързани с процеса, бизнесът губи време и контрол.
SIX ERP помага на компаниите да създават, управляват, съхраняват, търсят и използват документи като част от една свързана бизнес система. От оферти и фактури до стокови разписки, документи за покупки, договори, HR записи и оперативни работни процеси, документите стават повече от просто документация.
Те се превръщат в надежден източник на информация, последователност и растеж.
