Потвърждавате поръчка на клиент и се оказва, че артикулът липсва в един от складовете. Трима души отварят три различни инструмента, преди някой да може да каже на купувача дата на доставка.
Тази пауза е моментът, в който дистрибуторът или запазва продажбата, или я губи. Най-добрият ERPERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация. софтуер за дистрибутори е системата, която поддържа записите за наличности, продажби, покупки и доставки свързани с една и съща поръчка. Дългият списък с функции не дава отговор на клиента.
Тази статия проследява една хипотетична поръчка през пет модула, които си струва да тествате, преди да купите: клиентски досиета, работа на терен, финанси, проекти и хора. Разглеждам тези модули като градивни елементи, а не като класация на всеки продукт на пазара. Също така посочвам къде бизнес, занимаващ се само със съхранение и доставка, може да пропусне някой от тях. Проиграйте същия сценарий с недостиг при всяка демонстрация. Ако продавачът не може да покаже кой вижда недостига, кой купува замяната и кой информира клиента, продължете да търсите.
Да кажем, че поръчката е за 40 кашона за клиент на дребно. Склад А има 12. Склад Б има останалите, а поръчката за покупка се очаква в четвъртък. Продажбите, купувачът и ръководителят на склада не трябва да провеждат поредица от телефонни разговори, за да видят това.
1. SIX CustomerFlow
Поръчката започва с човек, а не с позиция в склада. Ако бележките на мениджъра на акаунта стоят в имейла, обещанието в офертата може да се разминава с това, което складът може да изпрати.
SIX CustomerFlow съхранява разговорите, лийдовете, възможностите и следващите стъпки в рамките на едно клиентско пътуване и може да свърже този запис с анализи, електронна търговия и останалата част от платформата. За един дистрибутор полезната част не е по-големият списък с контакти. Тя е в това, че лицето, което отговаря за акаунта, може да види поръчката, която вече е обещало.
В хипотетичния случай купувачът се обажда, защото са потвърдени 40 кашона, а в Склад А има само 12. Собственикът на акаунта трябва да отвори едно клиентско досие и да види отворената поръчка, недостига и входящата покупка, след което да се обади обратно с предложение за частична доставка или ревизирана дата. Те не трябва да възстановяват историята от три различни входящи кутии.
Къде клиентското досие доказва своята стойност
Проучване на B2B търговията от 2025 г. установи, че само 25% от анкетираните марки са интегрирали напълно електронната търговия с ERP, така че много екипи все още въвеждат повторно поръчки, започнали онлайн, както се съобщава в State of B2B eCommerce 2025. Тази празнина се проявява като грешна цена, пропуснат договор или дата на доставка, за която никой не поема отговорност.
Специфична за клиента цена: Офертата трябва да съдържа цената, която акаунтът действително получава, включително отстъпки и договорни условия, така че поръчката да не се пренаписва по-късно.
Обещание, което можете да защитите: Наличността и входящите доставки трябва да бъдат видими от същата клиентска поръчка, в противен случай датата на доставка е просто предположение.
Една следваща стъпка: Недостигът се нуждае от отговорник, обратно обаждане и статус, който складът може да види.
Практическо правило: Не съхранявайте прозореца за доставка на клиента в бележка в CRM, ако отделите за покупки и наличности не могат да я прочетат.
Може да не се нуждаете от пълен пайплайн за лийдове, ако продавате само на стабилен набор от търговски партньори и почти никога не търсите нови клиенти. Все пак се нуждаете от акаунта, цената и отворените поръчки на същото място като наличностите. CRM система, която не вижда недостига, няма да реши проблема с телефонната верига.
2. SIX ServiceFlow
Някои дистрибутори никога не изпращат камион на адрес. Други инсталират, ремонтират или доставят и настройват това, което продават. Това са различни задачи и софтуерът не трябва да се преструва, че са еднакви.
SIX ServiceFlow обхваща пътя от първата заявка до подписа и фактурата. Офис персоналът планира посещението, назначава техник, проверява частите и записва работата на място. Екипите на терен и в офиса споделят текущата задача, така че завършеното посещение може да премине към таксуване, наличности и следващото сервизно повикване. Нашият мобилен достъп позволява на техници, шофьори и складов персонал да изтеглят наличности, задачи и одобрения на телефон или таблет.
Независими бенчмаркове за дистрибуция определят най-добрата в класа точност на инвентара на около 98,5% или повече, срещу приблизително 92% за средните изпълнители – разлика, описана в ERP Lenz guide to measuring ERP success. Техник, който натовари грешната част, или шофьор, който тръгне с 12 кашона вместо с 40, е същият проблем с точността, но в микробуса.
Какво да тествате при работа на терен
Части за задачата: Работната поръчка трябва да резервира същия артикул, който поръчката за продажба вече е намалила, а не втора цифра за наличност в сервизно приложение.
Кой е квалифициран: Назначете човека, който може да извърши работата, и покажете часа на посещението, преди той да напусне базата.
Затваряне на цикъла: Времето, използваните части и подписът на клиента трябва да се отразят обратно, така че финансите да не чакат снимка в групов чат.
Струва си да прочетете практическо ръководство за услуги на терен, преди да планирате посещения, части и фактуриране: софтуер за управление на услуги на терен.
Пропуснете този модул, ако само изпращате кашони и никога не изпращате човек на обект. Купуването на планиране за терен, което няма да използвате, добавя излишни екрани, обучение и още едно място за разминаване в наличностите. Ако извършвате монтаж или ремонт, тествайте хипотеза, при която частта липсва в микробуса, но е налична в Склад Б. Задачата трябва да показва трансфера, а не странична електронна таблица.
3. SIX FinanceFlow
Търговското решение не приключва, когато камионът потегли. Някой все още трябва да фактурира 12-те кашона, които сте изпратили, да задържи или таксува остатъка от поръчката и да обясни маржа, ако сте платили за експресен транспорт.
SIX FinanceFlow свързва фактурирането, разходите, плащанията, бюджетите, счетоводството и отчитането в един контролиран процес, така че финансите и мениджърите да виждат паричните потоци, разходите, приходите и печалбата от една и съща дейност. Информацията, въведена веднъж, включително разходи и документи, трябва да бъде цифрата, която финансите използват. Ние не третираме главната книга като втори склад.
Бюрото за преброяване на населението на САЩ отчете съотношение на инвентара към продажбите от 1,28 за търговците на едро през ноември 2025 г., изключвайки клоновете и офисите за продажби на производителите, което е спад от 1,32 през ноември 2024 г., в Monthly Wholesale Trade report. Търговците на едро са поддържали около $1,28 инвентар за всеки $1 продажби през този месец. Не можете да управлявате това покритие чрез експорт на продажбите и отделен файл за наличностите.
Какво трябва да виждат финансите при поръчка с недостиг
Изпратете 12 сега и 28 по-късно и може да имате две фактури, едно кредитно известие, ако клиентът откаже разделянето, и допълнителен транспорт, който принадлежи към тази поръчка. Разходен център, който съхранява само заплати, ще скрие този транспорт. Изгледът на печалбата по акаунт или продуктова линия ще го покаже. Разликата е разяснена в разходен център срещу център за печалба.
Ако фактурата не може да бъде свързана с пратката и недостига, приключването на месеца се превръща в проект за изравняване.
Частична доставка: Фактурирайте това, което е заминало, и оставете остатъка отворен, така че приходите и наличностите да останат съгласувани.
Разход за експресна доставка: Поставете бързия транспорт към поръчката, която го е причинила, а не в общ бюджет за разходи.
Приключване: Мениджърите трябва да могат да проследят от маржа до поръчката, а не да чакат преструктуриране на електронна таблица.
Все още се нуждаете от финанси, дори ако никога не изпълнявате проекти или работа на терен. Може да не се нуждаете от тежки инструменти за бюджетиране от първия ден, ако счетоводителят само осчетоводява фактури и плащания. Но се нуждаете фактурата, освобождаването на стоката и изгледът на паричните средства да идват от една и съща поръчка. Финансов пакет, който импортира седмичен файл, ще пресъздаде забавянето от три инструмента при приключването на месеца.
4. SIX ProjectFlow
Дистрибутор одобрява втори склад: нови стелажи, трансфер на наличности, етикети с баркодове и уикенд за прехвърляне. Тази работа има начало, бюджет и три екипа, които я докосват. Рутинна поръчка за вземане, опаковане и фактуриране няма нищо от това. Объркайте двете и или ще купите софтуер за проекти, който никой не отваря, или ще управлявате реалния проект в имейл кореспонденция.
SIX ProjectFlow свързва планирането, задачите, бюджетите и разходите в един споделен запис. Мениджърите могат да възлагат работа, да подреждат задачите и да следят разходите спрямо изпълнението. Тъй като се базира на същата основа от данни като продажбите, наличностите и финансите, проектът изтегля същите артикули, хора и разходи като потока от поръчки. Програма за комплектоване, остойностена в проекта, отразява същите цени на компонентите, които би използвана в оферта за продажба.
Проучване на Mint Jutras сред 315 производители и дистрибутори установи, че 67% оценяват внедряването на ERP като успешно или много успешно, 31% виждат само частичен успех, а 41% са приключили в рамките на или под бюджета, според резюмето на Ultra Consultants за това проучване. Третирайте самото внедряване като проект с отговорник, задача за изчистване на данни и тест на недостига от 40 кашона преди пускането в експлоатация. Пуснете системата без такъв отговорник и внедряването ще попадне в групата с частичен успех, отчетена в проучването.
Кога записът на проекта помага на поръчката
Използвайте проект, когато работата преминава през различни екипи и има собствен бюджет. Хипотетичното оборудване на филиал се нуждае от стелажи, трансфер на наличности, обучение на персонала и уикенд за прехвърляне, със задачи, посочващи кой премества артикулите и кой подписва за точността на преброяването. Еднократна поръчка за продажба на 40 кашона не се нуждае от такава структура.
Внедряване: Начертайте пътя от офертата до плащането и пътя на недостига, преди да конфигурирате екраните.
Клиентски програми: Комплектоването, внедряването в магазини и сезонните пренастройки могат да бъдат част от проект с цена и краен срок.
Обикновени поръчки: Оставете ги в потока за продажби, наличности и покупки. Обвивката на проекта само ще забави подготовката на поръчката.
Ако всяка поръчка е „вземи, опаковай и фактурирай“, пропуснете този модул, докато не се появи реална задача за няколко екипа. Добавянето му „защото е включен“ учи хората да го игнорират.
5. SIX PeopleFlow
Проследете една поръчка достатъчно далеч и всяка стъпка завършва с име. Продажбите отговарят за обратното обаждане, когато доставката е непълна. Покупките отговарят за получаването на замяната. Склададжията отговаря за преброяването, което поддържа цифрата на наличностите коректна.
SIX PeopleFlow свързва досиетата на служителите, работното време, уменията и ежедневното администриране на човешките ресурси. Мениджърите могат да видят кой е обучен за дадена зона за събиране на поръчки или превозно средство за доставка и кои роли стоят зад всеки акаунт. При хипотетична поръчка с недостиг, записът свързва обратното обаждане на клиента с търговския представител, новата позиция за покупка с купувача и корекцията на наличностите с единственото лице, упълномощено да я осчетоводи.
Проучване от 2024 г. съобщава, че 21,3% от анкетираните малки и средни предприятия използват ERP системи, включително 19,2% от малките фирми и 31,3% от средните фирми, в Acta Oeconomica paper on ERP use. По-малките фирми работят с по-ограничени административни екипи, така че данните за хората обикновено живеят в паметта и електронните таблици. Това продължава, докато двама служители не решат, че другият се е обадил на клиента. Модулът се отплаща едва когато посочите отговорник за артикулите, цените и складовите локации.
За по-широк поглед върху това как ERP се справя с тази работа, от досиетата на служителите до ежедневните процеси, вижте ръководството за управление на човешките ресурси в ERP системи.
Определете отговорниците за прехвърлянето и спрете дотук
| Задача по поръчката | Отговорник | Какво съдържа записът |
|---|---|---|
| Преброяване на клетката с недостиг и осчетоводяване на корекцията | Обучен складов потребител | Умението или упълномощаването зад осчетоводяването |
| Одобряване на позицията за покупка на замяна | Купувачът, с посочен заместник | Покритие, когато основният отговорник отсъства |
| Работа през уикенда за прехвърляне | Хората на обекта | Тяхното време, начислено към тази задача |
Правата за достъп следват процеса. Запишете кой може да променя обещаната дата и кой може само да я чете.
Можете да отложите пълния пакет за ЧР, ако ТРЗ се обслужва от счетоводител и само няколко потребители се нуждаят от досиета. Ролите са на първо място и в двата случая. Дистрибутор, използващ три инструмента, често има три версии за това кой може да променя количеството. Поставете ролята първо в поръчката и добавете умения и проследяване на времето, когато мениджърите започнат да ги използват.
През 2024 г. 41,1% от 860 респонденти в световен мащаб от секторите търговия на едро и дистрибуция посочиха прекъсванията в доставките и веригата за доставки като основно предизвикателство за растежа в SAP Insights research. Този натиск пада върху конкретни хора. Когато купувачът види същия недостиг, който търговският представител е обещал да коригира, последващите действия се случват без втора среща.
Как петте модула на SIX се свързват с дистрибуторската работа
Поръчка с недостиг тества колко добре са свързани системите на дистрибутора. Продажбите трябва да виждат какво е налично; покупките се нуждаят от количеството на недостига; доставката и финансите се нуждаят от точно регистриране на крайната пратка. Тези пет модула поддържат различни точки в този поток, но дистрибуторът може да не се нуждае от всички тях.
| Модул | Стъпка от поръчката, която поддържа | Пропуснете, ако |
|---|---|---|
| SIX CustomerFlow | Поддържа клиентските досиета и взаимодействията налични, когато отдел продажби преглежда поръчка или проследява непълна пратка. | Отдел продажби може да управлява взаимоотношенията с клиентите със съществуващите си инструменти и не се нуждае от споделени клиентски досиета. |
| SIX ServiceFlow | Свързва заявка за услуга с планиране, части, работа на място, одобрениеОдобрението е формално решение, което позволява на дадена заявка или действие да продължи напред. Една ERP система може да насочва одобренията и да записва кой е взел всяко решение. от клиента и фактуриране. | Бизнесът продава и изпраща стоки без посещения на техници или сервизна работа. |
| SIX FinanceFlow | Пренася таксуването и финансовите записи до завършване на поръчката, включително когато пратката е частична. | Текущата финансова система на компанията вече се справя с таксуването и контрола и не се нуждае от свързани оперативни записи. |
| SIX ProjectFlow | Проследява задачи и разходи за специфично за клиента внедряване или друга работа, управлявана като проект. | Поръчките са рутинни, без задачи по проекти, етапи или разходи за проследяване. |
| SIX PeopleFlow | Поддържа досиета на работната сила и процеси за хората, отговорни за прехвърлянето на поръчки. | Малък екип може да управлява своите записи и отговорности извън ERP системата, без да прекъсва потока на поръчките. |
Стойността на ниво поръчка зависи от прехвърлянето, а не от броя на модулите. Ако непълна пратка променя обещанието към клиента, разпределението на наличностите, изискването за покупка, записа за доставка и фактурата, съответните модули трябва да споделят тази информация. Добавяйте модули там, където те свързват работа, която Вашият екип действително извършва; изключете тези, които не поддържат реален процес.
Изберете най-добрия ERP софтуер за дистрибутори, като тествате собствените си поръчки
Пет реални поръчки ще Ви покажат къде една ERP система доказва своята стойност. Вземете ги в демо версия или пробен период: един недостиг, една частична доставка, едно изключение в цената, едно връщане и една обикновена поръчка. Проследете всяка от тях от обаждането на клиента през наличността, покупката, изпълнението, доставката и фактурирането. Попитайте кой вижда стъпката първи, кой запис се променя и какво осчетоводяват финансите. При недостига проверете къде попада предупреждението и кой отговаря за новата обещана дата. При връщането проверете дали получателят може да го затвори вътре в системата. Ако някоя стъпка завършва в електронна таблица, решението все още не е подходящо.
Европейските средни фирми бяха изправени пред същия въпрос преди десетилетия. Проучване в няколко държави съобщава, че 27% са инсталирали ERP в поне една функционална област през 1998 г., като се предвиждаше приемането да достигне 56% до 2000 г., в документ на Университета в Голуей. Решаващият фактор тогава, както и сега, беше собствеността върху процеса: посочено лице за обаждането при недостиг, обещаната дата и частичната фактура. Вашите пет поръчки разкриват кой държи всяко от тези неща днес.
Говорете с експерт на SIX за Вашия поток от поръчки, включително за недостига, който Ви разочарова най-много. Ако сравнявате и други платформи, прочетете нашето ръководство за 11 алтернативи на Odoo, което подрежда системите по съответствие на работния процес, интеграцияИнтеграцията свързва системи, така че те да могат да обменят информация или да координират действия. ERP интеграцията помага за свързване на бизнес инструменти и намаляване на ръчния трансфер между тях., гъвкавост, усилия за внедряване и обща цена. Екипите, които вече обмислят инструменти на Microsoft, могат също да прегледат Business Central с HR Management 365 и след това да проиграят същите пет поръчки там. Донесете Вашия списък с артикули, Вашите складове и една трудна за изпълнение поръчка. Този тест ще Ви каже повече от броя на функциите.
SIX ERP свързва продажбите, покупките, наличностите, доставките, финансите и хората, които ги управляват, така че липсващият артикул да не изчезне между инструментите. Ние съпоставяме тези стъпки с начина, по който Вашите складове и поръчки работят в действителност, включително мобилни актуализации за склада и пътя. Посетете SIX ERP и донесете един реален случай на недостиг със себе си.
