ERPERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация. системата е бизнес софтуер, който обединява основната дейност на компанията, като продажби, покупки, инвентар, производство, проекти, човешки ресурси и финанси, в една споделена база данни с единен набор от работни процеси. ERP означава планиране на ресурсите на предприятиетоERP системата свързва основните процеси на компанията — като продажби, финанси, инвентар, производство и обслужване — на едно място, така че екипите да могат да работят със споделена информация. (enterprise resource planning). Вместо всеки отдел да поддържа своя собствена електронна таблица или инструмент, всички работят с едни и същи актуални записи. Поръчка, въведена от отдел продажби, е видима за склада, снабдяването и счетоводството, без да се налага повторно въвеждане.
Тази статия надхвърля речниковото определение. Ще разберете защо ERP системата е важна, как функционира отвътре, какви модули включва, как се съпоставят известните ERP софтуери, как да я използвате ежедневно и как да изберете такава, без да съжалявате. Разглеждаме и грешките, които провалят ERP проектите, за да можете да ги избегнете.
Ние в SIX разработваме и внедряваме ERP, така че съветите тук идват от моделиране на реални процеси в компании за услуги, производство, продажби и дистрибуция. Целта е проста: след четенето трябва да разберете какво е ERP и какво да предприемете след това, без да отваряте още десет таба.
Защо ERP системата е важна за вашия бизнес
ERP системата е важна, защото запълва празнините между отделите, а именно в тези празнини се крият повечето закъснения, грешки и скрити разходи в една растяща компания. Екип от петима души може да работи със споделена таблица и добра памет. Екип от тридесет души не може.
Какво ви костват несвързаните инструменти
Повечето компании стигат до ERP по един и същи път. Продажбите държат офертите в един файл, складът следи наличностите в друг, снабдяването работи чрез имейл, а счетоводството има собствен пакет. Всяко прехвърляне на задачи означава, че някой пренаписва данни, а всяко пренаписано число е шанс за несъответствие между отделите. Плащате и с часове, прекарани в уеднаквяване на версии, вместо да управлявате бизнеса.
Представете си компания за сервизно обслужване на терен. Техник завършва ремонт, записва използваните части на хартия и предава бележката в офиса на следващия ден. Някой я въвежда, друг проверява наличностите и фактурата се изпраща седмица по-късно. Нищо в тази верига не е драматично, но парите пристигат със закъснение, частите се поръчват двойно и клиентът се обажда, за да попита къде е фактурата. Модерната ERP система премахва тези стъпки. Техникът записва работата на телефон и фактурата се генерира от този запис.
По-голямата част от стойността на една ERP система идва от премахването на прехвърлянията на задачи, а не от добавянето на функции.
Какво се променя, когато всички споделят една база данни
Разбирането на ERP системите се свежда до една идея: един запис, много потребители. Клиент, артикул, доставчик или служител се създава веднъж и всеки отдел вижда същата актуална версия. Това ви дава видимост в реално време, така че мениджърът вижда отворените поръчки, нивата на наличностите и паричната позиция, без да иска от трима души три различни файла. Също така ви дава проследимост, защото можете да проследите поръчка или партида през всяка стъпка.
Таблицата показва как се променят ежедневните ситуации.
| Ситуация | Без ERP система | С ERP система |
|---|---|---|
| Офериране на клиент | Цени и наличности се проверяват ръчно в отделни файлове | Цени, наличности и история на клиента на един екран |
| Проверка на наличност | Телефонно обаждане до склада | Данни за наличност в реално време в поръчката |
| Одобряване на покупка | Имейл кореспонденция без ясен отговорник | Заявка, насочена към одобряващия и регистрирана в системата |
| Приключване на месеца | Дни на уеднаквяване на експортирани данни | Трансакциите вече са отразени във финансите |
| Отговор на въпроса „Как се справяме?“ | Отчет, изготвен ръчно в петък | Дашборд, актуализиран в момента на извършване на работата |
Кой печели най-много от ERP софтуера
Собствениците и генералните мениджъри получават контрол без микромениджмънт. Те виждат маржа, изостаналите поръчки и паричните потоци на дашборд и спират да преследват хората за цифри. Финансовият отдел постига по-бързо и чисто приключване, тъй като трансакциите се записват в момента на работа. Оперативните ръководители имат по-малко изненади, тъй като снабдяването, складът и производството планират въз основа на едни и същи данни.
Служителите също печелят, което често се пренебрегва. По-малкото пренаписване означава по-малко грешки, които попадат на бюрото им, и по-малко въпроси от типа „кой има последния файл?“. Когато оценявате ERP система, вземете предвид това спестено триене. То рядко се появява в бизнес обосновката, но решава дали хората действително ще приемат софтуера.
Признаци, че сте надраснали електронните таблици
Не се нуждаете от ERP система в деня, в който наемете втория си служител. Нуждаете се от такава, когато координацията струва повече, отколкото би струвал софтуерът. Следете за тези признаци:
- Един и същ клиент или продукт съществува под различни имена в различни файлове.
- Отдел продажби обещава дати за доставка, които складът не може да спази.
- Месечното приключване отнема все повече време всяко тримесечие.
- Не можете да кажете кои продукти или задачи носят пари без ръчен анализ.
- Само един човек разбира основната електронна таблица и всички се страхуват той да не напусне.
- Клиенти, одитори или регулации изискват проследимост, която не можете да осигурите бързо.
- Растежът означава наемане на повече администратори, а не на повече хора, които вършат същинската работа.
Ако три или повече от тези ситуации ви звучат познато, започнете да търсите сериозно.
Как работи една ERP система
ERP системата работи чрез съхраняване на фирмените данни в една централна база данни и позволява на отделните модули да четат и записват тези данни според ролята на всеки потребител и дефинираните от вас правила за работния процес. Всичко останало е детайл върху този принцип.
Една база данни, много модули
Мислете за базата данни като за паметта на компанията. Тя съдържа мастер данни – нещата, които се променят рядко, като клиенти, артикули, доставчици, служители и ценови листи. Тя съдържа и трансакционни данни – нещата, които се случват всеки ден, като оферти, поръчки, разписки за стоки и фактури. Модулите са екраните и правилата, изградени върху тази памет.
Тъй като всеки модул чете едни и същи мастер данни, едно действие се отразява в целия бизнес. Когато снабдяването получи стоки, складът се актуализира, продажбите виждат нова наличност, а финансите виждат задължение. Никой не експортира или импортира нищо. Това е истинската разлика между ERP система и набор от приложения, които се синхронизират през нощта, където всяко приложение все още поддържа своя собствена версия на истината.
Работни процеси, роли и одобрения
Работните процеси (workflows) са правилата, които движат работата от човек на човек. Заявка за покупка над определена сума отива при мениджър. Заявка за услуга създава задача за техник. Доставена поръчка задейства фактура. Дефинирате тези правила веднъж и системата ги налага всеки път, което е начинът една компания да спре да зависи от това кой какво помни.
Ролите контролират кой какво вижда и променя. Техникът вижда възложените задачи, но не и заплатите, а купувачът вижда цените на доставчиците, но не и ведомостта за заплати. Одитната следа записва кой какво е променил и кога, което помага при вътрешния контрол и при въпроси от клиенти или регулатори. Доброто внедряване оформя работните процеси според това как реално оперира вашата компания, защото общият шаблон, който пренебрегва вашия процес, ще бъде заобиколен в рамките на месец.
Една поръчка от първия контакт до плащането
Проследете една единствена поръчка за продажба в ERP софтуерна система и ще видите как се свързват елементите:
- Отдел продажби записва клиента и възможността, след което изпраща оферта въз основа на текущите цени.
- Клиентът приема и офертата става поръчка за продажба без повторно въвеждане.
- Системата проверява наличността. Ако артикулите не достигат, тя създава заявка за покупка.
- Снабдяването одобрява и изпраща поръчката до доставчика, а стоките се приемат в склада.
- Складът събира, опакова и изпраща, или производството сглобява продукта според неговата спецификация (BOM).
- Потвърждението на доставката задейства фактурата и финансовият отдел я осчетоводява в главната книга.
- Когато клиентът плати, вземането се закрива и дашбордовете показват маржа на тази поръчка.
Седем стъпки, три или четири отдела, един запис. В нито един момент никой не копира данни от едно място на друго и именно оттук идват спестяването на време и намаляването на грешките.
В една ERP система поръчката е един запис, който пътува, а не седем записа, които се копират.
Как ERP системата се свързва с други инструменти
Никое ERP не прави всичко, затова интеграцията е важна. Повечето системи се свързват с други инструменти чрез API или готови конектори, например към онлайн магазин, банка, инструмент за бизнес анализи или специализирано приложение, на което вече разчитате. Когато оценявате система, попитайте дали данните се движат в реално време или на планирани партиди и кой поддържа връзката, когато някоя от страните се актуализира.
Автоматизацията работи по същия начин. Периодични фактури, напомняния за плащане, точки за повторна поръчка и ескалации на одобрения – всичко работи според зададени от вас правила. Започнете с повтарящите се задачи, които отнемат най-много часове, защото те носят най-бърза видима полза и изграждат доверие в системата.
ERP модули и какво прави всеки от тях
ERP софтуерът е изграден от модули, а най-често срещаните обхващат продажби, покупки, инвентар, производство, проекти, услуги, хора и финанси. Доставчиците ги именуват различно, но работата, която всеки модул върши, е една и съща от система до система.
Стандартните модули от пръв поглед
Таблицата изброява модулите, които ще срещнете в почти всяка ERP система, какво управляват те и кой ги използва.
| Модул | Какво управлява | Основни потребители |
|---|---|---|
| Продажби и CRM | Контакти, фунии за продажби, предложения, оферти, поръчки, последващи действия | Търговски представители, акаунт мениджъри |
| Снабдяване | Заявки, одобрения, поръчки към доставчици, представяне на доставчиците | Купувачи, ръководители на отдели |
| Инвентар и склад | Нива на наличности, местоположения, разписки, комисиониране, проследимост | Складов персонал |
| Производство | Планиране на търсенето, спецификации (BOM), производствени поръчки, изпълнение в цеха, контрол на качеството, проследяване на разходите | Плановици, производство, качество |
| Проекти | Бюджети, задачи, време, разходи по проекти, таксуване | Проектни мениджъри |
| Управление на услуги | Заявки, график, планиране на техници, мобилни задачи, одобрение от клиента | Диспечери, техници |
| HR и хора | Досиета на служители, процеси от наемане до напускане, обучение, умения | HR, преки ръководители |
| Финанси | Главна книга, задължения, вземания, фактуриране, бюджети | Счетоводители, финансови директори (CFO) |
| Отчети и анализи | Дашбордове, KPI, прогнози | Ръководство |
С кои модули да започнете
Не включвайте всичко наведнъж. Започнете там, където прехвърлянията на задачи болят най-много, и добавяйте останалите с разрастването си. Финансите почти винаги са част от началото, защото всеки друг модул отразява резултатите си там. След това правилният начален комплект зависи от това как печелите пари:
- Компания за услуги на терен: управление на услуги, инвентар, финанси.
- Производител: снабдяване, инвентар, производство, финанси.
- Дистрибутор: продажби, снабдяване, инвентар, финанси.
- Фирма за проекти или професионални услуги: проекти, хора, финанси.
Модулният подход защитава и вашия бюджет. Плащате за процесите, които управлявате днес, и добавяте следващия модул, когато бизнесът е готов, вместо да купувате огромен пакет и да използвате една пета от него.
Как модулите се различават от отделните приложения
Ето един бърз тест за всяка система, която оценявате. Въведете нов клиент веднъж, след което потърсете второ място, където трябва да го въведете отново. Ако намерите такова, тази част е по-скоро прикрепена, отколкото интегрирана. В една истинска ERP система мастер данните за артикули и разходи преминават през снабдяването, склада, производството и финансите, така че данните за оценка и марж съвпадат без ръчно уеднаквяване.
Това е най-важно, когато се разраствате. Отделните приложения са склонни да умножават електронните таблици помежду си и тези таблици се превръщат в новия изолиран информационен масив. Интегрираните модули поддържат броя на местата, където живее истината, точно на едно.
Един модул си струва да бъде включен само ако чете и записва същите записи като останалата част от системата.
Специфични за индустрията функции и данни за съответствие
Много бизнеси се нуждаят от повече от стандартния комплект. Компаниите за храни, електроника и резервни части се нуждаят от проследяване на партиди и серийни номера. Сервизните фирми се нуждаят от мобилно изпълнение за хората на терен. Производителите се нуждаят от контролни точки за качество и проследяване на разходите от поръчката на клиента до готовия продукт.
Регулациите добавят още един слой. Правилата на ЕС, като NIS2 за киберсигурност, изискванията за опаковки съгласно PPWR, разширената отговорност на производителя (EPR) и цифровите продуктови паспорти, могат да създадат нови изисквания за водене на записи и отчитане, в зависимост от вашия сектор и продукти. Компаниите в България, които попадат под тези правила, печелят от поддържането на структурирани данни за продукти, опаковки и доставчици в една система, вместо разпръснати в различни файлове. Проверете кои правила се отнасят за вас и попитайте всеки доставчик как неговата система ви помага да събирате основните данни.
Примери за ERP системи: общ софтуер и реални случаи на употреба
Известните ERP софтуери варират от корпоративни пакети като SAP S/4HANA до модулни системи за малки и средни фирми като SIX ERP. Правилният пример за вас зависи от размера на компанията, индустрията и сложността на вашите процеси.
Примери за ERP софтуер според размера на компанията
Таблицата групира широко използвани ERP системи според типа компания, за която обикновено са подходящи. Доставчиците често променят версиите и пакетите, така че потвърдете актуалните детайли за продукта с всеки доставчик, преди да направите краткия си списък.
| ERP софтуер | Обикновено подходящ за | Известен с |
|---|---|---|
| SAP S/4HANA | Големи предприятия и групи | Широка функционалност, задълбочени финанси и верига на доставки |
| SAP Business One | Малки и средни компании | ERP на SAP за по-малки компании, обхващащо финанси, продажби и инвентар |
| Oracle NetSuite | Растящи средни компании | Облачно ERP, комбиниращо финанси, търговия и инвентар |
| Microsoft Dynamics 365 | Малки до големи компании | Модулни приложения, които се свързват с Microsoft 365 |
| Odoo | Малки и средни компании | База с отворен код с модулни приложения и дълбока персонализация |
| Sage Intacct | Компании, водени от финансите | Облачно финансово управление и отчитане |
| Epicor | Производители и дистрибутори | Фокус върху производството и дистрибуцията |
| Infor | Специфични за индустрията нужди | Облачно ERP, адаптирано според индустрията |
| IFS | Фирми с много активи и ориентирани към услугите | Проекти, активи и обслужване на терен |
| SIX ERP | Малки и средни компании в сферата на услугите на терен, производството, продажбите и дистрибуцията | Модулни Flows, конфигурирани около вашия собствен процес, с поддръжка при внедряването |
Счетоводни пакети като QuickBooks и Xero често се появяват в списъците с примери за ERP. Те обхващат финансите много добре, но не управляват наличности, производство, планиране на услуги и одобрения на покупки в един споделен модел. Разглеждайте ги като отправна точка, която може да надраснете, а не като пълноценно ERP.
Как компаниите използват ERP система на практика
Една компания за услуги на терен използва ERP, за да приеме заявка за услуга, да планира най-близкия квалифициран техник и да изпрати задачата към мобилно приложение. Техникът записва времето и частите на място, клиентът одобрява работата и фактурата се генерира от същия запис. Офисът спира да преследва документи, а таксуването се случва за дни вместо за седмици.
Един производител използва ERP, за да проследи поръчка от планирането на търсенето през спецификацията на материалите, закупуването на липсващи компоненти, изпълнението в цеха и контрола на качеството. Разходите се натрупват по задачата в момента на работа, така че компанията знае реалния марж на готовия продукт, а не прогноза от миналата година.
Една компания за продажби и дистрибуция използва ERP, за да оферира от наличности в реално време, да проверява наличността, докато клиентът все още е на телефона, и да насочва покупките от доставчици през одобрения. Мениджърите виждат кои клиенти и продукти носят марж и кои наличности стоят неизползвани.
Най-добрият пример за ERP за вас е този, чийто модел на процеси вече прилича на начина, по който работите.
Как е изградено SIX ERP
SIX ERP организира бизнеса в модулни Flows, които избирате и свързвате с разрастването си: SalesFlow, CustomerFlow, PurchaseFlow, StockFlow, DeliveryManufacturingFlow, ServiceFlow, ProjectFlow, PeopleFlow, FinanceFlow, RepeatBusinessFlow и AIFlow. Уеб приложение обхваща всички бизнес процеси, а мобилно приложение дава на екипите пълен контрол на терен. SIX ERP идва с дашбордове за решения, базирани на данни, обширна автоматизация и персонализируеми процеси.
Софтуерът е само половината от предложението. Преди конфигурацията екипът картографира вашите операции в детайли, така че системата да следва вашия процес, вместо да налага общ такъв. Внедряването обхваща анализ, предварителна интеграция, конфигурация, персонализация, обучение и непрекъснати актуализации, което намалява риска при приемането, който проваля много ERP проекти.
Облачен, локален (on-premises) и хибриден ERP софтуер
ERP софтуерът работи в облака, на ваши собствени сървъри или като хибрид от двете, като облачната или уеб-базираната доставка е обичайният избор за малки и средни компании, защото стартира по-бързо и изисква по-малко ИТ усилия.
Сравнение между облачен, локален и хибриден модел
Всеки модел на внедряване балансира между контрол и усилия. Ето как се съпоставят:
| Модел | Как работи | Силни страни | Компромиси |
|---|---|---|---|
| Облачен | Доставчикът го хоства, вие имате достъп през интернет чрез абонамент | По-ниски първоначални разходи, актуализациите се поемат от доставчика, лесен отдалечен и мобилен достъп | По-малко контрол върху хостинга и времето за надграждане |
| Локален (On-premises) | Инсталиран на сървъри, които притежавате и поддържате | Пълен контрол върху данните и конфигурацията | Хардуерът, поддръжката, сигурността и надграждането са ваша отговорност |
| Хибриден | Някои функции са на ваши сървъри, други в облака | Постепенна миграция, запазва чувствителните системи вътре в компанията | Две среди за интегриране и управление |
Избор на модел за вашата ситуация
Започнете с четири въпроса. Имате ли собствен ИТ персонал, който може да управлява сървъри и сигурност? Ограничават ли регулациите или договорите с клиенти мястото, където могат да живеят вашите данни? Имат ли вашите обекти и екипи на терен надежден достъп до интернет? И предпочитате ли предвидим абонамент пред голяма първоначална инвестиция? Честните отговори обикновено бързо посочват един модел.
За повечето компании без голям ИТ отдел, облачната или уеб-базираната ERP система е практичният вариант, особено ако техниците или търговският персонал работят извън офиса. Локалното внедряване все още има смисъл, когато имате строги изисквания за контрол и екип, който да ги изпълни. Хибридният модел работи добре като междинна стъпка, когато част от вашата дейност, като например стара производствена система, все още не може да бъде преместена.
Изберете модела на внедряване, който съответства на ИТ усилията, които реално можете да поддържате, а не този, който звучи най-модерно.
Как размерът на компанията и индустрията променят избора
Размерът определя нуждите ви. Малките компании се нуждаят от бърза настройка и проста структура. Средните компании се нуждаят от повече свързани отдели, по-богати отчети и одобрения. Големите групи се нуждаят от консолидация на множество юридически лица и сериозна персонализация. Индустрията определя останалото: сервизният бизнес се нуждае от планиране и мобилно изпълнение, производителят се нуждае от производствено планиране и проследимост, а дистрибуторът се нуждае от бърза обработка на поръчки и контрол на доставчиците.
На практика искате система с модулна структура и специфични за индустрията конфигурации, за да можете да започнете с малко, без да достигате таван. Поискайте от всеки доставчик да ви покаже клиент с подобен размер и тип, а не само лого на известна марка.
Как да използвате ERP софтуер и да го внедрите успешно
За да използвате добре ERP софтуера, първо картографирайте процесите си, заредете чисти данни, включвайте модулите поетапно, обучавайте хората според ролята им и след това управлявайте бизнеса само от системата. Пропускането на някоя от тези стъпки е причината повечето разочароващи ERP проекти да се провалят.
Внедряване в шест стъпки
- Картографирайте процеса. Начертайте как реално се движи една поръчка, задача или покупка днес и отбележете къде зацикля. Ако автоматизирате счупен процес, ще получите по-бърз счупен процес.
- Дефинирайте какво ще измервате. Изберете пет до осем показателя, като дни до фактуриране, време на цикъла на поръчката, точност на наличностите и марж на задача. Те стават вашите дашбордове и вашето доказателство, че проектът работи.
- Изчистете данните. Обединете дублиращите се клиенти, премахнете неактивните артикули и стандартизирайте имената и единиците, преди да импортирате каквото и да било. Нечистите данни, заредени в нова система, си остават нечисти, просто в по-красив интерфейс.
- Конфигурирайте и тествайте (пилотно). Настройте работните процеси, ролите и документите, след което тествайте с един екип или един процес. Коригирайте това, което пилотният проект разкрие, преди по-широкото стартиране.
- Обучавайте по роли. Научете всеки човек на петте или шестте действия, които извършва ежедневно, а не на цялата система. Кратките сесии, специфични за ролята, са по-добри от един дълъг ден на обучение.
- Стартирайте поетапно и преглеждайте резултатите. Пуснете първите модули, преглеждайте ежеседмично през първите седмици и едва след това добавете следващия поток (flow).
Какво прави всяка роля в системата ежедневно
Използването на ERP система не е едно умение, а набор от малки рутинни действия. Таблицата показва как изглежда ежедневната работа според ролята.
| Роля | Типични ежедневни действия |
|---|---|
| Търговски представител | Актуализира фунията за продажби, изготвя оферти по актуални цени, проверява наличността, превръща офертите в поръчки |
| Купувач | Преглежда заявки за покупка, одобрява и изпраща поръчки, проследява доставките от доставчици |
| Складов персонал | Приема стоки, комисионира поръчки, извършва инвентаризация в системата |
| Техник | Отваря задачи в мобилното приложение, записва време и части, събира одобрение от клиента |
| Счетоводител | Преглежда фактури и плащания, осчетоводява корекции, приключва периода |
| Мениджър | Следи дашбордове, одобрява заявки, проучва изключения |
Превръщане на използването в навик
Най-полезното правило е следното: ако го няма в системата, значи не се е случило. Определете крайна дата, след която оферти, движения на стоки и одобрения извън системата няма да се приемат. Страничните електронни таблици са най-бързият начин да изградите отново изолираните масиви, за чието премахване току-що сте платили.
Назначете вътрешен отговорник, често наричан супер потребител (super user), който да отговаря на ежедневни въпроси и да събира идеи за подобрение. След това използвайте дашбордовете в седмичната си среща. Когато мениджърите искат цифри директно от системата, хората поддържат данните точни, защото знаят, че някой ги чете.
ERP системата работи само докато хората продължават да въвеждат работата в нея, затова я направете единственото място, където работата се зачита.
Как да изберете ERP система
Изберете ERP система, като тествате колко добре пасва на вашите процеси, колко лесно расте с вас, колко струва за период от няколко години и колко помощ получавате по време на внедряването. Една лъскава демонстрация ви казва много по-малко от тези четири проверки.
Критерии, които са най-важни
Оценявайте всеки кандидат спрямо един и същ списък:
- Съответствие на процесите: може ли да следва вашия реален работен процес за поръчки, задачи и покупки, или налага стандартен такъв?
- Модулност: можете ли да започнете с модулите, от които се нуждаете, и да добавяте още без повторно внедряване?
- Единна база данни: споделят ли всички модули едни и същи записи, без повторно въвеждане между тях?
- Поддръжка на терен и мобилни устройства: могат ли техниците и търговският персонал да работят от телефон с актуални данни?
- Отчитане: могат ли мениджърите да получават дашбордове и отговори, без да искат от ИТ отдела всеки отчет?
- Интеграция: свързва ли се с вашия онлайн магазин, банка и други инструменти, които запазвате?
- Поддръжка при внедряването: поема ли доставчикът анализа, конфигурацията, обучението и актуализациите?
- Локално съответствие: поддържа ли вашия език, местните данъчни изисквания и изисквания за фактуриране, както и данните за съответствие, от които се нуждае вашият сектор?
Какво струва един ERP проект извън лиценза
Лицензът или абонаментът е само един ред от разходите. Реалистичният бюджет за всяка ERP система включва още няколко:
- Работа по внедряването: анализ, конфигурация и всякаква персонализация.
- Изчистване на данни и миграция от настоящите ви инструменти.
- Интеграции със системи, които запазвате.
- Време за обучение, което също е платено работно време на персонала.
- Вътрешни усилия от вашия супер потребител и ръководителите на отдели.
- Текуща поддръжка и актуализации след стартирането.
Поискайте тези разходи в писмен вид и сравнете общата цена за три до пет години. Евтиният лиценз с тежка персонализация често струва повече от по-скъп абонамент с конфигурация, която пасва.
Въпроси, които да зададете на всеки доставчик
Поискайте демонстрация, изградена върху вашия собствен сценарий, като например една реална поръчка или сервизна задача от начало до край, вместо стандартното представяне. След това попитайте кой прави картографирането на процесите, колко време е отнел подобен проект и какво включва първата фаза. Попитайте как се доставят актуализациите и дали вашите персонализации се запазват при тях.
Също така поискайте разговор с компания като вашата. Доставчик, който е внедрил ERP за подобен бизнес, може да отговори на подробни въпроси за това какво се е объркало и как е било коригирано. Този отговор ви казва повече от всеки списък с функции.
Най-добрата ERP система за вашия бизнес е тази, която оцелее при демонстрация, изградена върху вашия собствен процес.
ERP грешки, които водят до провал на проектите
Повечето неуспешни ERP проекти се провалят поради обичайни причини: неясни процеси, лоши данни, твърде много персонализация и твърде малко внимание към хората. Нито един от тези проблеми не е технически, така че можете да предотвратите всички тях.
Грешки в процесите и данните
Първата грешка е купуването на функции вместо коригирането на процеса. Компания с неясни одобрения и непоследователни правила за ценообразуване няма да бъде спасена от софтуер. Първо запишете как трябва да протича работата, след което изберете системата, която я поддържа. Втората е пропускането на изчистването на данните. Дублиращите се клиенти и несъответстващите кодове на артикули правят всеки отчет подозрителен и хората губят доверие в системата в рамките на седмици.
Трета грешка е прекомерната персонализация на системата, за да се копира всеки стар навик. Известна персонализация е полезна, тъй като вашите процеси са вашето предимство. Но всяка персонализирана част добавя разходи, усложнява актуализациите и забавя обучението. За всяка заявка се питайте дали тя отразява реална бизнес нужда или само навик към старата електронна таблица.
Грешки, свързани с хората и обхвата
Много проекти се опитват да стартират всичко на една дата. Поетапното внедряване намалява риска, дава на екипа време да се учи и ви позволява да коригирате проблемите, докато са малки. Започването с модулите, които болят най-много, също носи видими победи в началото, което поддържа силната подкрепа за проекта.
Най-честата грешка, свързана с хората, е третирането на ERP като ИТ проект. Това е проект за бизнес промяна, така че ръководителите на отдели трябва да притежават своите процеси и да включат екипите си още от първия уъркшоп. Без това служителите виждат системата като нещо наложено им отгоре и продължават да поддържат частна електронна таблица, в случай че тя се провали. Комуникирайте защо се случва промяната, какво печели всяка роля и към кого да се обръщат за помощ.
ERP проектите рядко се провалят, защото софтуерът е слаб. Те се провалят, защото никой не е поел отговорност за процеса или данните.
Накъде оттук нататък
ERP системата заменя разпръснатите инструменти и електронни таблици с една споделена база данни, ясни работни процеси и видимост в реално време. Тя работи чрез модули за продажби, покупки, склад, производство, услуги, проекти, хора и финанси и се отплаща най-много, когато първо картографирате процесите си, започнете с модулите, които са от значение, и държите цялата работа вътре в системата.
Следващата ви стъпка е практическа. Направете списък с трите прехвърляния на задачи, които ви костват най-много време или пари днес, запишете как реално се движи една поръчка или задача и използвайте това като тест за всеки доставчик. Ако искате да видите как би изглеждала модулна система, конфигурирана около вашите собствени процеси, говорете с екипа на SIX ERP за вашите операции.
